時間を上手に使うことがポイント。先輩に聞く、スキルアップの近道

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職種なんであれ、社会人になったからには「スキルアップ」しなければいけないことはたくさんあります。新社会人の皆さんもきっと、「早く一人前になりたい!」と強く感じていることでしょう。そこで、社会人の皆さんが日々実践している「スキルアップのコツ」を教えてもらいました。

調査期間:2013/3/23〜2013/3/26
アンケート対象:マイナビニュース会員
有効回答数 857件(ウェブログイン式)

まず、「自身のビジネススキルに自信はありますか?」と聞いてみました。

すごくある 3.3%
まぁまぁある 23.2%
少しある 31.3%
まったくない 42.2%

「すごくある=完璧」と感じている人の割合は、たった3.3%。社会で活躍している人たちの多くは、自信を持ちつつも「もっとスキルをアップしたい」と思っていることが、この結果から垣間見えます。

どんな仕事でも、スキルアップすることで「効率よく仕事を進めること」ができるようになるはず。効率がいいということは、言い換えれば無駄が少ないということです。

そこで、「自分の仕事の中で無駄と思うものと対処法」を聞いてみました。まずは「作業の効率化」に向けて実践している例です。

・「書類をコード順に並べれば後で探すときに楽なのに、上へ上へと重ねていく人がいる。『順番に並べてます』という紙を貼った」(25歳女性/商社・卸/秘書・アシスタント職)
書類を共有する場合、ほかの人とのスムーズな連携も欠かせません。

・「繰り返される相手側のミス。マニュアルを作成して相手側へ送付」(27歳男性/金属・鉄鋼・化学/営業職)
手間がかかるけれど、確実な方法ですね。もしかしたら伝わってなかったのかも?

・「企画書を通すとき、課長まで相談する前の係長で止まって、あれこれを調べろといろいろ指示されること。面倒な時は、指示される前に課長の耳に入れて、トップダウンで進めてもらうようにする」(28歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
良い仕事のためには、さらに上の上司を頼りたくなることもありますよね。

・「書類にさっと目を通したがよく理解しておらず、後で見直さなければいけなくなるのは無駄だと思う。一度に時間をかけてしっかりと読み内容を頭に刻むほうが、トータルでは効率がいいと感じる」(22歳男性/建築・土木/技術職)
急がば回れとでもいいましょうか。この行動こそ本当の「効率化」でしょう。

効率化のためには「上手な時間の使い方」も必須です。まさに「時は金なり」。時間を上手に使えるようになれば、ビジネスはもちろん私生活も充実させることができます。

・「実験したりする仕事なので、その待ち時間が無駄。待っている間にデスクワークなどをしている」(26歳女性/団体・公益法人・官公庁/技術職)
限られた時間を有効に使えば、残業も回避できそうですね。

・「移動時間。本を読んだりする」(29歳女性/金属・鉄鋼・化学/営業職)
通勤の時間などは、本を読むのに最適です。満員電車の場合は音声学習もオススメ。

・「年末の書類の提出が、年に1度の事なので忘れてしまっており、調べたり・問い合わせたりと無駄が多いなと思う。できるだけ手順をノートに書いて、翌年に備えます」(29歳女性/ソフトウェア/事務系専門職)
コツコツやっておいたほうが、1日の作業量も楽で効率的というケースは多いですよね。

ほかにも、仕事をする上で効率化すべきことはたくさんあります。なかには、自分自身に反映することも。これはワガママを通すという意味ではなく、自分への無駄な負担を減らすことで、結果的に会社にもプラスになる......そういう効率化もあるのです。

・「つきあい残業は減らすようにしている」(24歳女性/金融・証券/営業職)
やるべき仕事が終わったら直ちに帰り、ゆっくり休めばまたいい仕事ができます。

・「紙で管理しているものの中で、データ管理できるものがあると無駄だなと思ってしまう。印刷しなくていいものは極力しない。データのバックアップをとる」(32歳女性/生保・損保/事務系専門職)
紙の無駄がはぶける上、後々の管理も容易。バックアップを複数しておくと安心できます。

・「ミーティングという名のおしゃべり会。なるべく自分が進行役に回ってミーティング自体を誘導して短時間で終わらせる。また、お昼の後だとみんなまったりしがちなので、お昼前に設定する」(25歳男性/建築・土木/事務系専門職)
これなら時間のロスも防げるし、リーダーシップがあると評価されそう。

・「すぐにやる必要のないことも気にして時間をかけてしまう。優先度が高いものから先にやる」(28歳男性/情報・IT/技術職)
仕事に優先順位をつけることは大切なこと。慣れてくれば要領も良くなると思います。

・「ネットで調べ物をしている間に、ネットサーフィンをしてしまうこと。小刻みにアラームをつけて自戒している」(30歳女性/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)
気になる見出しをクリックしていると、時間を忘れてしまいますよね。

・「タバコ休憩。その時間を減らせばもう少し早く仕事が終わると思う。対処法は、吸いたくなっても区切りが付くまでは吸わないようにしている」(26歳男性/医療・福祉/専門職)
喫煙者にはツライですが、仕事の後の一服は格別ですよ。

・「女性との交際。これが面倒くさいので、女性には近づかないように暮らしているし、女性の嫌いなことを実践している」(33歳男性/その他)
こ、これはかなりストイックな「究極の」効率化ですね。まねできそうもありません(笑)。

スキルアップには効率化が欠かせないようですが、何からやればわからない人も多いのでは? そんなときは、小説や映画でも話題になった、アメリカの経営学者「ピーター・ドラッカー」の言葉が参考になると思います。

「時間は最も乏しい資源であり、それが管理できなければほかの何事も管理することはできない」

タイムマネジメントこそがスキルアップの第一歩。基本的なことからスタートすれば、すぐに一人前の社会人になれるはず。充実した社会人ライフを楽しみましょう!