ハイブリッドコンサルティング代表取締役CEO 吉山勇樹氏

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私が夜寝る前に習慣づけているのが、メールをチェックした後で確定したアポイントメントなどをB5判サイズの手帳にメモすることと、そこにあるメモを確認しながら翌日の自分の行動パターンを頭のなかでイメージすることです。時間にしてわずか3〜5分。しかし、そうしておくと、翌日はメリハリのある1日を過ごすことできるようになります。

私は、手帳を単なるスケジュール管理のツールだとは思っていません。顧客満足度を向上させて成果をアップしていくために、自分がやるべきタスクをリストアップし、確実に実行していくためのものだと考えています。いわゆる「To do list」と手帳のスケジュール機能を組み合わせ、自分自身の「行動管理手帳」として活用しているのです。

こういった体裁で私が手帳を活用し始めたのは、大学2年生でベンチャー企業の創業・運営に役員として携わったときです。目の前には膨大な量の仕事があり、何から手をつけていいのかわかりません。そんなとき、先輩経営者から行動管理手帳の重要性を教えていただきました。

私が使っている手帳は、見開き2ページに1週間のスケジュールが書き込めるバーティカルタイプのもの。30分刻みで横に罫線が引いてあり、そこに「研修」「フィードバックのためのアポ取り」など自分がなすべきことを、わかった段階ですぐメモするよう習慣化しています。

よく時間管理の重要性を耳にしますが、私が強調したいのは時間管理ではなく、行動管理だということです。皆さんさまざまな手帳活用の工夫を試みていらっしゃるようですが、行動レベル、すなわち、1日を分単位で捉えることが思い通りに仕事を進めるためのポイントなのです。

そしてもう1つ大切なのは、ゴールの設定です。「Plan-Do-Check-Action」のPDCAサイクルのことは、読者の皆さんもよくご存じでしょう。しかし、最初の取っ掛かりとなるプランをいくら立てても、どこに向かうべきなのか、目的としてのゴールをしっかり据えておかないと、間違った方向へ進みかねません。

マクロ的な話をまとめてから、ミクロの話に入っていかないと、物事の方向性は定まらないのです。自分自身を見失うこともあるでしょう。だから、多忙になるほど時間管理に緩みが生じてしまうのです。時間管理はあくまでもPDCAサイクルの「P」、つまり計画にすぎません。目的は自分の行動を管理すること。そのことを戒めるためにも、分刻みでの行動管理を手帳で実践しているのです。

■手書きの手帳がベストな理由

私は1年間のうちに220日ほど研修や講演で全国を飛び回っています。そんな移動の最中のタクシーや飛行機のなかで少しでも時間に余裕ができると、行動管理手帳を何度でも繰り返し見ています。私が手書きの手帳にこだわる理由もここにあります。一時期、パソコンを使ったこともあったのですが、飛行機のなかでは使用禁止です。いつでも開くことができる手書きの手帳がやはりベストです。

では、なぜ繰り返し見ているかというと、そこにメモしてあるタスクの「後続作業(後に続く仕事)」が頭のなかに浮かんでくるからです。7月25日にあるメーカーさんの営業研修が入っていたとしましょう。すると研修成果のフィードバックの資料作成、それを説明するためのアポ取り、新たな研修の企画など新たなタスクが次々と見えてきます。

1つのタスクが終わった時点で「よしできた」と、書き出したタスクに線を引いて消してしまう人がいますが、頭の思考回路をストップさせてはいけません。何度も繰り返し見ながら、その後にどのようなタスクがつながってくるのかを考えます。そうすることで、最終目的である顧客の心を掴んで放さない行動に近づいていけるようになるのです。

ここで行動管理のポイントをご紹介しましょう。それは「15分刻みの時間単位で自分の仕事を捉え直してみる」ということです。そうすると「忙しくて毎日残業だ」といっている人ほど、仕事中にムダ話が多かったり、喫煙スペースに長居をしていたりと、時間をダラダラと浪費していることがわかってきます。

