忙しい時に受けた電話を、短く切るコツ








●電話は、受けたい時と受けたくない時がある

誰でも、忙しい時に長電話などはしたくないもの。ビジネスやプライベートで、相手に不快感を与えずに素早く電話を切るコツとは、何だろうか?



●かける側の基本は、相手に時間の了承を得ること

社会人になって、新人教育などで電話の受け方、かけ方は誰でも学ぶもの。しかし、相手から時間の了承を得るという基本を忘れている社会人は多い。



かける側の基本は、「今、5分程お時間はありますでしょうか?」あるいは、「○○の件をご相談したいのですが、今、ご都合は宜しいでしょうか?」といった具合に相手の都合を尋ねること。



こうした基本を相手が守ってくれればよいのだが、守らない場合もある。特に重要なお客さまからかかってきた電話などは、どのような用件でも相手のペースになりがち。それがお互いのビジネスの関係にとって良いのだろうか。また、プライベートでも同じ。親しい友人からの電話を、忙しいからといってむげに切るわけにはいかない、と多くの人は思うだろう。ではどうするか。



●重要なお客さまからの電話を短く切るコツ

重要なお客さまが、あなたの携帯や会社の電話にかけてくるのは、急ぎの用事の場合と、そうでもない場合がある。



まず、相手の急ぎの度合いを測るのがコツ。例えば、「この用件は、お急ぎになりますよね?」といった具合。相手は急ぎではない場合、切るタイミングだと分かる。



急ぎの場合は、例えば、「では、至急資料を揃えまして、こちらからお電話致します。」などと、こちらからすぐに折り返すことを強調する。その間に短い用件であれば済ますことができる。



あるいは、「ちょっと今、取り込んでおりまして、5分後に折り返しても宜しいですか?」といった具合に本音で相手に相談する。一般的に、かけ直した際は相手も話をまとめておくもの。



プライベートでは、長電話が好きな相手に嫌われずに短く切るにはどうしたらよいか。相手と電話で話すことは歓迎するが、今はタイミングが悪いということをしっかり穏やかに伝えるための言葉を探そう。



例えば、「今、じっくりと話を聞きたいのだけれど、ちょっと用事があって落ち着かないので、明日の晩あたり、話そうか?」などと提案してみてはいかがだろうか?



忙しい時に、無理をして長電話に付き合うよりも、短く切ることは、自分にとっても相手にとってもプラスになるのではないだろうか。



(文:深山敏郎/(株)ミヤマコンサルティンググループ/コミュニケーションズ・スペシャリスト)



●著者プロフィール

深山敏郎。コミュニケーション改善の請負人として、高級ホテル、外食チェーン、外車ディーラー、IT企業など、20年で延べ4万人あまりを直接指導。夢は、英国でシェイクスピア芝居を英語で上演すること。 http://www.miyamacg.com/ お問合せ先:info@miyamacg.com

執筆協力:石井公一(いしいきみかず 中小企業診断士)