仕事を加速させる「レファ本」棚/文章における正確さはそのまま説得力に繋がる。ネット情報はエディターシップの欠如と個人情報のデタラメさという致命的な欠点がある。具体的な書名は、『使えるレファ本150選』(ちくま新書)で紹介している。

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■デジタル一本化は非効率で無意味

探し物に時間がかかって集中力が途切れてしまう――。誰しも経験があるでしょうが、これほど大きなロスはありません。23年前、ジャーナリストとして仕事場を設けたときに最重要の課題となったのが、文献や資料を探す時間の短縮でした。

いま、私の書斎では最短2秒、最悪でも5秒までに必要な資料へアクセスできます。執筆中の仕事に関する資料はデスクの足元に集めていますし、これから取りかかるものは優先順位に応じて書棚に並べています。切り抜きやメモを入れたファイル袋と関連書籍は、仕事ごとにまとめておく。そして、1日の最後にはすべて所定の位置に戻し、資料は衣装ケースに収納して倉庫にしまいます。

きれい好きなわけでも見栄えを気にしているわけでもありません。私は記憶力が悪いので、何がどこにあるか忘れてしまう。これも必要に迫られてつくり上げた仕組みです。皮肉ではなく、記憶力に自信がある人ほどデスクまわりが乱雑になるはずです。どこに何があるか覚えていれば、整頓の必要はありませんから。

資料整理で重宝するツールの一つがコピー機です。書籍から気になる部分を抜粋するのも簡単ですし、ジャンルの分類に迷う資料はコピーして複数の袋に入れれば片付きます。ただし手軽に使うにはウオームアップタイムがゼロ、つまりスイッチオンですぐに使える機種である必要があります。私が愛用しているのは、キヤノンの「ファミリーコピア(またはミニコピア)」のシリーズです。

全資料のデジタル化を提唱している人もいますが、デジタルへの一元化は、断じて効率的ではないと考えています。現在の蔵書は約2万冊。過去の仕事で参考にした本はすべて保管しています。それに加え、裁判調書など何メートルもの高さになる紙の資料がいくつもある。それらをすべてスキャンすることは現実的ではありませんし、無意味です。資料の置き場がなくて、やむなくデジタル化するというのならわかりますが、一元化が目的になっては本末転倒です。

いまのところ必要な情報を即座に一覧できるという点で、紙に優る資料はありません。ネットは速報性に優れているものの不正確な情報が少なくない。やはり専門家やプロの編集者が携わった書籍が基本的な資料であるのは変わらないし、辞書や辞典、白書などの「レファ本」もまだまだ手放せません。もちろん今後、デジタル資料は増えていくでしょう。私も、裁判の判例や学術論文、新聞記事などのデータベースには毎月数万円を支払っています。いくつかの「レファ本」もデータのほうが便利になってきました。ただ、デジタルですべて済むという人は、その程度の仕事しかできない人だといえます。

■「仕事場」の仕事効率化ツール大公開

【A】仕事を残さない「棚別仕分け」/デスクの後ろの書棚には、優先順位ごとに仕事の資料をまとめている。床上に置いているのは、すべて今日中に済ませる資料。翌日、翌々日の資料もすでに書棚にまとめてある。

【B】一生分を確保済みの希少キーボード/文字入力にはNECが発売していた「M式」を愛用。日本語発音の特徴にそって左手側に母音、右手側に子音がある。現在、8個を保有。入手時、オークションで10万円以上した希少品。

【C】電動レターオープナー、「済」ハンコ/細かな事務作業が終わるたびに、書類に「済」のハンコを押している。「片付いた」という実感があり、気持ちに区切りがつく。ハンコを押すことが快感になり、作業も楽しくなる。電動レターオープナー(アスカ「LO80P」)も動作が楽しい小道具のひとつ。封書を開けるだけの機能だが、机上でのいい気分転換になる。

【D】13万円の高級デスクチェア/机と椅子が立派であれば、そこに座りたくなるものだ。椅子はハーマンミラー社のアーロンチェア。机は先日30万円ほどで買ったイタリア製のもの。資料は広い机にバラッと並べて使う。

【E】文具も収納するクリアチェスト/10段ある引き出しごとにインデックスをつけて管理。「外出時」「引き継ぎ」「文房具類」「名刺」「ネタ」などに分かれている。写真は通販生活で購入した「クリアチェスト」。

【F】コピー機、高速プリンタ/様々なデジタル機器が普及するなかで、いまだに普及率が低いのがコピー機。資料を機械的に蓄積していくためには大変便利な道具だ。起動の早いものを選んでいる。プリンタも同様。

※すべて雑誌掲載当時

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作家・ジャーナリスト
日垣 隆
1958年、長野県生まれ。『そして殺人者は野に放たれる』で新潮ドキュメント賞受賞。愛用ツールについては近著『知的ストレッチ入門』(新潮文庫)に詳しい。

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(作家・ジャーナリスト 日垣 隆 構成=山川 徹 撮影=小原孝博)