「今日の予定は」と尋ねると、「会議があります。それくらいでしょうか」と答えが返ってくることがあります。その人は1日単位でしか仕事を捉えていないのです。また相手のある仕事、つまり“二人称以上の仕事”しか目に入っていません。そこで、1時間、30分、15分と時間単位を短くしていくと、自分1人で完結させる“一人称の仕事”がいくつも浮かんできます。そして、本来30分でできる仕事に、2時間も費やしているようなことも明らかになってきます。

つまり仕事を棚卸ししながら、その内容や進め方をチェックしているわけです。そこでムダやムラのある動きがわかったら、今度は15分単位で細切れに締め切りを区切って、個々のタスクごとに集中して取り組みます。すると、グングンと成果が上がっていきます。また、意外な「スキマ時間」を発見して、時間の有効活用という副次効果を得ることもできます。

もちろん、チェックは一度やったら終わりではありません。繰り返し行うことが大切です。その点でも、行動管理手帳を何度も見返す必要があります。また、そのステップの過程で、1つひとつの仕事に関するナレッジベース化も進み、これからやるべき個々のタスクが自然と頭の中に浮かんでくるようになります。

■着手日の設定で仕事をスムーズに開始

行動管理手帳の内容を共有することも大切です。私は「グーグル・カレンダー」を利用して自分のスケジュールを全社員に公開しています。また、社員には自分たちの行動管理手帳の内容を「全員メール」で送ってもらっています。私は毎朝出社すると、必ずそれらを確認します。

実は、そうすることは社員にとって大きなメリットがあります。上司である私から仕事を“ムチャ振り”されなくなるからです。目一杯仕事が詰まっているのがわかっていたら、「今日は新しい仕事を振るのをやめておこう」という気持ちになります。それで社員は自分のペースを乱されることなくスムーズにタスクをこなしていけるようになるのです。

とはいえ、顧客から電話がかかってきて、急用を頼まれることもあるでしょう。そうした“突発の仕事”をした場合、私は手帳に「したことリスト」として、その内容をメモしておきます。すると、自分の行動実績のすべてを網羅できて、各仕事にどれだけの時間がかかったかを把握することが可能となります。そして、次に同じような仕事をする際の目安ともいうべき“標準時間”を測定できて、仕事の精度アップにもつながります。

さらに、行動管理の工夫として「着手日」も設定しています。英国の歴史・政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンは「仕事は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」と指摘しました。夏休みの宿題をギリギリまで手をつけない子どもがいます。その結果、手に負えないくらいの量の宿題に膨らませてしまうようなことです。そこで、そうならないように締め切り日から逆算して着手日を設定します。

私が本を執筆する際には、編集者と締め切り日の約束を交わします。そうしたら、その2カ月前に着手日を設定し、まず「目次」と「前書き」から始めることを手帳にメモします。そうやって10ページ分なり、20ページ分なりを進めておけば、本文の原稿執筆もスムーズに進みます。

手元にある1年前、2年前の行動管理手帳に目を通していくと、ある顧客に対して自分がどのようにアプローチし、信頼関係を築いてきたのかがわかります。それは自分自身の“成長の記録”でもあるわけです。しかし、成長には「もうこれでいい」という到達点はありません。ですから、明日、将来の行動管理を徹底するため、今晩も手帳を開くのです。

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ハイブリッドコンサルティング代表取締役CEO 吉山勇樹
大学時代にベンチャー企業の創業・運営に参画し、卒業後は大手通信事業会社で新規事業開発をメーンで担当する。その後、教育人材コンサルティング会社の代表取締役を経て、ハイブリッドコンサルティングを設立。著書に『25歳からの仕事ルール』など。

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(ハイブリッドコンサルティング代表取締役CEO 吉山勇樹 構成=伊藤博之 撮影=水戸秀一)