Microsoft 365のCorporate Vice PresidentであるJared Spataroさんは、新型コロナウイルス(COVID-19)が拡散するなか、上海在住の同僚Lily Zhengさんの実際のリモートワークでの体験を公式ブログで紹介している。

「Working remotely during challenging times」

1月に上海でウイルスの存在をSNSで知ったLilyさん。政府が湖北省の封鎖をはじめた23日の翌日は、家族で映画を見に行く予定だったが市内の映画館の封鎖をプレスで知ったときにその深刻さを感じたという。楽しみにしていた家族との長期の予定もキャンセルせざるを得ず、子供たちはガッカリだったが健康と安全は何よりも最初に来なければならない。

現在の中国では、ほぼすべての学校、病院、企業が一時的な場合を除いては分散された組織(distributed organization)のようになっており、リモートワークが急増。顧客からの相談や対応も増えているLilyさんは、継続的なリモートワークから学んだいくつかの知見を紹介している。

リモートワークを通じて個人的に学んだこと

Stay well.(健康維持)

ウイルスとの接触を避けるためのリモートワーク。健康を守ることが重要であるが、住んでいる場所で働くことによるストレスが発生する可能性を理解しておくこと。Lilyさんは、時間をかけて運動すること、よく食べてスクリーンから離れてのダウンタイムではしっかり楽しむことを挙げている。通勤や職場での徒歩による運動などは意外に多いものだ。

Go all in.(予定はすべて実行)

リモートワーク中は作業を先送りにする誘惑に駆られがちだが成功するチームはすべてをオンラインで済ませる方法を見つける。1対1のやりとり、大規模なミーティングはもちろんビデオコールまで予定をすべて実行していくためのオンラインでのツールは揃っている。

Support your teammates.(チームメンバーのサポート)

他メンバーのサポートがオンラインでは活きてくることをLilyさんは述べている。家族やペットの写真をシェアしたり終日様子を確認しあうなど仕事以外のことでもツールで励まし合う。士気が高められ、チームとしての実行力が向上する。

リモートワークを実践する顧客から学んだこと

Immediately open the lines of communication.(コミュニケーションの手段を迅速に設けること)

遠隔での業務ではビジネス上の伝達を着実に行えることがより重要になる。職場でのやりとりで何気なく行われているその場での確認やレスポンスはどうしても少なくなる。Lilyさんはアジアの大手保険会社の従業員がビデオメッセージで最新情報にアクセスできるようにしている例を紹介している。子供のケアでリアルタイムに参加できずとも記録された映像にアクセスすることで重要な情報に付いていけるようになる。

Keep it moving.(これまで通り前進すること)

全員が集まるまで計画を延期しようと考えがちになるが、明確なスケジュール作成や士気を高める試みなど工夫を凝らして、前へ進むことの重要さを説く。中国の学校では料理のイベント(クッキングチャレンジ)を開催するなど生徒に負担がかかりすぎないようにする方法を用いている例もある。

Even big meetings can be moved online.(大規模ミーティングもオンラインへ移行)

マンツーマンのビデオや数人でのビデオ会議にはなれていても大規模でフォーマルなオンライン会議の経験がない人も多い。状況により参加者が多い大規模な会議も必要になるだろうが、これも開催可能になる。成功の秘訣は明確な議題用意をすること。リアルな大規模会議に進行のためのプロセスや議題が欠かせないのと同様だ。ビデオ会議の場合、事前に音声の問題などがあれば解決しておくこと、会社の許可が得られるのであれば出席できない人のために会議を録画するなどビデオ会議ならではのポイントを示している。

Lilyさんは、「世界中の多くの人にとって、このような新年の始まりは予想もしなかったことですが、それでも、多くのことを学びながら前に進んでいます。使うツールが何であれ、ここに紹介したヒントが役立つこと、みなさんと家族のご健康をお祈りしています。」と述べている。