刺さるビジネス文「上司がすべきたったひとつのこと」

「完結を旨とせよ」

帝人の大八木成男社長はずばりと指摘する。背景には「シンプルでないもの、要するに複雑な話や複雑な文章は、絶対に本質を突いていない」という認識がある。

ローソンの新浪剛史社長も「典型的なダメ文書は、とにかく長いこと」と切り捨てる。新浪社長によれば、長くて複雑な文章は「難しい経緯の中で自分がいかに奮闘しているか(中略)、いかに豊富な知識を持って事に当たっているか、理解してほしいというアピール」にすぎない。

企画書や稟議書の読み手である経営トップは、くだくだしい経緯の説明ではなく、結論から入る単刀直入な文書を求めている。文書を提出する側(部下)は、このような受け手側の考えを理解したうえで書くべきだ。では、シンプルに書くとはどういうことか。

大八木社長の流儀は「最初に『結論』が明示され、次に『課題』、最後に課題に対する『対策』という形で構成されている」というもの。よきビジネス文を書くための第1の条件は「シンプル」だ。

ただし形式だけ整えても、内容が伴っていなければ画餅と同じ。第2の条件は「ロジカル」であること。そのためには、背後に論理と実証の積み重ねが必要だ。大八木社長は「書き始める前の段階で、フレームワークを可能な限り拡大する作業が必要」という。具体的には、関連情報の収集と検討である。

ビジネス文は、文面に盛り込まれたことがすべてではない。発表資料ばかりか企画書や稟議書であっても、ときとして口頭でのプレゼンテーションが必要だ。書かれていないこと、たとえば「なぜほかのプランではいけないのか」の証明がいる。

第3の条件は「インプレッシブ」であること。「理念を語ることは大事だが、それだけでは受け手である社員たちは納得しない」と語るのは、三菱重工業の大宮英明社長である。たとえば会社の非効率な縦割り体質を変えようと訴える際に盛り込むのが、事業部門間で「給料袋が違っていた」という事例だ。これによって「誰もが問題点をイメージできる」。

論理だけでは相手の心に届かないことがある。だから相手を共感させ、信頼感を醸成するための要素、言い方を換えれば、相手の心に刺さる印象的な言葉が必要だというのである。同様のことを、大八木社長は「純朴」、新浪社長は「共鳴」、クレディセゾンの林野宏社長は「サプライズ」と表現する。

一方、上司にもやるべきことがある。作成途中の指導である。大宮社長が課長時代に実践していたのは、部下に最初に「目次」と呼ぶ構成案を出させること。そこで方向性をチェックしてから、本番の文書づくりをさせたという。

大八木社長の若いころの経験はかなり苛烈だ。真っ赤になるまで英文レターの添削を受けた。エピソードはこうだ。

上司から海外との交渉方針に関する文書を渡されると、1日がかりでこれを翻訳する。和英辞典、英英辞典、英英活用辞典と首っ引きで、単語や文法のみならず、ニュアンスの是非まで調べ抜く。それを社内の英語の達人に見せると、長い場合は3ページにもわたって線で消され、その上に添削文が大書されて戻ってきたものである――。

大八木社長は添削を受けた文書を大切に保存している。

「部下にきちんとした文章を書かせたいと思ったら、叩くという作業も時に必要だ」

機会を逃せば、仕事全体の遅滞を招く。指導のできない者に上司の資格はない。

※すべて雑誌掲載当時