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完璧にスケジューリングしたつもりなのに、なぜいつも時間が足りなくなるのか。それは時間リスクの見積もりが甘いからです。

仕事の計画を立てるとき、万が一に備えて手は打ってあると胸を張る人は少なくありません。しかし、その多くは危機(ハザード)管理であって、リスク管理でないことに気づいていない。

ハザードとは、災害や事故といった事態のことであり、危機管理ではハザード発生時のリカバリーに主眼が置かれます。一方、リスクはハザードと違い、日常の中で予定どおりに進まない可能性があるものすべてを指します。たとえば「仕事中に突然、顧客が来訪する」というイベントは、けっして災害や事故ではありませんが、日常的で不確実という点では立派なリスクです。時間のリスク管理とは、こうしたイベントを事前に把握してマネジメントすることをいいます。

普通に仕事をしていれば、さまざまな時間リスクに出合います。「いざ外で仕事をしようと思ったら、必要な資料が揃っていなかった」(資料の欠落)、「上司の意図を誤解したまま仕事を進めて、やりなおしを命じられた」(要求への無知)といったイベントも起こりうるでしょう。

100時間の仕事に対して、こうした数々のリスクイベントが起こるとしたら、どれほどの時間ロスが発生する可能性があるのか。それをQRA(クオンティティブ・リスク・アセスメント=定量的リスク分析)という手法でシミュレーションしたものが、手順1から3のグラフです。

QRAは、建築事業などの中長期プロジェクトにおいて工期や事業費などを事前予測する分析手法です。工事が予定どおりに実施されれば工期や事業費は最小限で済みますが、現実にはさまざまな不確定イベント(リスクイベント)があり、当初の計画どおりにはいきません。そこでリスクイベントごとに設定した確率と影響度に基づき、統計学上有意な回数のシミュレーションを実施します。仮に「30%の確率で予算が1.5倍に膨らむ」という予測結果が出れば、それを念頭に置いて予算を多めに取ったり、改善を重ねてコスト削減を図るわけです。

この手法は個人の仕事のスケジューリングにも適用可能です。ここでは手順1にあげた10のリスクイベントについて、それぞれ3つのシナリオの確率と影響度を設定。実際のQRAで用いるソフトを使い、2000回のシミュレーションを実行しました(手順2)。

さて、結果はどうだったのか。予定どおりなら100時間で済む仕事でしたが、2000回のうち約8割は131〜164時間かかるという結果になりました(手順3)。なかでも、もっとも多く分布されたのは140時間台。100時間のつもりで計画を組んでも、実際は140時間かかるケースが多いというのです。

これを別の角度から見ると、時間リスクというものを考えたとき、常に1日平均0.4時間のロスが発生していることがわかります。それを計算式で表したのが、手順4の「遭遇確率×発現確率×影響度+不測」という式です(「不測」はハザードなので計算に入れません)。

たとえば、「知人に会って飲むことになる」といったイベントもリスクになります。知人と会うのは週に1回(遭遇確率)。そのうち2回に1回飲みにいくことになり(発現確率)、さらに2回に1回は2軒目までいって5時間コースになるとします(影響度)。その場合でも、導き出された計算式によれば、ロスは常に0.4時間です。

つまり、1日0.4時間の時間ロスを毎日のスケジュールに組み込んでいれば、知人と会ってハシゴすることになっても、あとで調整が可能ということになります。ところが、毎日0.4時間のバッファを織り込んでいない人は、一度飲みに行っただけで計画が破綻して、「知人に会わなければよかった」と後悔する。ここで時間リスクの管理ができている人と、そうでない人に分かれるのです。

この結果から、私たちは2つのことを学ぶべきでしょう。まず一つは、スケジューリングに1.4倍の余裕を持つということです。自分の能力を100%稼働させれば10時間で終わる仕事でも、実際はさまざまなリスクイベントが発現して、10時間では70%までしか進まない可能性が高い。それを最初から織り込んで14時間でスケジューリングしておけば、ツイていないことが少々重なっても、時間が足りなくなることはないはずです。

もう一つは、改善の努力です。今回の分析では、一般的なビジネスパーソンの仕事の進め方を念頭に置いてリスクイベントの発現確率と影響度を設定しました。ただ、これらは仕事の進め方を工夫することによって小さくすることが可能です。今回の分析でも、かなりの部分まで改善が進んだとして再シミュレーションすると、100時間の仕事はほとんど107〜113時間の範囲に収まりました。

これは確率に左右されるので、一回一回を切り取れば、「改善前は120時間だったのに、改善後は130時間かかった」という逆転現象も起こりえます。しかし、それは結果論。仕事を重ねれば、理論的には改善の努力をした人ほど100時間に近づきます。

製造業には「1秒1歩1グラム」という標語があります。これは最小単位まで徹底的に作業プロセスのムダを省こうという姿勢の表れ。個人の仕事でも、そのくらいのつもりで改善を重ねて、時間リスクの最小化を図りたいところです。

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ファンクショナル・アプローチ研究所 代表取締役社長 横田尚哉(よこた・ひさや)
改善士。世界最大企業であるGE(ゼネラル・エレクトリック)の価値工学に基づく分析手法を取り入れて、総額1兆円の公共事業改善に乗り出し、10年間でコスト縮減総額2000億円を実現させた。「30年後の子供たちのために、輝く未来を遺したい」という信念のもと、そのノウハウを潔く公開するスタイルは各種メディアの注目の的となっている。全国から取材や講演依頼が殺到し、コンサルティングサービスは約6カ月待ち。また、「形にとらわれるな、本質をとらえろ」というメッセージから生み出されるダイナミックな問題解決の手法は、業務改善にも功を奏することから「チームデザイン」の手法としても注目が高まっている。

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(ファンクショナル・アプローチ研究所代表取締役 横田尚哉=分析 村上 敬=構成 ファンクショナル・アプローチ研究所=図版提供)