ジャパン・フラッグシップ・プロジェクト社長 三木雄信氏

写真拡大

「結論はなんだ? まず結論は?」

1998年に三菱地所からソフトバンクに転職した私は、孫正義社長に提案を行おうとして、何回この言葉を投げつけられたことか。提案書に気の利いたキャッチコピーを付け、内容を裏付ける詳細なデータで補強したつもりでも、孫社長の心を最初の10秒で掴めなくてはだめ。「もういい」と一言。あとは目を通してもらえず、話も聞いてもらえない。

いまでこそソフトバンクは押しも押されもせぬ大企業だが、当時はヒト、モノ、カネ、情報といった経営資源が不足しがちなベンチャー企業にすぎなかった。効率よく仕事を進めて、いかに大きな成果を挙げていくかに血眼になっていた。要領を得ないプレゼンに付き合っている余裕など、孫社長にはなかったのだ。

とはいうものの、1人の人間の能力には限界がある。何かよいアイデアを考えようとしても、時間が無限にあるわけでもない。全社員の能力を最大限引き出し、それぞれのアウトプットを積み上げていくことで、会社全体として大きな成果へとつなげていくしかない。そして、試行錯誤しながら私が行き着いたのが、A4 1枚を活用した仕事術だったのである。

なぜ、私がA4にこだわるのかというと、読む人が一目見ただけでそこに書いてあることを認識することができるから。ほんの少しだけ頭を動かせば無理なく文字などを読める「注視安定視野」の大きさは上下232ミリメートル、左右323ミリメートルといわれている。これはA4用紙の210×297ミリメートルとほぼ一致している。

仕事の関係で、たまにA4の2倍サイズであるA3を使った説明資料を手渡されることがある。しかし、そこに何が書かれているのか一目ではわからないし、それを見ただけで私は読む気が失せてしまう。それと不思議なことに、A3の資料をきちんと説明してもらおうとしたら30分以上かかることが多い。

逆にA4 1枚にまとまっていると、10秒もあれば理解してもらえる。A4という限られたスペースには、あれもこれも書けないからである。せいぜいポイントを7つやそこいら書いたら、十分に埋まってしまうはず。そして、この「7」という数字がとても重要で、「マジックナンバー」と呼ばれているほどなのだ。

実は、人間の脳が一度に把握できる数は「7」といわれる。机の上に硬貨が何枚か置いてあっても、その数を普通の人が一目で確認できるのは7枚程度までなのだ。8桁の電話番号を記憶しようとしてもなかなか覚えられず、何か語呂合わせを考えて記憶しようとするのも、こうした理由があるからなのだろう。

だから、仕事の計画に10項目以上の細かな内容を詰め込んで、その内容をメンバーと共有しようと思っても、それはどだい無理な話なのだ。計画内容をメンバー全員ときっちり共有しようと思うのなら、ポイントを7つくらいまでに抑え、A4・2枚以上は書いてはいけない。

孫社長はいつも「戦略とは略することだ」と語っている。A4 1枚に収まる程度のボリュームであっても、その範囲内でさまざまな可能性を追求することは可能であり、適切な意思決定につなげていける。さらに、さまざまなビジネスシーンでいくらでも応用がきく。そうした具体例を次から紹介していこう。

■確実に成果を挙げる「スケジュール管理」表

1週間が「7日」というマジックナンバーの日数で構成されていることにも意味があると私は考えている。「今日はこれをして、明日はあれを仕上げてしまおう」といったように、1週間トータルで何を行うのか自然と管理できるようになっているからだ。だから、部や課のチームでプロジェクトなどのスケジュールを管理していく際には、週次の定例ミーティングを開催しながら1週間単位で進めていくことを実践している。

そこで活用するのがA4 1枚の「スケジュール管理シート」だ。「メンバー(Name)」ごとの仕事内容を示した「タスク(Task)」、そこで求められる具体的な成果である「アウトプット(Output)」、そのアウトプットを出す「期限(Date)」、さらに進捗状況や注意事項などを記した「メモ(Memo)」を一覧表にしたもので、誰がどのような仕事を割り振られ、どこまで進んでいるのかが一目でわかる。

このスケジュール管理シートの作成にあたって最も重要なのは、アウトプットを明確にすることだ。ここを曖昧なままにしておくと、プロジェクトの実現そのものが危うくなってしまう。

例えば、アウトプットを「新商品のアイデア出し」としたとする。実はこの「出し」という動詞的な表現が曲者で、いかようにも解釈できる。「とりあえず皆で考えておけばいいか」で済ませることも可能なのだ。そうすると、定例ミーティングで進捗状況の報告を求めても、出てくる答えは「検討中です」となる。それは何もしていないのと同じで、プロジェクトの進行に大きな狂いが生じる。

