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●作業の負荷軽減で、物件情報更新の頻度を倍増

○RPA導入検討で見えた「Excel特化」の需要

ジェイエーアメニティーハウスは1999年に設立された、賃貸物件の管理・運営や、斡旋・仲介などを中心に「賃貸管理事業」「賃貸仲介事業」「建設事業」を手がける事業者だ。1990年に神奈川県経済連 施設部内に設立された「賃貸情報センター」を前身としており、グループとして県内に27店舗を展開。4000棟、2万戸の物件を管理している。

同社は業務効率化に向けて、RPA活用に目を向けたのが2018年初めのことだった。きっかけはRPAツール「WinActor」のモニターにならないかという打診を受けたことだ。

「賃貸物件に関する情報をサイトで公開するための作業に、毎日2時間ほどかかっていました。ここを自動化できるのではないかと考え、NTT東日本のコンサルタントとWinActorの利用について検討しました。しかし、その時点では主に問題となっているのはExcelのデータ処理であったため、それならばデジピタ!のほうが要件に合っているのではないかと勧められたのが、デジピタ!導入のきっかけです」と語るのは、ジェイエーアメニティーハウス 賃貸管理部 次長の古谷亨氏だ。

○ベテランが1日2時間かかる物件情報更新を自動化

ジェイエーアメニティーハウスは約2万戸の物件を管理しており、募集の物件も不定期に発生する。そのため、Webサイトに対し、新規物件の情報を追加することに加え、家賃などに関する条件変更、各種キャンペーンの適用状況、募集店舗の割り振りといった情報をExcel上で管理・加工してアップロードする作業を日々行っていた。

「1つのファイルに対し1200行ほどのデータがあり、キャンペーン情報などをそれぞれ手作業でフラグをつけていました。1日2時間というのは手慣れた人の作業時間であって、他の人がやれば1日かかるでしょう。実際、『この作業は自分ならできない』と言う人もいるほど大変な作業でした」と、古谷氏は振り返る。

朝10時にアップロードしなければいけないという時間的制限が精神的な負担になることに加え、手作業ではどれだけ気をつけてもミスが発生する。また、情報の鮮度を向上させたくても、作業負荷が大きすぎて営業日に1日1回の更新を行うのが精一杯だったという。

「基幹システムにある物件情報を取得すれば完了、という形にできれば簡単なのですが、賃貸料の変更やキャンペーンの適用といった細かな部分は基幹システムに反映させていません。その結果、手作業が増えていたのです」と、総務コンプライアンス部 総務コンプライアンス課の中越義夫氏は負担の大きさを語る。この作業を「デジピタ!」で自動化することで、作業負荷の大幅軽減を狙ったのだ。

○マクロを作れるスキルでOK! 1週間で動き始めた自動処理

「デジピタ!」は、操作パターンを記録する方式でデータ加工の自動処理を実現する、ノンプログラミングのクラウドサービスだ。しかし、社内での開発には心理的な抵抗が大きく、初めの一歩を踏み出すには少し時間がかかったという。

「社内でプログラミング経験のある女性スタッフに作業をお願いしたのですが、実際触ってもらうまでに2〜3週間はかかりました。しかし、スタートしてからは1週間程度で稼働するワークフローができました。マクロを作るスキルがある人なら、この作業をこなせるのではないでしょうか」と古谷氏。

「手をつけてみれば簡単だった」という印象は、次の担当者にも引き継がれている。「引き継いで1週間ほどで何をどう操作しているのかは理解できましたし、2週間も経てば、項目追加などの細かな修正ができるようになりました。社内システムのアップグレードで変更が出た時も対応できています」と語るのは、現在の開発担当者であるジェイエーアメニティーハウス 総務コンプライアンス部 総務コンプライアンス課の吉田陵介氏だ。

「デジピタ!」が順調に動き始めて、効果はすぐに出た。1日2時間かかっていた作業のうち、人が手を入れなければならない作業が5分程度にまで短縮されたのだ。

「シナリオの監視などはしていましたし、ファイルオープンやアップロード作業自体は人がやっていたので完全に任せきりではありませんが、90%以上の作業がなくなったという印象でした。その結果、情報更新を1日1回から2回へ増やすことができ、公開情報の鮮度も向上しています」と古谷氏は語る。

