ITマンに聞く! 使いこなしたいExcelのショートカットキーテクニック

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社会人ともなると「苦手なんです」と言って避けて通ることのできないエクセル。一つの資料作成に時間がかかりすぎると、仕事ができない人とも思われかねません。エクセル操作を速くするには、ショートカットキーを覚えない手はありませんが、色々な組み合わせがあるから、覚えるだけでもかなり大変。最低限頭に入れておくべきショートカットキーとは? 誰か教えて!

今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、IT企業に務める社会人4年目の先輩。覚えておくと効率良く仕事を進められるショートカットキーについて聞きました。

■使いこなしたい「Ctrl」キーテクニック
−ショートカットキーとして使うことの多い「Ctrl」キー。基本テクを教えてください!

「まずは基本的なものから覚えましょう。
・『Ctrl+A』......全てのセルを選択する
・『Ctrl+B』......太字にする
・『Ctrl+C』......選択したセルをコピーする
これを知っておくだけで、作業はかなり速くなりますよ」

どれも仕事を効率化するために、必ず覚えておきたいベーシックなもの。応用編も聞いてみました。

「続いては応用編。
・『Ctrl+K』......リンクを挿入する
・『Ctrl+del』......カーソルの位置から最終行までを削除する
・『Ctrl+;』......現在の日付を入力する
・『Ctrl+:』......現在の時刻を入力する」

資料を作るときに必須な日付入力がこんなに簡単にできるなんて......! 「『Ctrl』キーは使いませんが、セル内で改行をしたいときの『alt+Enter』、セルの入力を取り消したいときの『esc』も覚えておくといいでしょう」とも。これらを覚えれば、基本的な資料はサクッと作れそうです。

■「Shift」キーも作業中に大活躍!
−「Ctrl」キー同様、「Shift」キーもよく使うものだそう。どんな使い方をするのでしょうか?

「実際に使うことの多いものを紹介します。
・『Shift+Enter』......セルの入力を確定し、上のセルに移動する
・『Shift+Tab』......セルの入力を確定し、左側のセルに移動する
・『Shift+Space』......行全体を選択する
・『Shift+Home』......選択範囲を行の先頭まで拡張する
このあたりを覚えておけば便利ですよ」

なお、 選択範囲を上下左右に拡張したいときは『Shift+矢印』だそう。Shiftキーもあわせて使いこなしたいところです。

「次に、『Shift』キーの応用編です。
・『Ctrl+Shift+9』......非表示にしている行を再表示する
・『Ctrl+Shift+0』......非表示にしている列を再表示する
・『Ctrl+Shift+Home』......選択範囲をワークシートの先頭のセルまで拡張する
基本編に比べ、普段使いすることが少なめなので、徐々に覚えていってください」

一度に大量に記憶するのは難しいので、まずはベーシックなものから慣れていきたいですね!

■知っておきたい「ファンクション」キーの裏ワザ
−キーボードの上に「F1」「F2」......と並んでいる「ファンクション」キー。「F2」キーは意外と使える、と聞いたことがあります。

「データ入力をする際、カーソルを『矢印』キーで移動しようとしたら、隣のセルが選択される......ということはよくありますよね。それは『入力モード』になっているからなんです。『入力モード』のときに『矢印』キーを押すと、選択したセルに移動するだけ。カーソルを移動したいときは、まずセルを編集モードに切り替えなくてはなりません。そこで役に立つのが『F2』キーなんです」

修正したいセルを選択して「F2」キーを押せば、編集モードに切り替わり、セルのデータを編集できるようになるそう。意外と知られていない便利なキーです。

「他の『ファンクション』キーについても紹介します。
・『F4』......同じ操作を繰り返す
・『F5』......ジャンプ
・『F7』......スペルチェック
・『F12』......ファイルに名前をつけて保存する
ひと通り覚えると、データ作成がスピーディになるはずです」

使いこなすまではなかなか大変。とはいえ、手を動かさない限り、ショートカットキーテクニックは覚えられません。「使うシーンを見つけて、積極的に挑戦してみて」と先輩。仕事のなかで訓練を重ねていくうちに、仕事が効率化されていくはずです。ぜひチャレンジしてみてくださいね!(池田園子+プレスラボ)