新しい職場で働き始めてしばらくは、どんなキャリアの人でも慣れない環境に苦労するものだ。そのなかで職場の上司や先輩、前任者から引き継がれたExcel文書に悪戦苦闘させられている人も少なくないだろう。その代表例が、すべてのセルを小さな正方形に整え方眼紙に見立てて罫線を引き、複雑に組み合わされたセル結合がいくつもある通称「Excel方眼紙」によって作られた文書ファイルだ。

 いまの会社で働き始めて6年目の直子さんは、春の配置換えで移動した先で使用する社内での申請や確認文書をデータで引き継いだとき、Excel方眼紙によって作成されたファイルが引き継ぎに向いていないと思い知らされた。組織変更によって項目がいくつか変わったため、新たな仕組みに合わせようとファイルに変更を試みたが簡単にはいかなかったのだ。

「Excel方眼紙で作られた文書はセル結合に見た目以上の意味がないから、ファイルを見ても変え方が分からず新たに文書を作るよりも手間がかかります。以前の部署の上司もExcelで文書を作成するのが好きな人でしたが、印刷したものしか受け取ったことがなかったのでExcel方眼紙がこんなにやっかいだとは気づきませんでした」(直子さん)

 結局、直子さんは問題の文書類の多くをExcelの新規ファイルとして作成しなおしたそうだ。方眼紙になるほど細かくセルを設定しなかったが、結合やセンタリングをいくつも施している。きっと次に引き継ぐとき困るのだろうなと思いながら、もとの文書に近いものを作成できる他の方法が分からなかったからだ。

 表計算ソフトであるはずのExcelは、直子さんの会社だけでなく日本じゅうのいたるところで文書作成のために多用されている。特に自治体ではExcelで作成されたファイルが申請書類ひな形や公表データとして多用されている。紙へ出力することしか想定されておらず、データの再利用性が低いがExcelの特定機能をフル活用しているこれらを、神を超える「ネ申」というネットスラングを交えて「ネ申Excel」と揶揄されてもいる。

 Wordでは罫線が引きづらいため、思うような書類を作りやすいExcel方眼紙を利用して文書作成することは何か不都合を生み出すのだろうか。前出の直子さんのように、実際に引き継ぎがしづらいこと以外に問題があるのだろうか。

「セルひとつにデータはひとつでないと、本当に困るんですよ」とこぼすのは、かつて部署どうしで交していた内部の注文票データを移行するプロジェクトに関わったことがある40代のシステムエンジニアだ。

「いちいち印刷して使用していたそうですが、データファイルも全部残っていると聞いたのでデータを抜き出したいともらったのが膨大なExcelのファイル。結合セルが複雑に絡まり合っているうえ、ときどき結合具合が変更されて最近はいわゆる方眼紙タイプになっていました。おかげでcsvデータとして抜き出すことさえ苦労しました。結合セルはそのままコピー&ペーストもしづらくて、最終的にはかなり人力に頼りました」

 データの再利用性以外にも、Excel方眼紙は特定の機能を活用しすぎているため再現性を保てない問題も生じる。また表計算ソフトなので、ディスプレイでの見た目は印刷時に必ずズレを生じる。そしてWindowsパソコンで作成したExcel方眼紙を複雑に使用したファイルをタブレットやスマートフォンで開くなど環境が変わると、意味をなさない表示になってしまうケースもある。

 不都合も多々あるExcel方眼紙だが、罫線を引きやすい便利で魅力的なツールとして捨てがたい。互換性や再利用性から悪評が多くとも実際の利用者が多いことから、Excel方眼紙から簡単な操作でWEBアプリを作成できるソフトウェア「Forguncy(フォーガンシー)」が今夏発売予定だ。WEBアプリになれば互換と再現の問題がかなり解消される。

 不具合の解決策が提案されても、いったん大きく広まった習慣が改まることはなかなかない。主に技術畑の人から非難されることが多いExcel方眼紙だが、ビジネス向け雑誌では特集を組まれるほどの人気ノウハウだ。多くの働く人々が使い慣れたこのテクニックが消えることは、当分なさそうだ。