では、どうしたらよいのかというと、アウトプットを「名詞」ないしは「体言止め」で表現し、その内容を明快にする。いまの例なら「新商品企画書」とすれば、過去の企画書を引っ張り出してきて、市場調査、技術的なシーズの抽出、マーケティング担当者へのプロモーションの相談など、具体的な仕事がイメージできる。

また、具体的な数字で明示することも重要で、特に納期の日付は必ず入れておく。さらに「完成したものから順次納めるのか」「一括して納めるのか」など、後作業に支障を来さないようにメモ欄に注意書きなどを添えれば万全だ。

こうしておくと、もしプロジェクト全体の進行に遅れが生じても、どこがネックになっているのかがすぐにわかる。そして、応援の人員を入れたり、作業の量や質を見直してスピード化を図ったりという対策をすぐに取ることができる。「何が原因だかわからないが、進行が遅れている」というのが最悪のパターンであり、そうしたムダな時間をつくらないためのツールが「スケジュール管理シート」だ。

ここで「やるべきことが多すぎて、自分は何を優先していったらよいのかわからない」と悩んでしまう人がいたら、「優先順位割り出しシート」(図参照)の活用をおススメしたい。「重要度が高く、緊急度も高いもの」「重要度は高いが、緊急度が低いもの」「重要度は低いが、緊急度が高いもの」「重要度が低く、緊急度も低いもの」という4つのマトリクスに、やるべきことを書き込みながら仕事を整理する。

最初の「重要度が高く、緊急度も高いもの」を優先するのは当たり前。特に要注意なのが「重要度は高いが、緊急度が低いもの」である。手付かずになってしまい、最終的に“やっつけ仕事”になることが多い。「部門年次決算」であれば、それをさらに噛み砕いて「経費の精算」「月次決算の集計」といった細かいアウトプットを抽出する。そのなかでも緊急度の高いものについては「重要度が高く、緊急度も高いもの」へシフトさせ、着実に実行していけば、後々慌てることもなくなる。

■顧客の心を掴むストーリー化シート

もちろん、A4 1枚の仕事術は社外での仕事にも活用できる。その1つに、顧客に対するプレゼンテーションで使用する「ストーリー化シート」がある。

これは米国ハリウッドの脚本家養成の第一人者であるロバート・マッキー氏が著書『Story』で提唱した「物語の組み立て方」をベースに、私が独自のアレンジや改良を加えたもので、物語の構成を「達成」「きっかけ」「衝突・混迷」「危機」「クライマックス」の5つのプロットに分けて、自分の人生や会社のプロジェクトの軌跡を述べていく。

人は自分が関心のない話を聞かされたところで何の感動も生まれず、「この相手と一緒に何かをやろう」という気には到底ならないもの。そこで単なる商品案内ではなく、商品のつくり手が「なぜ自分がつくったのか」という思いを、自分の人生をなぞりながら先の5つのプロットに沿ってストーリー化していくわけだ。

具体的な事例として、ソフトバンクの激務のなかで英語をマスターした私が、「そのノウハウを提供する教材『実務に役立つ英語力』ビジネスを立ち上げたい」と思い立ち、提携交渉相手企業の担当者たちを聴衆にプレゼンすることを想定してみよう。

三木「ソフトバンクのプロジェクトマネジャーとして、ナスダック・ジャパン市場創設などに携わり、数多くの海外企業との提携を進めてきました」(達成)

聴衆「ふーん、そうなんだ」

三木「しかし、25歳で同社に入社するまで、英語を話す仕事をすることなど想像もしていませんでした」(きっかけ)

聴衆「えっ、本当に!」

三木「とはいうものの、日常会話くらいなら英語はできるとオーバーに言って入社していたのです。そこで慌てて英語を勉強することにしました」(衝突・混迷)

聴衆「だいじょうぶなの……」

三木「そうしたなか、初めての海外出張を命じられたものの、自分の意思を英語で伝えることができず、会社をクビになる寸前にまで追い込まれました」(危機)

聴衆「それで一体どうしたの?」

三木「どうしたら英語が身に付くかを真剣に考え、毎朝英会話教室に通い、1本の映画を何度も繰り返し観るヒアリングの学習などを1年間で1000時間行いました。そのすべてをこの教材で明かします」(クライマックス)

聴衆「なるほど。そうやって英語を1年間でものにできたのか。どうやら今回の事業は将来性がありそうだな」

このようにプレゼンターである自分自身の波乱万丈のストーリーを話しながら、聴衆の心を次第に掴んでいくのだ。世界中の人々の心をとらえて放さないハリウッド映画の普遍的なストーリー構成が、この5つのプロットに集約されているのである。

また、対顧客ということで考えれば、交渉をどう上手にまとめるかも重要な仕事になる。そこで思い出すのが、孫社長から「交渉の極意は『鯉とりまあしゃん』になることだ」と教えられたことだ。

