ファンクショナル・アプローチ研究所 代表取締役 横田尚哉
1964年生まれ。米国GE社で生まれた改善の技術を応用。10年間で総額1兆円の公共事業の改善に乗り出しコスト縮減総額2000億円を実現。著書に『ワンランク上の問題解決の技術』『ファンクショナル・アプローチ入門』ほか。

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一流のプロフェッショナルたちは、何を切り捨て、何に力を注ぎ、どのようにしてチャンスをモノにしてきたのか。有限の時間を効果的に活用するためのノウハウと哲学を公開。

■横田尚哉さんからのアドバイス

人に仕事を振るときには、まず相手の能力を見極めなくてはいけません。ファンクションで伝えればわかる人と、形で伝えないとわからない人では、仕事の頼み方を変える必要があるからです。

ファンクションで伝えられる相手なら「取引先を納得させるプレゼン資料をつくってほしい」の一言でこちらの意図が伝わるかもしれません。しかし、形で伝えなければわからない相手に同じ指示をすると、まったく見当違いの成果物が返ってくる恐れがあります。形で伝える必要のある相手には、「取引先に訴求したいポイントは○○と××。これらをそれぞれ図解して、データを添えた資料をつくってほしい」と細かく伝えるべきです。指示を出す側はファンクションで伝わることを期待しがちですが、それは勝手な願望。相手の理解度を確認しながら指示を伝えたほうがいいでしょう。

人に仕事を頼めば、待ち時間が必ず発生します。せっかく人の力を借りて自分の時間を増やしているのに、待ち時間対策を怠り、逆に自分の時間を奪われるようでは本末転倒。待ち時間に左右されることなく、自分のペースで仕事を進められる工夫をすべきです。

私は頼んだ仕事が形になるまで、気にしないように心掛けています。例えば作成を頼んだ資料が順次送られてきても、一定量溜まるまでは手をつけずに放置。待ち時間を減らそうとして1枚出来上がるたびにチェックしていたら、作業が途切れ途切れになり、かえって稼働率が落ちます。待ち時間も、まとめれば別の作業に集中して費やすことが可能。「仕事、どこまで進んだ?」と途中でチェックを入れる行為は、むしろ非効率です。

ただ、このやり方には条件があります。それは仕事を頼む前に段取りを煮詰めて、一部を加工しておくこと。そのプロセスまでできていれば、待ち時間を熟成期間として捉え、安心して仕事の戻りを待つことができるはず。逆にいうと、人に頼んだ仕事の途中経過が気になるのは、段取りがいい加減だから。くれぐれも生煮えのまま人に仕事を頼まないことです。

■倉持淳子さんからのアドバイス

人に動いてもらうことの難しさを痛感したのは、前職で東京の営業グループマネージャーになったときでした。それまでは80人のグループで12カ月連続達成記録を樹立するなど、それなりに人をマネジメントできている自信はあったんです。ただ、成果が出せたのは、ずっと一緒にやってきたメンバーが成長したからなんですね。全く育てたことがない問題児ばかりのチームの面倒も見ながら、東京を統括するという現実に、私は直面しました。そして、その問題チームが予算を達成できなかったんですよ。

従来のやり方は、私と一緒に這い上がってきた部下には適切だったかもしれないけれど、本来怠け癖があり、サボることを正当化する能力を高めてきた部下には不適切だということがわかりました。そこで、どんなにダメな部下に対しても、年齢が私よりも上でも、親の気持ちでその一人ひとりの人生に対してコミットする覚悟を決めました。

それまではやる気がない部下、嘘をつく部下には「辞めてくれて結構」というスタンスで、やる気があって素直な部下だけを丁寧に指導するというやり方を取ってきました。でも、やる気がない部下でも育てないといけない状況になったとき、私は考え方を根本から変えたのです。やる気のない部下にいくら方法論を教えても無駄。部下と真剣に向き合い、人生を預かるくらいのつもりで踏み込んで指導していくことにしました。仕事を楽しみ、自分がやれると思ってもらうために、ダメな部下に向き合い、時に褒め、時に怒鳴り、時に涙し、私の本気をぶつけました。あの時期は精神的にも大変で、半年間で体重が20キロも減りました。

ただ、そのおかげで、以前はサボり魔だった部下が自主的に夜遅くまで残って頑張るようになった。人を変えることは容易ではないですが、変わったあとの効果は大きく、逆に仕事が楽になりました。部下の本気に火をつけるまで、いかに自分の時間を投資するかが勝負ですね。

(村上 敬=文 相澤 正、久間昌史=撮影)