日産自動車  佐藤直子氏

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思考、判断、行動いずれもスピード第一――。企業トップの強力な駆動を社内外に伝達するには、“時間差ゼロ”でその頭と手足になり切れるストイックな黒子役がぜひとも必要だ。

■いくらでも“悪者”になります

秘書にとって大切なのは、どのお客様に対しても、同じように平等なサービスを提供することです。そのため、担当役員との面会スケジュールの優先順位についてはいつも悩み、秘書になって26年経った今も慣れません。海外の要人などVIPとのアポイントメントは最優先になりますが、通常は役員の意向を聞いたうえで、希望日が近い方からスケジュールをお入れしていくことになります。

お断りしなければならないときも、あります。その場合も、相手の立場に立って対応します。お待たせするのは失礼だからと、すぐにお断りする方法もあります。でも、先方に必ずしもこちらの意図を汲んでいただけるとは限りません。もし、心証を害せば、役員、さらには会社のイメージにも影響が及びます。

そこで、わたしの場合、お断りするとわかっていても、秘書がクッションになっていったん保留にさせていただき、そののち、今はどうしてもお受けできないこと、時期をずらせばお応えできるかもしれないことをお伝えします。そして、3カ月後ぐらいに折を見て、こちらからご連絡を差し上げます。

役員が、面会をお断りした方とたまたま外で鉢合わせしてしまい、「秘書が断ってしまったようで申し訳ない」と、秘書を盾にすることもあります。そんなとき、わたしたちはいくらでも“悪者”になります。それは信頼してもらっている証しで、秘書の仕事をしてよかったとうれしく思う瞬間でもあるんです。若いときはよく、ミスをしてダブルブッキングをしてしまい、あとから日程が入った案件のほうを優先せざるをえないこともありました。ミスはミスです。先約の方にはひたすらお詫びし、正直にすべてをお話ししました。ご了解いただき、一番近い別の日程をご提案しました。

役員とのアポイントは、ご挨拶の面会にしろ、重要案件にしろ、30分が基本です。短時間で終われば、役員もほっとひと息つけますし、それも大切な時間です。昔は「どんどん入れていいよ」といわれ、張り切ってすき間なく入れたスケジュール表を見て、「きれいに入った」と喜んだものの、役員はトイレに行く暇もなくなってしまいました。予定をこなすのはわたしではなく役員です。今は案件と案件の間は30分あけます。株主総会の時期や新年などの繁忙期は、急の案件にも対応できるよう、1週間ぐらいスケジュールをあけたりもします。

スケジュール管理はパソコンで行い、毎朝、役員にプリントアウトをして渡します。役員あっての秘書ですので、わたしも同じスケジュール表を使います。ただ、わたしの場合、どんなときも1冊のノートを必ず携帯し、忘れてはならないことをすべて書き留めます。

1つはその日の仕事の振り返りです。今日来社されたお客様はどんな方だったか、車で来られた方にはきちんと駐車場のご案内ができたか、徒歩の方には道順をしっかりお教えできたか……。備忘録として書き残すのは、すべてのお客様に同じように対応するためです。失敗の反省も書きます。塙(義一・元社長および会長)の秘書時代は会社が経営的に大変な時期でした。「秘書が暗い顔をしていてはいけない」「もっと笑顔でいなければいけない」と戒めを書きつけました。失敗をしても、ノートに書くことで吹っ切り、引きずらないようにして次の日を迎えるようにしました。それは今も変わりません。

朝は役員より1時間前、7時ごろ出社し、まず鏡の前に立ち、身なりとその日の健康状態をチェックします。今日も笑顔でいられるよう心の準備です。次いで役員室に行き、本人が座る椅子に座り、仕事をしやすい状態になっているか、役員の目線で確かめます。こんなことをするのはわたしだけのようで、人に話すとよく笑われますけれど……。そして、役員を出迎え、お茶を入れ、スケジュールの確認をして1日が始まるのです。

今はデジタルの時代ですが、心がけてアナログも使うようにします。例えば、書類を届けるときも一筆箋に2言、3言、手書きして言葉を添える。お客様宛にもちょっとした季節の話題や「今度ぜひお立ち寄りください」といったご挨拶を手書きすれば、よい心証を持っていただけます。メールも件名に要件を入れ、簡潔に結論から書き出したあとに、「余談ですが」とひと言添えれば、先方も手短に要件をつかめるうえ、印象も変わります。

それは役員の仕事にもプラスに働くはずです。単に時間を管理するだけでなく、ボスの時間を活かすのが秘書の基本だと思っています。

(写真※注:市販のノートを常に携帯し、訪問客への対応が十分だったか等々、その都度気付いた点をボールペン、蛍光ペンで書き込む。半年に1冊のペースで消費する。「昔は若さにまかせてただただ走るだけでしたが、塙さんに付いた頃からいろんな場面で『これではいけない』と思い知り、ノートにも反省の言葉が入るようになりました」(佐藤氏)。)

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日産自動車 佐藤直子
東京都出身。日産自動車入社後、2カ月で久米豊社長(当時)の秘書アシスタントに。以来、塙義一副社長(当時)はじめ取締役、副社長、常務など6人の役員の秘書を務める。『エグゼクティブ秘書の「気配り」メモ』(すばる舎)上梓。

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(勝見 明=構成 工藤睦子、大沢尚芳、山口典利=撮影)