●さらにOCR導入により、共益費の支払い処理も自動化へ

○デジピタ!+WinActorでさらなる作業負荷を低減

2019年には、当初検討していたWinActorも導入された。これは全社で始まった業務効率化に向けた自動化の流れとしての動きだった。全社的な活用を目指しているWinActorだが、先行導入していたデジピタ!との連携が大きな効果を出しているという。

「物件情報の更新は、デジピタ!を使っただけの段階では90%の作業量削減でしたが、現在は100%になりました。デジピタ!だけの時はファイルの取得やアップロードを手作業で行っていたのですが、ここをWinActorで行うことで完全に人の手を離れたのです。今は1日2回更新に加え、定休日の更新も可能になるなど、大きな効果が出ています」と、古谷氏はそのデジピタ!+WinActorの効果を語った。

○作業動画の社内公開でRPAへの理解度が向上

RPA活用は、第1号案件である物件情報更新の様子を動画にして全社公開したことで理解が進み、社内からのRPAに関する希望が集まるようになってきているという。

「管理業界の勉強会でWinActorが紹介されたことがあり、参加した人から『あれはすごい』という声が上がりました。そこで、WinActorはもう社内で動いていますとポータルに動画を公開したのです。興味が出てきた時期の公開だったので、タイミングがよかったですね」と古谷氏。現在は社内要望の精査をし、ヒアリングを進めている最中だという。

「現在、RPAを導入できそうだと考えている業務は共益費の支払い処理です。紙の請求書が多いので、これをOCRに取り込んで自動で処理したいと考えています。4000棟に対して共用部分の電気代や水道代で8000件の請求があるのですが、中にはケーブルテレビやインターネット接続の契約がある物件もあるので、月1万件ほどの処理があります。今のところ、OCRのエラーなどもあり完璧ではありませんが、基幹システムとの連携も模索中です。これが成功すれば、1人分の作業量がなくなるくらいのインパクトがあると考えています」と中越氏。

社内では7、8件の要望が出ているが、契約書処理業務の自動化なども候補として挙がっているという。

「これはBCP対策という点でも役立ちます。キーナンバーをOCRで取り込んでPDFファイルとして登録することができそうなのですが、実現すれば、災害で紙の記録が失われても業務を継続できます。これまでは現場の負担が増えるため、新たな試みに取り組みづらかったのですが、RPAならできそうだと感じています」と、中越氏は意気込みを語った。

こうした業務のRPA化を手がけるのは吉田氏だが、現状の作業量はそれほど多くないという。「今は月に5日くらいかかる程度でしょうか。デジピタ!は完全に自動で動いてくれているので、エラーの時以外は触らずに済んでいます」と吉田氏。効率化のためにRPAを導入しても、結果として負担が大きな人が変わるだけだったという状態には陥っていない成功例と言えるだろう。

○物件情報の鮮度向上は業績向上にも効果をもたらす

ジェイエーアメニティーハウスのRPA導入は進行中だが、デジピタ!+WinActorという形で先行している物件情報更新業務は、十分な効果が出ている。

「残業時間が減った、ミスがなくなったという効果は出ていますが、それ以上に、その業務に携わっていた人を別の業務に振り向けることができたのがわかりやすい効果ですね。2018年からお客様向けの情報誌の発行を開始したのですが、この業務に注力してもらえるようになりました」と古谷氏。

さらに、業績向上への影響も期待できるという。「物件情報の新しさは大切です。情報が古いままでは、問い合わせをいただいても契約済だったということが起こる可能性もあります。それが、1日1回から2回へと情報の更新頻度を増やし、定休日でも自動更新できるようになったことで改善されました。直接の効果かは不明ですが、業績自体は伸びています」と古谷氏は語る。

現在、管理物件の鍵をスマートキー化する取り組みも進めているという。物理鍵の管理をなくすことで、入退居に関わる負担を軽減することに加え、紛失をはじめとするリスクの低減を狙っている。鍵の扱いを安全かつ容易にすることで、信用リスクの低減も見込んでいるという。

こうしたデジタル技術を活用した業務が増える中、RPAが貢献できる範囲も広がって行くことが考えられる。全社的にRPA活用に向けた動きが活発化しているジェイエーアメニティーハウスの今後の活用が楽しみだ。