<刺さる報告書>−手書き感ある「熟慮」が相手への配慮を生む−−住友電気工業社長 松本正義氏

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報告書の必須条件は、仕事の成果である出口と日程の時間軸がきちんと書かれていること。ストーリーの展開にメリハリがきいて起承転結がはっきりしていること。そして簡潔なことはいうまでもありません。この条件は報告書であれ、研究発表や経営会議での報告であれ、重要なポイントになります。報告を受ける側は忙しい立場の人が多く、だらだらと報告されてはかないません。

私が報告書で鍛えられたのは、1973年から5年間のシカゴ駐在でアメリカ中西部を1人で担当したときのことです。当時、日本とのコミュニケーション手段は手紙と国際電話、テレックスの3つしかありません。国際電話は料金が非常に高く、事業部は認めてくれません。ローマ字表記のテレックスは、ちょっとした連絡でもロール紙が長々と吐き出され、膨大な量になりました。

そのためほとんどが手紙による報告でしたが、手紙の往復、事業部での検討時間を入れるとビジネスサイクルは3週間にもなります。無駄を省き、長文にならぬよう心がけました。

仕事の文書は上司に読ませ、自分の考え方に賛同してもらい、支援を得るのが目的です。読む人の気持ちに立って書くのでなければ、日記を書いているのと同じこと。私はA4サイズで5、6枚になる叩き台の考えを、1枚にまとまるまで推敲を重ね、日本へ書き送っていました。

もちろんワープロなどありません。手で認めていましたが、手書きは大変な頭の訓練になります。ワープロで書いたからといって、考えていないわけではありませんが、簡単に修正ができるため、頭の中で思考を醸成させて文章化する作業は少なくなっているはずです。私もつたない字で報告書や起案書を何回も書き直したものですが、書き始める前には構成をしっかり考えていました。

いまは報告書もメールで送られてくることが多くなっています。パソコンを使った報告書は字も読みやすく、見た目も綺麗に仕上がっているため、立派なことが書いてあるように思えますが、幹部の文章でもじっくり読むと内容がよくわからないものがある。報告書に限らず、徹底的に熟考して書く「手書き感覚」を忘れてはいけません。

■松本正義氏が「報告書」を添削!

×BEFORE

(1)なぜ遅れが生じたのか、原因を調べて分析を行っていないため、有効な打開策を判断する材料が極めて少なくなってしまう。

(2)どの程度の支障が出るのか時間軸で示さなければ、読み手は事態の深刻さを理解しづらい。

(3)テクニカルタームを多用するとその分野に詳しくない人間に正確な意図が通じにくくなってしまう。相手の立場に立って読みやすい文章にする工夫が必要である。

(4)冗長な報告書は経営者にとって貴重な時間を奪ってしまう結果となる。直属の上司に対する報告であれば必要な情報なのかもしれないが、読み手が誰なのかによって適切な内容に変えることが重要だ。

○AFTER

(1)読み手の立場で簡潔にまとめる
読み手である上司は自分以上に忙しいのだから、ワンフレーズで概要を把握できるように内容を凝集させる。

(2)現状の説明をわかりやすく明確に
読み手が現状を把握するために、課題が生まれるに至った原因を説明する。そのうえで必要な支援を経営側に求めていくことが重要だ。

(3)課題解決のアイデアを示す
ただ窮状を訴えるだけでは意味がない。想定しうる解決策の選択肢を示し、上司が「時間軸」と「出口」を把握できる状態にしたうえで判断を仰ぐのが仕事をスムーズに進捗させる近道である。

(4)出口をきちんと見せる
対応策を実施した結果、どういった具体的な成果が得られるのか、青写真を示してコミットする姿勢が必要である。

(5)時間軸を明確にする
いつまでに何が必要で、何を達成できるのか、時間軸で示さなければどんな目標も実現できない。

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住友電気工業社長 松本正義(まつもと・まさよし)
1944年、兵庫県生まれ。67年一橋大学法学部卒、同年住友電気工業入社。海外事業部などを経て、2004年より現職。学生時代からスポーツ万能で現在もジョギングで体を鍛える。

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(吉田茂人=構成 伊藤 晋=事例作成 相澤 正=撮影)