かたづけ士 小松 易氏

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仕事で抜群の成果を上げている人と“そこそこ社員”とでは、身の回りの整理整頓にも違いがあるのだろうか。机、情報・思考、カバン、財布……。gooリサーチとの共同調査により、稼ぐ人は、あらゆるものの片づけにおいて優れていることが判明した。

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調査概要/gooリサーチと共同で、インターネットを通じて調査を実施し、20歳以上で個人年収500万円台の人329人、1500万円以上の人323人のビジネスマンより回答を得た。調査期間は2011年6月10〜14日。

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仕事ができる人は片づけもできる。いや、片づけができる人は仕事もできるようになる。2500人の片づけを指導してきた私の結論だ。「かたづけ士」を名乗る私がこのような話をすると、「仕事が忙しくて片づける時間がない」と反論する人もいる。それは大きな間違いだ。

片づけていないから効率が上がらずに常に忙殺されているのだ。資料やモノを探すのに1日平均30分かけていると仮定すると、1カ月で11時間、年間で132時間、丸5日間もロスしている。有休を取って海外旅行に行ける日数だ。

私があえて言わなくてもわかっているのだろう。年収1500万円以上のビジネスマン323人と、500万円台の329人を対象にした今回のアンケート調査でも、9割以上のビジネスマンが片づけは仕事の効率に影響することを認識している(1)。しかし、わかってはいてもなかなか習慣化できないものだ。

片づけのできない人には、「前の前」「前」「中」「後」の4タイプがある。「前の前」は、片づけする以前の問題。そもそも片づけに無関心でやる気がない。「前」は先送り型。やるつもりはあるのだがとりかかれない。「中」は迷走・挫折型で、モノを捨てられなかったり、片づけ中に出てきた資料を読み込んでしまったりして作業が進まない。そして、「後」はリバウンド型。片づけはできるのだがその状態を維持できない。以下、4タイプすべてに効く処方箋を出す。

■机

まずは調査結果を見てみよう。年収1500万円以上のビジネスマン(以下「稼ぐ人」)の56%は、書類を毎日捨てている(2)。一方の500万円台の人(以下「そこそこの人」)は4割程度だ。

整理とは「モノを減らすこと」であり、整頓とは「使いやすいように配置すること」である。整理↓整頓の順が重要。不要なモノが多いと整頓は難しいからだ。

片づけの極意は、すぐに分けて整理すること。「要らない」と分類したモノは早めに捨てる。すぐに判断ができないモノは1週間、1カ月と期限を決めて「漬け場所」に置いておき、期限がきたらまとめて捨てるといい。

そのうえでデジタルツールなどを使って整頓する。調査でも、稼ぐ人の半数近くが書類をデジタル化しており(3)、そこそこの人の約3倍にあたる26%が名刺をデジタル管理している(4)ことがわかった。現物保管をする必要のないものはデジタル化を検討する余地がある。

ただし、リアルなモノを減らすことが先決だ。顔も思い出せないような人の名刺をデジタル管理したところで、不要な情報が増えてしまうだけだ。名刺も1カ月ほど「漬け」たうえで、必要なものとそうでないものとを分けていけば、3割ほどは捨てることができるだろう。

(5)は、稼ぐ人はすべての整理整頓ツールにおいて、そこそこの人より利用率が上回っていることを示しており、片づけに積極的であることがわかる。

ただ、ペン立てとデスクマットには注意してほしい。ペンを入れたり紙をはさんだりしやすいために、「不要なモノが溜まる巣窟」になりやすいのだ。

デスクが物置になっている人を見かけるが、「デスクの上は作業する場所」と位置づけ、パソコンと電話以外は極力モノを置かない状態を維持することが理想である。余計なモノが目に入ると、ついそちらに頭が動き、集中力を殺ぎかねないからだ。

■情報・思考

情報に関しても、稼ぐ人の56%が「必要なときにすぐ取り出せる」と回答している(6)。仕事ができる人は、探す時間の無駄をよく認識していて、日ごろから整理整頓を心がけ、必要なモノや情報にいかに早くアクセスできるかに気を配っている。稼ぐ人の3割が記事の切り抜きをし(そこそこの人は16%)、36%が新聞やWEBの記事をデジタル管理している(同19%)ことからもそのことが読み取れる(7)(8)。

新聞記事などを切り抜く際に留意したいのは、自分はどんなジャンルの記事を集めているのかをあらかじめリストアップしたうえで切り抜き作業をすること。目的を書き出すことで、「何でも切り抜いてしまって時間とスペースを無駄にする」というありがちな状況を防げる。このジャンルリストは、整頓の段階でタイトル付けにそのまま使えるので便利だ。

稼ぐ人は思考の整理にも積極的であり、46%がブレストを活用している(9)。ところが、そこそこの人は18%に満たない。付箋やマインドマップなど、アイデアを書き出すツールも使っており、とくにマインドマップの利用率はそこそこの人の3倍もある(10)(11)。

そして、アイデアを書き出したメモを紛失しないよう、デジタル保存している人が45%と、そこそこの人を11ポイント以上上回っている(12)。

思考の整理とモノの片づけとに共通するのは、「いったん外に出すこと」だろう。例えばデスクの引き出しを片づける際、引き出しにモノを入れたままちょこちょこと整理整頓してもうまくいかない。中身を別の場所にすべて出してみると、不要なモノが一目瞭然だ。仕分けの作業もはかどる。

