●テレワーク導入をサポートするさまざまなツールを実際に触れる

○情報収集・体験・相談をフルカバーするテレワーク専門施設

東京テレワーク推進センターは、2017年に東京都と国がテレワーク推進の拠点として設置した施設だ。同センターは、優秀な人材の確保や生産性向上を実現するためのテレワーク導入を支援することを目的として、テレワークに役立つ機器やツールの体験、導入事例を含めた情報収集、テレワークを実現するツールを組み合わせた利用、制度の整備、社員教育、助成金活用などの相談などに対応している。

「年間3000名を超える来場があり、大企業と中小企業が半分ずつといった割合になっています。40種以上のツールを比較・体験したり、400以上のパンフレットや事例に関する情報を入手したりすることが可能な場です。パンフレットは要望に合ったものをコンシェルジュが選んでお渡しており、就業規則の改定や助成金活用などの相談に対応できる社労士も常駐しています」と語るのは、東京テレワーク推進センター 事業責任者の湯田健一郎氏だ。

東京テレワーク推進センター 事業責任者 湯田健一郎氏

テレワークに関する情報は、インターネットや展示会を通じて容易に集めることが可能になってきているが、東京テレワーク推進センターは公的な施設であるため、特定のツールの紹介に偏ることなく、フラットな形で情報を提供している。業界別の事例紹介も多彩で、効率よく情報収集が行えるのも魅力だ。

「年間70超のセミナーを開催し、予約制の体験ツアーも1日4回行っています。自社の複数の部署の人と一緒に来場し、共に情報を収集したり、テレワークを体験したりして、社内の推進体制に弾みをつける方も多いです」と湯田氏。

担当者が情報収集をして社内に展開するのではなく、一緒に体験しながら情報を得ることで、理解が進みやすくなる部分もあるだろう。セミナーも分野別や業界別に開催されているため、本当に聞きたい情報にアクセスしやすくなる。

センターは東京都の企業だけでなく、都外の企業・団体も利用できる。東京都の助成金活用などは都内に事業所がある法人が対象となるが、国の支援策や助成金の活用についての相談も行えるため、幅広い企業ニーズへの対応が可能な場だ。

○見逃しては損! さまざまな情報を入手できるセミナーとツアー

「相談として多いのは、導入ステップ、労務管理、マネジメントやチームワークにまつわるものですね。セミナーも労務管理に関するものは人気が高く、毎回募集人数よりも多くの参加者ですぐに埋まってしまう状態です」と、湯田氏は企業のニーズを語る。

テレワークがどういうものかわからないという企業は減っているようだが、ある程度知識があるからこその誤解や思い込みがツアーへの参加で払拭されることは多いという。

「セミナーやツアーに参加された方からよく寄せられる感想は、目からうろこが落ちたというものです。これは、技術の進化やコストダウンに関する最新の情報を把握できていなかったために、思っていたよりも簡単にテレワークを導入できそうだと感じた例ですね。また、『テレワーク=在宅勤務』という思い込みも多いです。実際は、サテライトオフィス勤務や、移動中にスマートフォンを利用してメールに対応したり、遠隔会議に参加したりするモバイル勤務もテレワークに入るわけです。それを伝えると、建築・建設業界や医療・福祉業界など、在宅勤務が難しいと思われがちな業種・業界でもテレワークが有効であることを理解いただけます」(湯田氏)

リモートデスクトップ機能を活用して建築業界で進む図面などのデータをタブレットから見られるようにすることで出社や対面での受け渡しという手間を減らす手法、医療業界における在宅診療、訪問介護での情報共有を移動中にモバイル端末から行うやり方、いずれもテレワークの一環だ。オフィスワークの一部を自宅でもできるようにすることがテレワークと考えていた場合は、視野が広がり驚くことになる。

「建設業界では現場に事務所が設置されており、そこをサテライトオフィスとして活用するという例もあります。オフィスワークでも以前はテレワークに向く業務を洗い出し、一部の業務に適用するというやり方でしたが、今は日常業務をテレワークで行おうという潮流に変化しています」と湯田氏。イメージ先行で難しいと思い込んでいる場合や、時代の変化に情報収集が追いついていない場合に、セミナーやツアーを体験することで一気にやれそうだと感じるケースは多いようだ。

