【女性編】ビジネスメールを出すときのひそかなこだわりランキング


どうしたら効果的な仕事メールになる?





皆さんは、ビジネスメールを送る際に、大事にしているこだわりはありますか? 意思伝達がうまくいって業務が滞らない方法や、顧客の心をつかむメール術など、オリジナルの方法はいろいろありそうです。業務上のメールを作成し、また送信するにあたり気を配っていることについて、マイナビ会員の女性573名に教えていただきました。





Q.ビジネスメールを出すときのひそかなこだわりを教えてください(複数回答)

1位 簡潔に書くように心がける 41.5%

2位 敬語に気をつける 24.1%

3位 時候のあいさつをいれる 11.7%

4位 相手を気遣う言葉を添える 10.3%

5位 すぐに返信する 8.2%







■簡潔に書くように心がける

・「すぐに要件が相手に伝わるようにするには、簡潔に書いた方がいいから」(28歳/その他)

・「長いメールだと読む気が失せるので、かえってよくないのではないかと思うから」(26歳/商社・卸/事務系専門職)

・「定型文を登録してあるので、過不足ない簡潔な文章がすぐ作れ、業務効率が上がっていると思う」(32歳/機械・精密機器/秘書・アシスタント職)





■敬語に気をつける

・「気をつけていても間違った言い回しなどをしてしまいがちなので、敬語辞典で調べたりして間違いがないようにしている。何年社会人をやっていても、敬語って難しい」(32歳/ソフトウェア/事務系専門職)

・「ちょっとでも、丁寧な文章をすばやく作成したいので、辞書登録しています」(24歳/ホテル・旅行・アミューズメント/秘書・アシスタント職)

・「後に残るから、相手が読んで気持ちのいいものになるよう心がける」(24歳/通信/秘書・アシスタント職)





■時候のあいさつをいれる

・「時候のあいさつを選んだりこだわったりするのは、ビジネスマナーの常識だから」(23歳/金融・証券/専門職)

・「時候のあいさつは日本人特有の手紙文化を踏襲していると思うので、できるだけ入れるようにしている」(27歳/マスコミ・広告/クリエイティブ職)

・「敬語と一体をなすものだから、気をつけています」(31歳/医療・福祉/専門職)





■相手を気遣う言葉を添える

・「営業メールなどに自分らしさを出すためです」(25歳/情報・IT/営業職)

・「これくらいは必要かなあ、と思っています」(29歳/建設・土木/事務系専門職)

・「ねぎらいの言葉は絶対入れます」(24歳/商社・卸/事務系専門職)





■すぐに返信する

・「すぐに返信したほうが、印象がよいと思うから」(28歳/食品・飲料/事務系専門職)

・「特に職場のメールなら、すぐ返信した方が喜ばれると思うから」(25歳/学校・教育関連/事務系専門職)

・「なるべく迅速に対応するのが、会社の業務上基本的なことなので」(24歳/医療・福祉/営業職)





■番外編:時には自分らしさを表現することも効果的

・社交辞令を忘れない「大人の常識でしょうか」(47歳/その他)

・件名にこだわる「件名にどういう要件なのか、一番わかりやすい言葉を入れるようにしたいです」(26歳/医療・福祉/専門職)

・署名をデコレーションする「署名ぐらい凝ったのにしたい」(34歳/その他)





総評

1位は「簡潔に書くように心がける」が選ばれました。何よりも案件などの意味を相手に伝えることこそが大事である、という意見が多数。「定型文を登録する」というコメントは参考になります。





2位は「敬語に気をつける」。常識とはいえ、難しいものですよね。敬語辞典で調べたり、辞書登録をするなど、注意を払っている様子がうかがえます。





3位には、「時候のあいさつをいれる」がランクイン。「時候のあいさつは日本人特有の手紙文化を踏襲していると思う」というコメントが印象的でした。4位には、「相手を気遣う言葉を添える」。これは、業務メールに個性を出すことにつながっているようですね。





今回のランキングから、業務上の効果・効率が上がるように、いろいろと考えている人が多いこともわかりました。参考にできるこだわりも多く、明日から実践してみたいと思います。

(文・OFFICE-SANGA 澤井輝一)





調査時期:2012年9月19日〜2012年9月23日

調査対象:マイナビニュース会員

調査数:女性573名

調査方法:インターネットログイン式アンケート