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○手作業の課題を解決するため「弥生給与」を導入

1939年に看護婦紹介所から事業を起こし、現在は、訪問居宅介護支援事業、訪問介護事業、訪問看護事業、介護サービス業など多彩な介護サービスを提供する仁済。

同社で総務部長を務める依田さおり氏は、未経験から給与計算と支払い業務を担当することになった。当初は、手計算ですべて作業を行っていたという。

「何も知らない状態で、業務を担当することになったのですが、驚くこともありました。経験がなかったので、前任者のしていた通りにやっていました」と語る依田氏。

給与計算は細かな数字を扱うことから、当然、手作業では間違いも生じる。そこで、依田氏はこの状況を打破するため、近所で開催されていた「弥生会計」のセミナーに参加し、そこでインストールや設定について習ったことから、「弥生給与」を導入した。

同グループの別会社で「弥生会計」を導入していたことから、「弥生」シリーズには親しみがあったそうだ。

○100人分の給与計算や支払業務を1人でこなせるように

ただし、「弥生給与」を導入した当初は、「間違っていることもわからない状況でした」と、依田氏は話す。そんな手探りの状態ではあったが、カスタマーセンターに電話をしてサポートを受けながら、日々の業務をこなすうちに徐々に慣れていったという。「カスタマーセンターにはわからないことが出てくるたびに何度も電話をしていました」(依田氏)

「弥生給与」は設定をしてしまえば、あとはデータを入力していけばいいので、「それほど難しくなかった」と依田氏はいう。また、ヘルプやマニュアルも必要に応じて活用していた。

当初は30人程度だった社員も、事業の拡大と共に増加し、現在は正社員とパートタイマーをあわせた約100人分の給与計算や支払業務を行っている。この作業を依田氏1人で最短で2日ほどでこなしているそうだ。手作業だったら、こうはいかないだろう。

○電子申請、ファームバンキングなどデジタル化も進む

また、介護サービスには、ケアマネージャー、看護師、作業療法士といったさまざまな資格所持者が携わっている。しかも、勤務時間がバラバラなど、勤務形態も多様だ。

そこで依田氏は、「弥生給与」において、誰がどの部門で、どのような働き方をしているのか、どのような資格を持っているかなど、同社で働く人材について詳細に入力しているという。「従業員が増えるとともに、管理も煩雑になってきたので、弥生給与に従業員のデータを入力することにしました。いわば、弥生給与は人事管理ソフトの役目も果たしているわけです」と同氏。

そして、「弥生給与」を活用することで、業務のデジタル化も進んでいる。まず、「弥生給与」は社会保険・労働保険に関わる機能も備えているが、仁済でも利用しているそうだ。「それまでは手で紙に転記していました」と依田氏は語る。

「弥生給与」を使えば、昇降給月額から月額変更対象者を自動判定するので月額変更届の作成も簡単に行える。設定についても自動でチェックしてくれるので、設定変更も漏れなく行える。

さらには、ファームバンキングも使い始めた。これにより、銀行に行く手間が省けて、「業務が改善されました」と依田氏は話す。

少子高齢化が進んでいる日本では、さまざまな業種で人手不足が深刻な問題となっているが、仁済も例外ではないという。「サービスに対価をいただく介護サービス事業においては、介護従事者の能力が重要です。そのためにはサービスの質の向上のためにさまざまな研修体制を整えてサポートしています」と依田氏。

そして、「IT活用は働く人にとってもいい機会になるのではないでしょうか」と依田氏は語る。ITを活用することで、個人の能力に頼っているという状況を変えることができるのではないかと考えているそうだ。

介護サービスの重要性は今後ますます高まっていくことは確実だ。介護に関わる人たちが快適かつ効率よく働けるよう、ITが活用されることを期待したい。