環境構築用のツール、コミュニケーション用のツール、労務管理ツールなど、さまざまな用途のツールが一堂に会しているので、比較検討が容易だ

●コンサルタントによる訪問相談も無料で利用可能

○安価・手軽なツール紹介で中小企業のニーズにも対応

現在、国を挙げて導入が進められているテレワークだが、企業規模で導入の目的などの違いはあるのだろうか。

湯田氏によると、中小企業の場合、社員が辞めるのを防ぎたいというきっかけから、テレワークの導入を検討するケースが多く、次に採用を有利に進めるためという視点が多いそうだ。例えば、「1人しかいない経理担当者が結婚を機に退職してしまうのは困る。あの人が辞めてしまうくらいなら、コストをかけてでもテレワークを導入しよう」といった話はよく聞くそうだ。

一方、大企業では、制度の整備という視点からの導入が多いが、転居や移動に伴う引き継ぎをテレワークでサポートするといったやり方も増えてきているようだ。

また、中小企業ではコストが重視されがちだが、セキュリティを保ちながら容易にテレワークを実現する手法を知ることで、一歩踏み出す機会にもなっているという。

「例えば、サーバの購入が必要ではないかと悩んでいる方に、『USBタイプのリモートアクセスツールを自宅のPCに取り付けるだけで、月額1000円程度でテレワークを実現できますよ』と案内すると、『だったら、やってみよう』となることも多いですね」と湯田氏。

安価に利用できるツールの紹介に加え、サテライトオフィスの検索や簡易な勤怠管理機能も提供するスマートフォン・アプリ「TOKYOテレワークアプリ」を無償で提供するなど、東京テレワーク推進センター自身もテレワーク導入のハードルを下げるソリューションを提供中だ。

「TOKYOテレワークアプリ」では、近隣のサテライトオフィスなどを検索できる

「TOKYOテレワークアプリ」の「簡易テレワーク勤怠管理」機能を使えば、自分の勤怠を記録して報告もできる

○無料訪問相談や採用マッチングイベントも利用可能

さらに、基本的な情報収集や体験をした後で必要となる部分のサポートも充実している。就業規則の改訂や労務管理など、深掘りした情報が欲しい場合は、センターに常駐する社会保険労務士に相談することができるほか、複数ある助成金の活用に関する相談も行える。導入については、事業所を訪問して個別にコンサルティングを無料で受けることができる。

「方針策定、現場の実態調査などをコンサルタントが行います。コンサルティングの基本的な流れは存在しますが、その企業に合った柔軟な対応も可能で、中には最後の回は社員研修にしてほしいという場合もありますし、経営層の説得を支援することもあります。制度整備や上司への説明は外部の人間のほうがスムーズに進むこともあるので、うまく利用していただきたいですね」と湯田氏。

さらに、採用につながる求人マッチングイベントも毎月開催している。最初に、求職者向けのテレワーク就労の心得セミナーを開催し、その後で参加企業による企業説明会が行われ、最後に就職面接会へとつながる。毎回多数の求職者が参加し、採用決定が出る人気イベントだ。

「ブランクのある方だけでなく、現役で働いている方の参加も多いようです。制度面や実施実態について、『今の会社はこうだけれど』といった切り込んだ質問も出てきます。当初の目的は情報収集だったけれど、当日に説明を行った企業に就職することになったという例もあります」と、湯田氏はマッチングイベントが活発に利用されている様子を語った。

東京都でテレワークが導入されている企業は、2017年時点では6.8%しかなかったが、2019年には25.1%まで増えている。さらに、求人募集もテレワークを導入していることを明記すると応募数が1.6倍になるというデータもある。

加えて、2020年の東京五輪開催時は、交通混雑を避ける方法としてテレワークの活用が推奨されており、働く人においてもニーズが高まっているのがわかる状態だ。

情報のアップデートができていない自覚がある場合はもちろん、自社のテレワーク活用に不安がある場合、コスト面・制度面での対応に悩んでいる場合など、テレワークに関する課題を抱えている企業には、とりあえず1度利用していただきたい施設だ。