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●生産性を向上するには業務プロセスの見直しが必須

中小企業庁は毎年、中小企業、小規模企業についてさまざまな統計資料を発表している。2018年に発表された「中小企業の企業数・事業所数」によると、企業全体に占める中小企業・小規模事業者の割合は357.8者で99.7%だという。

一方、日本の中堅・中小企業は生産性低下、人手不足、デジタル化などの構造変革への対応など、さまざまな課題を抱えていると言われている。国全体としての競争力を高めるためにも、日本の9割以上を占める中堅・中小企業における課題を解決することは重要だろう。

そこで本稿では、中小企業庁が発表した資料をもとに、日本の中堅・中小企業が抱える課題とその解決策を整理してみたい。

○時間当たりの労働生産性に注目を

中小企業庁が2018年に公開した「2018年版中小企業白書・小規模企業白書」は、中小企業の景況感は改善傾向にある一方、大企業との生産性格差は拡大しているとして、中小企業・小規模事業者が生産性向上を実現するためのヒントを提供している。

中小企業と大企業の労働生産性の格差は、時間当たりおよび1人当たりの労働生産性の双方において確認されているが、時間当たり労働生産性で見たほうが格差が大きくなっている。そのため、中小企業が生産性向上に取り組む際は、時間当たりの労働生産性を意識するとよいと言える。

また同白書では、生産性向上に取り組む際、大前提として業務プロセスの見直しを行う必要があると指摘している。当然と言えば当然だが、業務の見直しを行った上で施策に取り組んだ企業と業務の見直しを行わずに施策に取り組んだ企業では、生産性向上を実現した企業の割合が15%から20%の開きが生じている。

例えば、IT導入においては、業務の見直しを行った企業の49.5%が生産性を向上したのに対し、業務の見直しを行わなかった企業は29.6%となっている。

業務の見直しの効果については、実施する体制によって差が出ていることが明らかになっている。労働生産性が向上している企業では、「経営者・経営層がリーダーシップを発揮している」が54.5%と最も高くなっており、業務の見直しは経営層の指揮の下で行うと効果が発揮されることが証明されたことになる。

○製造業以外にも役立つ「多能工化」と「兼任化」

同白書では、中小企業が生産性向上するために有効な取り組みとして、前述した業務プロセスの見直しに加え、人材活用における工夫も挙げている。

具体的には、従業員の多能工(マルチスキル)化と兼任化を進めることが人手不足を解消する上で有効だという。「多能工化」とはトヨタ自動車が発案した仕組みで、1人の従業員が複数の業務や行程をこなせるよう、教育・訓練することをいう。

3年前と比べた労働生産性の向上について聞いた質問では、多能工化・兼任化に取り組んでいる企業の59.0%が「向上した」と回答したのに対し、取り組んでいない企業は33.6%が「向上した」と回答している。

もともと製造業から生まれた仕組みだけあって、製造業では取り組みが進んでいるが、その他の業種では製造業ほどは取り組まれていないことがわかっている。中小企業庁では、人手不足感が強い建設業、サービス業においては多能工化と兼任化に取り組む余地があると指摘している。

多能工化・兼任化を進めるにあたっては、従業員のスキルの見える化が重要になってくる。従業員ができることがわからなくては、どんな業務を任せてよいのかが見えてこないからだ。

ただし、多能工化・兼任化を推進するにあたり、時間や人材の不足が課題であることもわかっており、その実現は簡単ではないのが実情のようだ。従業員の負担が一時的に増加しても、生産性向上という目標の達成に向けて進むべきかどうか、悩ましいところだ。

●中小企業のIT導入成功のカギは支援者

○財務・会計のIT導入比率が約75%とトップ

加えて、「2018年版中小企業白書・小規模企業白書」では、IT活用による生産性向上についても触れている。ITツールに関しては、「十分利活用されている」と回答した企業の割合は、一般オフィスシステムと電子メールが55%前後、経理ソフトなどが約40%、ERPやEDIで約20%であることがわかっている。この結果を受け、中小企業庁は「中小企業のITツール利活用は不十分であり、活用度合を高める余地は大きい」とコメントしている。

また、業務領域別のIT導入比率を見ると、財務・会計のIT導入比率が約75%と最も高く、他の業務領域は50%から60%までとなっている。なお、顧客管理と在庫管理は「導入したが効果が得られていない」比率が他の3領域(財務会計、人事・労務、受発注)より高く、導入前の期待に見合うほどの効果が得られていないようだ。

「ITを導入し期待した効果を得られている」企業をトップ層、「ITを導入しある程度の効果を得られている」をミドル層、これら以外をボトム層と定義した分析では、トップ層の比率は業種による差がなかったが、ミドル層の比率は、卸売業・小売業と情報通信業が高く、サービス業、建設業、運輸業は相対的に低いことが明らかになった。

そのほか、IT導入時の課題としては、費用対効果と従業員のITスキルが障壁となっていることがわかっている。「ITの導入の効果がわからない、評価できない」という課題については、効果がわかるように説明できる支援者の助けを得ることがカギとなるという。

同庁は、中小企業がIT導入を推進するには、「相談相手を見つけること」「相談相手からIT導入の効果や評価について教わること」が重要としている。

○バックオフィスにおけるIT活用のポイントは?

バックオフィスにおけるIT活用としては、業種横断的な業務と言える財務会計と勤怠管理に焦点を当て、クラウドサービスの導入効果について調査が行われている。

会計も勤怠管理もソフト(インストール型、パッケージ型)の導入形態がもっと多く、クラウド型は会計では約14%、勤怠管理で約10%利用されている。

クラウドを導入した企業に月次処理に要する人日の変動を聞いたところ、ラウド会計は導入前後で変わらなかった(削減が0割)企業や、増加した(削減が0割未満)企業が17%程度存在するが、それらを含めた有効回答のあった企業全体で、クラウド会計の導入による月次処理の人日削減割合の平均値は2.6割だった。

一方、クラウド勤怠管理は、導入前後で変わらなかった(削減が0割)企業、増加した(削減が0割未満)企業が21%程度存在するが、それらを含めた有効回答のあった企業全体で、クラウド勤怠管理の導入による月次処理の人日削減割合の平均値は2.6割だった。

以上のように、中堅・中小企業においてITを活用することで、業務にまつわる課題を解決することは可能なようだ。なお、中小企業庁は小規模事業者において、IT活用の施策を浸透させるためのカギとして、ITベンダーなどの支援機関の重要性を指摘している。ITの利便性を理解していても目の前の業務に追われている小規模企業では、IT導入にこぎつけるまでが大変と言われているからだ。

中小企業庁をはじめ、中堅・中小企業のIT活用を支援しようとする手はいくつも存在し、ITを活用する土壌は整ってきている。企業の将来を見据え、IT活用に取り組まれてはいかがだろうか。