この「外に出す」ことの効果は絶大であり、頭の中にあるアイデアを出し合って、その後に取捨選択をするブレーンストーミングと似ている。モノの片づけがうまい人は、情報や思考の整理も達者であるといえるだろう。

■カバン・財布

片づけの手始めとしては、カバンや財布をおすすめしている。カバンは職場以外の人からも見られる道具の代表格だからだ。稼ぐ人は3割の人が毎日カバンを整理しているが、そこそこの人では16%に留まる。稼ぐ人は「見られている」という意識が強いのだろう。

また、7割の人がカバンに入れるモノの定位置を決めておき、手帳などの使う頻度が高いものはすぐに取り出せるように細かな工夫をしている(13)(14)。

財布は職場のデスクや自宅の部屋の縮図である。1日の中で最もモノの出し入れが多い場所だからだ。ときどき、レシートなどが溜まって、原型がわからないぐらい変形してしまった財布を見かけるが、その人のデスクや部屋はほぼ例外なく散らかっているか、書類やモノであふれている。

レシートなどは翌日のうちに経費処理などを済ませて財布から出して管理すべきだ。片づけとは「カタをつける」こと。カタをつけられずに、未処理の案件が多くはさまった手帳や財布を持っている人に、効率的な仕事ができるはずがない。新しい情報やモノにも気持ちが向かないだろう。

(15)(16)(17)は、稼ぐ人の多くが長財布を使用し、お札やカードをきちんと整えて管理していることを示している。これも「自分のモノをどれだけ大事に扱っているか」を象徴しているといえる。

■オフィス

あなたが取引先の事務所や店舗を訪れる機会があり、廊下のキャンペーンポスターが古いものだったり、共有スペースの荷物が崩れかけていたりしたらどんな印象を受けるだろうか。会社や仕事に対するあきらめを無意識のうちに感じ取るはずだ。もし感じなければ、あなた自身も重症である。

稼ぐ人の68%は共有スペースの汚れや乱れを見つけて直している(18)。モノの変化に気づく人はコトの変化にも敏感になる。気づける社員とは、思考力のある提案型の社員なのだ。そんな社員が多くて整理ができている職場では、コストカットを含めた問題発見と解決が進む。

以前、会社に行くのが嫌になるぐらい忙しいと嘆いていた女性がいた。デスク周りも共有スペースも、整理整頓とはほど遠い状態。調査したところ、彼女は1日に60分間も探し物に費やしていることがわかった。

聞けば、「目が回るほど忙しいけれど、無駄な仕事もやっている気がする」という。片づけを実践してもらい、探し物の時間を10分間にまで縮めることに成功すると、常に仕事に追われる状況を脱した。仕事に対する意欲も戻ってきたという嬉しい感想を述べてくれた。

その職場は部門長が決断力に富んでいた。彼女の変化を目の当たりにして、他の社員にも改善を指示したのだ。

片づけを実践した社員からは「片づける時間がないのではなくて、片づけないから時間がないのだとわかった」という感想を得た。部門長の決断次第では、片づけを職場の業務効率向上の契機にすることができるのだ。

職場という公共のスペースでは、「自分は無駄が好きなんだ」というわがままは許されない。片づけはよくも悪くも伝染するからだ。職場の「基準」は部門長のデスク周りである。「部長の机がグチャグチャなのだから自分も大丈夫」という暗黙の了解が蔓延する事態は避けねばならない。調査でも、業績が上がっている会社のほうが、部門長の机がきれいであることがわかった(19)。管理職は自分が整理整頓できていないことが、職場に大きなダメージを与えていることを認識するべきだ。

逆に、片づけによって職場のメンバーに時間と気持ちの余裕が生まれれば、顧客への対応も改善する。当然、評価も上がって価値の高い情報を得られるようになる。片づけはコストカットだけではなく、売り上げ増にもつながるだろう。

稼ぐ人の多くが自室も頻繁に整理整頓している(20)。片づけは、場所と時間を区切って、毎日少しずつやることが重要だ。片づけや掃除をこまめにやって、常に身辺を美しく保っている「几帳面」な人は、他者から見られていることへの意識が高く、自己管理がしっかりできていると言い換えることができるだろう。(21)が示すように、稼ぐ人のほうが几帳面であることもうなずける。

やや高レベルすぎる例かもしれないが、イチロー選手は几帳面かズボラかと問われたら、ほとんどの人が几帳面だという印象を持つだろう。イチロー選手はバッターボックスに立ち、ヒットを打つことにすべてのことがつながっていると認識し、心身の管理をストイックなまでに実践しているという。当然、バットやグローブなどの片づけも怠らないだろう。

仕事のパフォーマンスを上げるという意味では、ビジネスマンにも同じことがいえる。ある経営者がこんな話をしてくれた。

「止まっているモノすら自分で管理できない人間が、動いているモノ、すなわち経済社会の流れや顧客の心理を扱えるはずがない」

身の回りのモノを片づけてしっかり管理することは、ビジネスマンとしての基礎の基礎なのだ。忙しさを言い訳にして先送りしている場合ではない。

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かたづけ士 小松 易
1969年生まれ。フジタを退社後の2005年、片づけが苦手な人向けに、片づけコンサルティング「スッキリ・ラボ」を東京・銀座に開業。これまでに延べ2500人以上に片づけコンサルティングを行っている。著書に『仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか』(マガジンハウス)などがある。

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(かたづけ士 小松 易 構成=大宮冬洋 撮影=的野弘路)