キャリアカウンセラーに聞いた。仕事の整理ができない人、苦手な人へのアドバイス

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皆さんは仕事をしているとき、複数の業務が重なり、慌ててしまうことはないだろうか。

整理し優先度をつけて順番に対応する必要があるが、頭が真っ白になって何も進められなくなってしまう人がいるようだ。

「教えて!goo」にも、そんな悩みを抱えるユーザーから「仕事の整理ができない、整理することが苦手です」と相談が寄せられていた。

そこで今回は、キャリアカウンセラーの竹内和美さんに、仕事の整理ができない人、苦手な人、それぞれの特徴や克服法について話を聞いてみた。

■仕事の整理ができない人、整理が苦手な人の特徴やその原因

まずは「仕事の整理ができない人」の特徴、その原因について教えてもらった。

「仕事を整理するためには、『重要度と緊急性を考えた優先順位付けをする』、『仕上げるまでに使える時間を区切る』、『仕事を大分類、中分類、小分類などに分けて考える』、『前工程の人、後工程の人との連携を考える』、『その仕事の目的は何かを見失わないようにする』などの判断が必要になります。仕事の整理ができない人は、情報を整理して判断できず、抱えているすべての仕事が緊急かつ重要であると思ってしまいがちです。さらに、課題解決に向けた手順と、実際の行動をつなげて考え準備する『計画力』に乏しい傾向があります」(竹内さん)

「できない人」と「苦手な人」ではどう違うのか。

「苦手な人は、頭の中で考えすぎてしまう傾向があります。細かい部分まで考えすぎて、迷路に入り込んでしまうような閉塞感や、ごちゃごちゃと絡まってしまう思考そのものに対し、『苦手だという意識』や『味わいたくないという気持ち』が働いてしまうのです」(竹内さん)

整理できない人と苦手な人とは、似て非なるもののようだ。

■仕事の整理ができない人におすすめの克服法

仕事の整理ができるようになるため、具体的なアドバイスをもらった。

「まずは、手元にある仕事ごとに1枚のポストイットを使い、タイトルと期限を書きましょう。次に、期限を長期、中期、短期と仕分けし、それぞれの期限の中で緊急性と重要度をつけていきます。緊急性は、『今日中に仕上げられなければ誰が困るのか』を考え、後工程の人が困る案件なら、緊急性が高いということになります。重要度は、会社全体に影響を与えるような仕事で、他の人ではできないことなら、最も重要度が高いということです。分類が終わったら、どのような方法、手順であれば効率的に仕事が進められるかを考えます。『PDCAサイクル』を習慣付けると効率よく仕事ができますよ」(竹内さん)

「PDCAサイクル」とはご存じの人には繰り返しになるが、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもの。これら4つの工程を繰り返すと、仕事を継続的に効率化、最適化ができる。

■仕事の整理が苦手な人におすすめの克服法

整理が苦手な人は、どのように克服していけばよいだろう。

「苦手意識が課題の人は、木(ひとつずつの仕事)を見ることができても、森(与えられた仕事全体)を見ることができない傾向があります。ですので、感情をコントロールし、ストレスマネジメント力を高めていかなければなりません。頭の中にある考えや感情を整理して可視化するには、『マインドマップ』を作成するとよいですよ」(竹内さん)

「マインドマップ」とは、概念の中心となるキーワードを白紙中央に書き、そこから浮かんだ発想を放射状につなげて書き出すもの。記憶や思考を整理するのに有効だそうだ。

「長期の仕事なら、大リーグで活躍する大谷翔平選手が高校時代に使ったことで有名な『マンダラチャート』もおすすめです。本来は目標達成のために使うツールですが、複雑に絡み合う仕事や、プロジェクト管理のような仕事には、関連業務を整理、管理でき便利です」(竹内さん)

3×3の9マスの枠で構成される「マンダラチャート」は、中央のマスに目標を、周りの8マスに達成するための項目を記入することで、目標に向かいやるべきことが可視化される仕組みだ。長期で大きな目標達成をするのに向いているかもしれない。

今回のお話により、整理ができない人、苦手な人それぞれの「タイプ別克服法」がわかった。自分がどちらのタイプかを見極め、仕事が立て込んだときに試してみるとよいだろう。

●専門家プロフィール:竹内 和美
(株)松坂屋名古屋店にて販売・秘書・広報の業務を経験。1999年「オフィス・ウィズ」を設立。ロールプレイング中心の実践型研修やキャリアカウンセリングに定評があり、企業や個人からの講師依頼も多数。

教えて!goo スタッフ(Oshiete Staff)