壱番屋 中村由美氏

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思考、判断、行動いずれもスピード第一――。企業トップの強力な駆動を社内外に伝達するには、“時間差ゼロ”でその頭と手足になり切れるストイックな黒子役がぜひとも必要だ。

■気働きの基本は「……かもしれない」

10年ほど前から、上司のスケジュールをパソコン上で管理しています。アクセスする権利を持っていれば、当社では誰もが浜島(俊哉社長)のスケジュールを見ることができます。社内の人間はこれを見ることで、社長の入る会議や打ち合わせの時間を決めるのです。

エクセルでつくったスケジュール表の中身は色で類別しています。現役社長のスケジュールの約半分は定例の会議や行事が占めますが、定例ではない取締役会、IR関連の会議なども含めて青や緑といった寒色系で書き込みます。赤、オレンジなど暖色系はゴルフや人間ドック、新聞・雑誌のインタビューなど個人的色彩の強いもの。赤と青の混ざった紫は、店舗巡回や視察など流動的な外出業務です。

色の濃淡も使い分けます。例えば海外出張などでチケット、ホテルなどが確定している場合は濃い色に、手配をしていない場合は薄い色にしておきます。社長が出張する際のチケットなどはわたしが取ることが多いのですが、同行する社員が手配するケースもあります。その場合は薄い色にしておいて、同行者から「予約しました」という連絡が入り次第、色を濃くします。太字にするのは注意の喚起。「これは重要な会議ですから忘れないでください」などと念を押すのです。

浜島は、縮小コピーしたこの表を畳んで手元の手帳にはさんで外出します。日中はほとんど社内にいませんから、わたしが直接打ち合わせをするのは朝11時から10分程度。後は電話とメールのやり取りだけで済んでいます。

ここまで公開しているところも少ないと思いますが、この表を共有することで、逆に各部署が表に間違いがないかどうか確認してくるようになりました。注意喚起を促せたんですね。どんな事柄も「……かもしれない」と、暫定事項と捉えておくことが気働きの基本だと思うんです。

わたしが心がけているのは、まず誰が見てもすぐわかる文字と表現で書くこと。略字や暗号を使ったら、後になって本人も忘れてしまいます。次に、必ず空き時間をつくっておく。11時から午後1時までは、いざというときのためにいつも空けておくようにしています。それでも、飛び込みの来客などがあって、たいていは埋まってしまいますけれど。3つめは会社の風土に合わせた日程表にすること。うちはオープンな会社ですが、社外秘の多い仕事をしている会社はそれなりに考えたほうがいいでしょう。新製品の開発会議のような秘密にしたいスケジュールは、うちでも書き入れません。公開したとき、対外的にどうか……というところが基準でしょう。ただ、社長はスケジュールが非公開でも、社内にいるか否かを告知したほうが、いろんな意味でコミュニケーションを図りやすいと思います。

わたしは、この色分けをクリアファイルや付せん紙と連動させています。これで時系列に並べておけば、探す時間は相当短縮できます。宗次(徳二特別顧問)も浜島も、「あれはどこ? すぐ出して」と待つ時間をとにかく嫌がるので、すぐ出る、すぐ返答をすることが大事。「ちょっとお待ちください」っていうと、もう大変。自分がすぐわかるように記憶に留めることを心がけています。

秘書にとって最も大切なのは、上司を理解すること。これがすべてだと思います。その気持ちがなければただの機械です。例えば、浜島のせっかちさを知らずに「ちゃんと確認してからご報告します」を常時やっていたら、浜島はイライラして、そのうち自分で関係部署に直接指示するようになる。そうなっては、秘書の存在意義はありません。

上司の意図はだんだん読めてきます。ですから、1日会話がなくとも仕事が進むこともありますし、逆にこちらからも間髪いれず先読みして聞いていきます。例えば、浜島が外から戻ってきて1時間経った。ちらっと見た感じでは資料も片付いている。ちょっと本に手が伸びたから、クールダウンしたいのかな……と思った瞬間、「コーヒーにしますか?」。逆にガーッと仕事している最中に、浜島から「中村くーん」と呼ばれ、「あっ、コーヒーですか? 」と即答することも。こういうときは、呼ばれる前に出してあげたかった、と思ってしまいます。

この頃は、わたし自身が中小企業の秘書さんたちの講座や研修の講師として呼ばれることが増えました。スケジュール表とは別に個人の手帳を持っていますが、ちょっと自分の秘書が欲しいと思うこともありますね。

(写真※注:色彩によって予定を分類するこのスケジュール表を、企業の秘書を対象とした中村氏の講座で紹介・活用。パソコンを使わず手書きで作成していた約10年前までは、注目してほしい個所には宗次・浜島両氏がおのおの好む緑、ピンクのマーカーを引いていたという。)

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壱番屋 中村由美
愛知県生まれ。コンサルタント事務所を経て1989年、壱番屋入社。秘書として創業者の宗次徳二(現特別顧問)、妻の直美前会長(現相談役)、浜島俊哉社長の3代につく。96年、日本秘書協会「ベストセクレタリー」に選出。

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(勝見 明=構成 工藤睦子、大沢尚芳、山口典利=撮影)