東レ経営研究所 特別顧問 佐々木常夫氏

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仕事の時間を効率的に使いたいと思うのなら、何よりも、その気持ちを強く持つことです。私は「志」といっていますが、そういう人は自分で工夫します。本を読んで真似をしようと思ってもダメ。それは俄勉強でしかありません。普段からの習慣づけが大切です。

私は東レの繊維企画管理部の課長時代から、家庭の事情で毎日6時には退社しなければなりませんでした。理由は長男が自閉症であることに加え、妻が肝硬変のため何度も入退院を繰り返し、私が子供3人の育児、家事、そして妻の看病という1人3役をこなしていたからです。

当然、仕事の段取りを良くしなければ無理です。朝から「今日、仕事を最短コースでいくにはどうしたらいいか……」と頭を絞りました。毎日、時間効率を考えている人間と、何も考えないでダラダラと深夜まで会社にいる人間では勝負になりません。10年も経てば、ものすごい差になって表れてきます。

段取りのコツは仕事の整理、いい換えれば“見える化”です。会社にはやたらと多くの仕事がありますが、その8割は定型仕事で、そのすべてを完全にやっていたのでは時間がいくらあっても足りません。本当に重要な仕事は2割です。これをきちんとやれば、その人の抱える仕事のほとんどは達成できてしまいます。

その際、仕事の重要度に応じてプライオリティをつけることも効果があります。仕事の軽重を見極め、重要度の高い仕事に集中するわけです。もちろん、雑用であっても、しなくてはならない業務もあります。それは後に回すか、他の人に任せればいい。プライオリティの高い仕事を選択し、自らデッドライン、すなわち締め切りを決めて追い込んでいくのです。

ここで注意すべきなのは、デッドラインの設定方法です。早めに決めておけば、締め切り間際に慌てずに済みます。また、そうした私の習慣を相手が理解していると、締め切り近くまで忘れていても、

「佐々木さん、どうされました。いつもだったら早いのに」と声をかけてもらえ、リスク管理の面でもプラスに働きます。

さらに、早めに仕事を終わらせておくと、見直す余裕も生まれ、付加価値が高まります。また、関係部署から「もう少し詳しい説明がほしい」といった依頼があっても、余裕を持って対応できます。

スケジュール管理も重要です。私は2つの卓上カレンダーと2冊の手帳を使っています。まず、カレンダーについてですが、いまは3月の隣に4月のカレンダーを並べ、予定を書き込み、2カ月分の予定を毎日確かめています。長い経験上、ビジネスは2カ月先を見通しながら進める必要があると考えているからです。

手帳も2週間分のスケジュールが記入できる大きなものと、メモとして使う小さな手帳を併用してきました。スケジュールはスケジュール、メモはメモと使い分けたほうが便利でしょう。先日、長男が通っている病院の予約で失敗をしてしまいました。いつもは午前9時半に入れているのですが、少しアポ取りが遅れ、10時半になってしまったのです。これでは、午前中は潰れてしまいます。

そこで、カレンダーや手帳へアポ取りのためのメモをします。これは絶対に完成しなくてはならない仕事が控えている場合も同じです。スケジュールに「自分へのアポイント」を入れます。来週の水曜日までに仕上げなくてはいけない企画書があり、金曜日の午後1時から3時が空いていれば、そこに書き込み別の予定をブロックしてしまうわけです。

■大切にしたい2段上の上司との関係

上司をうまく使うことも、段取り上手になるためのポイントです。私は「部下力を磨きなさい」といっていますが、上司とは仕事上の情報や価値観を共有化しておくことが重要なのです。

上司は部下と違った視点で物事を見ていますから、部下の提案に対し「これは優先順位が逆だ!」とか「この部分は加えてほしい」といった意見を持つこともあります。ですから仕事が振られたら、どの程度の位置づけなのか、自分なりに判断する一方で、上司の意見を聞く必要があります。そうすることで仕事の?品質基準.が確認できると考えています。

私は営業課長になったばかりの頃、部長のスケジュールを確認して、2週間に1回、30分程度のアポイントを取っていました。その際には、必ず仕事の進捗状況などの要件を紙に書いて、文書の形で渡しました。そして口頭で報告や相談をしたのです。こうしておけば、上司も安心していられます。

もう1つ、上司の上司、課長なら部長、次長なら本部長というように?2段上の上司.との付き合いも大切にしてきました。実は、2段上の上司も、自分の部下のそのまた部下の話を聞いてみたいと考えているものなのです。

例えば、部長ならすぐ下の課長が部下からどう評価されているのかを、とても気にしています。そんなときは「あの人はこんな素晴らしい面を見せてくれます」と褒めるのが常道です。でも、10回に1、2回はネガティブな情報を入れてもいいでしょう。そんな関係をつくっておくと、イザというときは親身になって相談にのってくれるものなのです。

もちろん、周囲との信頼関係をつくっておくことも重要です。私は「社内のメンターを持て」といっていますが、仕事の計画を立てるに際しても、その仕事に精通している人や、関連資料のある場所を知っている人の存在はありがたい。そうした人たちと、日頃から密にコミュニケーションをとっておきます。

上司、そしてさらに上の役職者と付き合うことによって、ビジネスマンは“視点の高さ”を手に入れられます。視点が高ければ、問題の捉え方が多角的・広角的になり、仕事の幅も出てきます。いつでも「上位者だったらどう考えるか」という意識を持つようにしましょう。

■良い習慣は才能を超える

私が繰り返し、良い習慣の大切さを説くのは、それが結局は自分のためになるからです。人間は自分を磨くために働いているのです。そう考えたら、日々の努力や難しい局面にチャレンジしていく、前向きな姿勢を保つことも大切です。すると、それが習慣化し、やりがいのある仕事にも恵まれていくでしょう。

私が「出世したほうがいい」とよく主張するのは、40歳前後で管理職になると、明らかに周りの“景色”が違って見えるからです。部長になればまた違った見え方をするでしょう。「社長は孤独だ」などといいますが、会社で一番やりがいを感じているのは社長です。そこを勘違いしてはいけません。

ただし、それなりの立場・役職に就いたら、部下に仕事を任せましょう。40代にもなって、プレイングマネジャーを自負している管理職がいますが、そんなものは愚の骨頂です。デキル部下がいるのに仕事を任せないのは、彼らの成長の芽を摘んでいることにほかなりません。

では自分自身は何をするかというと、大所高所の視点に立った戦略・戦術の立案です。課長なら、課のリーダーとして、与えられた目標を達成するために、人員配置と役割の徹底、各自の行動計画を考えてください。

そのためには部下との信頼関係構築も重要です。会社の仕事はチームで進めるものなので、情報はできるだけ共有化し、業務の効率化につなげていくべきでしょう。課内のコミュニケーションが円滑だと、課長が間違いそうになると、部下が注意してくれますし、悪い情報もいち早く伝わってきます。

私はいつも「良い習慣は才能を超える」と話しています。良い習慣を持つと、人は確実に成長していきます。ぜひそうなって、ビジネスマン人生で幸せを掴んでください。しかし、それには強い決意と覚悟が要ります。しかもそれは根本の部分に存在しているものですから、習慣以上に大切といっていいでしょう。

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東レ経営研究所 特別顧問 佐々木常夫
1944年、秋田市生まれ。69年東京大学経済学部卒業後、東レに入社。2001年に同期トップで取締役に就任。03年、東レ経営研究所社長に就任し、10年から現職を務める。著書に『そうか、君は課長になったのか』など。

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(東レ経営研究所 特別顧問 佐々木常夫 構成=岡村繁雄 撮影=小倉和徳)