これは福岡の筑後川で鯉を獲っていた漁師の実話で、真冬の漁期になると、彼は前の晩に精のつくものを食べて体を温めるようにしていた。そして翌朝、川辺の焚き火に当たり、さらに体温を上げてから鯉が潜んでいる川底へ潜る。すると、その温かさに引かれて鯉が寄ってきて、簡単に獲れたという。要は交渉相手から「ぜひ」と寄ってきてもらえるようにすることが大切だということだ。

そうした相手のメリットを考える際のポイントは何かというと、「相手にとって欠けていて、困っているものは何か」を考えることである。それを補うものを提供できれば、「ウイン−ウイン」の関係を構築できる。しかし、自社のリソースでは難しいケースもあるだろう。そのときには、自分の人脈から補完してくれそうなパートナーを探し、タッグを組んで交渉に臨んでもいい。

そこで役立つのが「人間関係密度シート」だ。まず、普段付き合いのある人たちを見渡して「官庁」「金融」「ベンチャー」「独立系プロ」といった業種や仕事の内容別に分類する。次にA4の中心点で交差するように線を引いて、それぞれの部類のエリアを割り振る。最後に、中心点に近くなるほど自分と関係密度が濃くなるように、個々人の名前を書き出す。そして何か困ったことがあれば、ここから協力してくれそうなパートナーやアウトソーシング先を探し出すわけである。

■複数のA4シートを組み合わせて活用!

A4 1枚の仕事術は自分の勉強にも応用がきき、英語ができなければクビという一大ピンチに直面した私が、英語をマスターしていった際にも強力な武器になってくれた。そこで最初に活用したものが「英会話場面言い回しシート」だった。

プレゼンだと、まず自社の紹介を行い、本題の前置きをしてから結論を示す。次にその根拠を説明し、最後にまとめるというお決まりの流れがある。その場面ごとに、そこで言わなくてはいけないフレーズを英語に訳してA4 1枚に書き込んでおく、そして、プレゼンの本番の場で、それを見ながら話すのだ。一言でいうと“カンニングペーパー”である。

自社の紹介で言うべき基本的な事項は意外と限られているもの。一度用意しておけば違うプレゼンの場でも使え、何度も話しているうちに自然と頭の中に英語のフレーズがインプットされていく。もし、品質についての説明が必要になれば、それ専用のシートを別に用意し、どんどんためていけばいい。

そうやって何回ものピンチを乗り越えながら、私は英語を攻略する戦術を練った。その際、最大の問題となったのはヒアリングとスピーキングであった。そこで取り組んだものの1つが、先にも触れた一本の映画(ビジネスの現場を舞台にしたもの)を何度も繰り返し観ながら1年間1000時間のヒアリングを行うこと。2時間ほどの映画は生きた表現の宝庫で、仕事の現場でもすぐに使えるフレーズが山ほどあったからだ。

問題は仕事をしながらどうやって1000時間をつくるか。1年で1000時間を達成するためには、1週間で20時間を割けばいい。しかし、休日は家族サービスをしなくてはいけないし、参考書やeラーニングでの英語の勉強も必要だ。そこで使ったのがA43種類の「英語時間抽出シート」だった。

勉強する際には「体」「目」「手」「耳」「口」を使う。それらをA4の横軸に置き、縦軸には「睡眠」「朝食」「通勤」「仕事」など1日のスケジュールを組み入れた表をつくって、どの部位がいつ空いているのかを分析する。もう1つのA4では縦軸を「本(参考書)」「携帯プレーヤー」などの勉強道具(教材)に変え、どの道具だと何の部位を使って勉強するのかを分析していく。そして、その2枚を組み合わせると、どの時間帯でどんな道具を使った勉強ができるのか一目瞭然になる。

私が1つ1つのA4シートをバラバラに使っているわけではなく、組み合わせることで新しい活用方法や価値を生み出し、一段上のアウトプットを出すことがわかってもらえただろうか。とはいっても、決して難しいことではない。「これからはA4 1枚でいこう」と仕事の“作法”を一度決めてしまえば、シンプルなものだけに誰でも実践できる。ぜひ活用していただきたい。

----------

ジャパン・フラッグシップ・プロジェクト社長 三木雄信
1972年、福岡県生まれ。久留米大学附設高校から東京大学経済学部卒業。三菱地所を経て98年ソフトバンクに入社、27歳で社長室長に就任。同社では孫正義社長の右腕として活躍、新規事業立ち上げ、企業買収など数多くのプロジェクトマネジャーを務める。現在は独立し、上場企業の社外取締役、日本年金機構(旧社会保険庁)の理事なども兼務している。著書に『「A4一枚」仕事術』『A4一枚勉強法』『孫正義 奇跡のプレゼン 人を動かす23の法則』。

----------

(ジャパン・フラッグシップ・プロジェクト社長 三木雄信 構成=伊藤博之(プレジデント編集部) 撮影=向井 渉、飯田安国)