ファンクショナル・アプローチ研究所 代表取締役 横田尚哉
1964年生まれ。米国GE社で生まれた改善の技術を応用。10年間で総額1兆円の公共事業の改善に乗り出しコスト縮減総額2000億円を実現。著書に『ワンランク上の問題解決の技術』『ファンクショナル・アプローチ入門』ほか。

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一流のプロフェッショナルたちは、何を切り捨て、何に力を注ぎ、どのようにしてチャンスをモノにしてきたのか。有限の時間を効果的に活用するためのノウハウと哲学を公開。

■横田尚哉さんからのアドバイス

手帳は重視するファンクションによってたびたび変えています。手帳のキー・ファンクションは「予定作業を助ける」「活動を伝える」「やる気を出す」「記憶を助ける」の4つ。これらをすべて同時に満たす必要はありません。自分のポジションや仕事の状況に合わせて、そのとき必要なファンクションを満たすツールを選べばいいのです。

ここ数年は方眼入りの野帳(フィールドノート)を使い、自分で4週間単位のフォーマットをつくって書き込んでいました。1カ月単位ではなく4週間単位にしたのは、日数を正確に把握するためです。1カ月単位では月をまたいだ場合に何日先の予定なのかわかりづらいですが、4週間単位なら一目で把握できます。

野帳はお気に入りでしたが、仕事が一段と忙しくなり、より細かなスケジュール管理が必要になったため、次に週単位のバーチカルタイプに移行。ここまでは「予定作業を助ける」というファンクションを重視した手帳選びです。

スタッフを動かす立場になって重視するようになったのは、「活動を伝える」というファンクションです。自分のスケジュールをスタッフと共有するのに、アナログは不向きです。そこでデジタル管理ツールに移行。現在はさらにスマートフォンとの連携を重視して、Googleカレンダーに予定を入れています。

もちろん今後もGoogleカレンダーを使い続けるかどうかは決めていません。スケジュール管理で大切なのは、形にこだわることではなく、自分にとって必要なファンクションを満たすこと。自分が置かれた状況が変われば、おそらくまた別のツールを模索することになるのではないでしょうか。

■千葉智之さんからのアドバイス

僕はデジタルとアナログの併用でスケジュールを管理しています。会議や打ち合わせなど事前に日時が決まっている仕事はOutlookに入力。時間は未定でもタスクとして見えているものは、OutlookのToDoリストに入れます。ここまでがデジタル管理です。

月曜日になるとOutlookを1週間分プリントアウトして、毎朝、その日の詳細なスケジュールを手書きで書き込んでいきます。会議や打ち合わせの予定はすでに印刷されているので、その合間にタスクを当てはめていく作業になります。これは紙とペンで行うので、まるっきりアナログです。

膨大な数の予定を漏れなく記録するには、デジタルの力を借りるのが一番です。デジタルは手帳と違って書くスペースに制限がありませんし、あとから情報を整理するのも簡単です。こうした特性を活かして、デジタルは1週間以上先の予定を管理するときに活用しています。

一方、アナログは毎日の時間管理に向いています。例えばリスケして書き直すのは手書きのほうが簡単だし、終わったタスクを赤ペンでザーッと消していくのも達成感があって気持ちいい。

デジタルかアナログかの二者択一ではなく、両方のいいところを組み合わせて使うのが僕のやり方です。

■倉持淳子さんからのアドバイス

いつも持ち歩いているのはB6サイズの手帳です。日々の予定は週のページで管理しますが、目標管理に使うのは1カ月の見開きページ。いろいろと書き込むので、余白部分が大きいものがいいです。

紙の手帳を使うのは、手書きにこだわりがあるから。手帳には自分の成果や行動を数値化して記録しますが、ひと手間かけて手で書き込むからこそ、数値を自分のものとして捉えることができるようになります。

手書きの重要性をとくに実感したのは、マネージャーになったときですね。各営業所から上がってくる数字をPCの画面で眺めているだけでは、数字が他人事になってしまい、うまくコミットメントできなかった。ところが同じものを自分の手で手帳に書き込み、毎日目に触れる状態にしたところ、途端に数字が自分のものに。上のポジションになるほど手書きの効用を実感できるはずです。

(村上 敬=文 相澤 正、久間昌史=撮影)