あなたは「紙」派?「パソコン」派? 会議でメモはどう取るべきなのか。そこから見えてくるのは会社の在り方だった。コラムニストのオバタカズユキ氏が考察する。

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 紙のノートVSノートパソコン。いったい何時代の対決ですか、という感じだが、日本経済新聞の電子版を読んでいたら、今年の2月16日UPの「創論・持論」というコーナーが目にとまった。若手論客としても知られるチームラボ社長の猪子寿之氏が、インタビューでこう話していたのだ。

「上の世代は会議を記録するときノートとペンを使う。若者はパソコンに打ちこむ。大人の目には失礼に映るが、そのまま大画面で共有でき配布も簡単だ。若者には紙とペンの方が、情報を独占するみたいで失礼に見える。正反対だ」

 IT問題に限らず世代間対立を強調するのは感情論につながりやすいから控えたほうがいいと思うのだけれど、会議でのパソコン使用が「失礼」とされるのはたしかにヘンだ。猪子氏は、チームラボのサイト内でも次のように批判している。

「普通に考えると、例えば議事録をノート端末やタブレットでとった方が、同席した人々と瞬時に情報を共有できる。紙のメモ帳とペンで議事録を書くという行為は、同席した人々と瞬時に共有できず、非常に自己中心的な失礼な行為である」

 メモ取りをいきなり「非常に自己中心的」と斬って捨てるのは猪子氏キャラとでもいうもので、好き嫌いが別れそうだ。でも、内容は頷ける。ビジネス界におけるありとあらゆる事象のクラウド化、共有化が図られている今日において、会議の議事録はデジタルか、アナログかとやっているようでは話にならない。

 ただ、どうなのだろう。企業取材に行くと、かなり高い確率で同席した広報担当者などが、インタビューの様子をノートパソコンで高速打ちしてくれる近ごろだ。「わー、逆に記録されてるー」と緊張させられることが増えている私には、会議だってみんな高速打ちで記録してるんじゃないの、と思えなくもないのだ。

 実際どうなのか。会社のちゃんした会議に出た経験に乏しいフリーランスの身なので、各方面の知人にたずねてみた。すると、「パソコンでの議事録取りはもう当たり前」という人たちと、「パソコンを使わない会議が多い」という人たちの2極に分かれた。

「当たり前」と言っていたのは全員、「IT」や「国際」がらみの仕事をしている人々。「使わない」と言っていたのは、それらではない「一般企業」の事情を教えてくれた人々。どうやらその両極の格差が大きい。

 猪子氏は後者のケースに苛立っているのだろう。けれども、そういう会議の少なからずは、結論が事前の根回しなどでおよそ決まっており、その結論の了承をとるため形式的に行われているとも聞く。昔から批判の多い日本のムダ会議というわけだが、そもそも議論による合意形成に重きを置いていないので、パソコンで議事録を取る必要もない。会議というものの捉え方が根本から違っており、猪子氏の「正論」に耳を貸す可能性は低そうだ。

 むしろ、最近は効率化を進めるために、「ノートPCやタブレットの持ち込みを禁止」している会議が増えている。ネットが使えれば必要な資料をその場で取りだせるなどの利便性がある一方、会議中にメールの読み書きを始めたり、スマホでSNSをチェックしたりという参加者が少なくないからだ。

 高校生の「内職」とか「早弁」かよ、と脱力させられるが、そうした会議こそ形式的で中身の薄いムダ会議である率が高いのだろう。ちゃんと授業をやれば生徒も黒板のほうを向くはずだけれども、現実は「IT断食」を決行したら会議時間が半分で済むようになった、など表層的な問題解決で良しとしているところが多い。

 どちらにせよ、このあたりの問題で云々言っている会議の場合、パソコンで議事録をとって同時共有したところでたいした効果は期待できない。そういう会議を行っている会社が時代に追いつけているとは考えづらいので、就職活動もピークの今、自分の行く先を迷っている学生にとってはチェックポイントの1つとなるだろう。「議事録をパソコンで打ちこんでいますか?」と質問してみるといい。