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英会話になれてきても、電話応対はなかなか難しいもの。相手の顔も見えない上に、何を言っているのかわからなくなってしまうこともありますよね。

スマートに英語で電話応対するポイントについて、『ファーストクラスの英会話 電話・メール・接待・交渉編』(祥伝社黄金文庫)を出版した、オフィス・グレース代表の荒井弥栄さんに教えていただきました。

○「Who are you?」はNG!

――電話応対で気をつけた方がいいことはありますか?

荒井さん「電話がかかってきたときに、『どちらさまですか?』と尋ねることがありますよね。このとき、『Who are you?』を使ってしまう人が多いのですが、相手には『あんた、誰?』と言われたようにとらえられてしまいます。特にビジネスシーンでは注意が必要です。

失礼にならない表現としては、『Who's calling, please?』『May I have your name, please?』を使うといいでしょう。相手の会社名もうかがいたいときには、『Can I have your company name, please?(御社名もいただけますか?)』と続けるといいですね」

――一般的な英単語は聞きとれても、固有名詞や予約番号などを正確に聞きとれるか心配です。

荒井さん「単語のスペルを確認するときには、『How do you spell the name?(スペルを教えていただけますか?)』と尋ねることもありますが、アルファベットの頭文字を使った単語に置き換えると間違いがなくていいでしょう。

例えば、『afraid』という単語を伝えたいときには、初めに単語を発してから『Apple,Fox……』と確認すれば、『A,F,R……』とアルファベットを一つずつ区切って伝えるよりもわかりやすいですね」

●電話応対で使えるフレーズ集

・Who(m) would you like to speak to?(どちら(誰)におかけでしょうか?)

・Hold on, please.(お待ちください)

・Thank you for waiting.(お待たせしました)

・(May I ask)What is it concerning?(ご用件をおうかがいできますか?)

・(I'm afraid / I'm sorry,)He is not available at the moment.((申し訳ありませんが)ただいま、席をはずしております)

・(I'm afraid / I'm sorry,)He is on another line right now.((申し訳ありませんが)ただいま、ほかの電話に出ております)

・(I'm afraid / I'm sorry,)He is at a meeting right now.((申し訳ありませんが)ただいま、会議中です)

・(I'm afraid / I'm sorry,)He is not in the office now.((申し訳ありませんが)ただいま、出かけております)

・I'm not sure when he will be back.(何時に戻るかわからないのですが)

・He won't be back today.(本日は戻らない予定になっております)

・Would you like to leave a message?(ご伝言はありますか?)

・I'll put you through to Mr. Suzuki.(鈴木さんに転送いたします)

○初めから「英語が苦手」と伝えるのも有効

――対面では何とか英語を話せても、電話になると単語すら出てこなくなってしまいます。

荒井さん「電話応対は相手の顔が見えないので、英会話がある程度できる人にとっても難しいもの。リスニング力を試されますし、逆にこれさえできれば怖いものなし! といえるほど難易度が高いものなのです」

――やはりそうでしたか。何度も聞き返してしまうので、相手を怒らせてしまうこともあります。

荒井さん「自分は英語ができると思っていても、電話ではなかなか聞きとれないことも少なくありません。何度も聞き返すと相手を不快にさせてしまいますので、心配なときには事前に自分の英語力は『poor』だと示しておくといいですね。相手もゆっくり話してくれますし、聞き返してもイライラしにくくなります」

――聞き返すときには、「Once more」でいいのでしょうか。

荒井さん「これは間違いやすい表現の代表格。相手にとっては『もう1回!』と言われているように聞こえてしまうのです。また、学校では『I beg your pardon?』という表現を教わったことと思いますが、これも現在ではほとんど使われていませんね。間違ってはいないのですが、日本で言う古典表現で話しているようにとらえられてしまうのです。

もう一度言ってほしいときには、『Could you say that again?(もう一度おっしゃっていだけませんか?)』を使うといいでしょう」

――英文を覚えても、とっさに出てくるか心配ですね……。

荒井さん「『英文』だととらえるから、難しく感じるのではないでしょうか。この構文で使うのはたったの5語。しかも、すべて中学校で習うような簡単な単語ばかりです。決して難しい表現ではありませんので、何度も繰り返して発することで、身につけておくといいですね」

●覚えておきたい会話表現集

・Hello. This is Kumi Suzuki at ABC Company. May I speak to Mr.White, please?(もしもし、ABCカンバニーの鈴木久美と申しますが、ホワイトさんはいらっしゃいますか?)

・May I speak to Ms. Inoue at extension 567?(内線番号567の井上さんをお願いします)

・I'd like to speak to someone in charge of PR.(PRご担当の方をお願いします)

・Do you know when he will be back?(いつお戻りになられますか?)

・I must have the wrong number. I'm sorry.(電話番号を間違えました。すみません)

■プロフィール

荒井弥栄

JALで国際線のCAとして10年以上勤務後、英語指導者に転身。エグゼクティブに特化した半年間完成プログラムで、英語だけでなく国際人として世界に通用するマナーや交渉事についてまでレッスンする。著書には2013年9月1日発売の『ファーストクラスの英会話 電話・メール・接待・交渉編』(祥伝社黄金文庫)他3冊ある。

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