図解!「高生産会議」の議事録&シナリオ入門【5】

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積み残した課題のうち、対応策や担当者が決まっているアクションを追いかけるのはそれほど難しくない。実行の期限を議事録に明記しておけば、ずるずると引きずることはないはずだ。

厄介なのは、対応策や担当者が決まっていない未解決事項、つまりイシューだ。イシューが放置される原因はいろいろある。まず考えられるのは、課題が大きすぎたり漠然としているケースである。どこから手をつけていいのかがわからず、担当の押し付け合いが起きてしまうのだ。

誰も手を挙げないなら、イシューオーナー(未解決事項自体の担当者)を決めてはどうだろうか。イシューオーナーの役割は課題そのものの解決ではなく、実行役である担当者を選定することである。つまり未解決事項をアクションに落とすか他者にオーナーを移管した時点でお役御免となる。それでも出席者が尻込みするなら、課題が放置されたときにもっとも困る人をイシューオーナーに指名するしかない。少なくとも、アクションの担当者になるより負担は小さく、受け入れられやすいだろう。

イシューをアクション化するにあたっても期限は必要だ。たとえば「そろそろ弊社もツイッターで何かやろう」といった話が出て、そのままになっていたとする。これもイシューの一つだ。このように漠然としている場合、期限を区切らないとなかなか前進しない。あまりに漠然としてつかみどころがない場合は、「Aさんはツイッターの利用実態調査、Bさんはマーケティング活用事例の収集」というように、課題を分解して複数の担当者に割り振ってもいい。

イシューを継続的にチェックする仕組みがないことも、放置される原因の一つだ。イシューを議事録に残してもいいが、議事録は会議ごとに作成するため、過去にどのような未解決事項が発生し、現在どこまでアクション化されたのかは時系列では追いづらい。

そこでおすすめしたいのが、「イシューログ」(未解決事項のリスト)をつくることだ。イシューログは議事録と別に作成して別々に運用すれば、会議を重ねて議事録のファイルが分厚くなっても、イシューが埋もれる心配はない。

イシューログは会議主催者や事務局がフォローして、会議のたびに進捗を確認する。新たにイシューが発生したら、随時追加していけばいい。ここまで徹底すれば、積み残した課題がプロジェクトを足止めすることもないはずだ。

■「議事録」「イシューログ」のよい例

1.迷走を防ぐには目的を「状態」で表し共有すること

議題は決まっていても、目的が明らかにされていない会議が多い。「説明」「報告」ではなく、到達すべき状態を示す「共有」「合意」などの形で表す。

2.目的を個人別に設定すれば参加意識が高まる

目的は「部門別」「個人別」にすればより明確になる。個人別にすることで、出席の必要がない人が出てくることも。

3.「やるべきこと」は担当者・期限とセットで明記

会議結果は、誰がいつまでに何をするということを明記する。

4.「イシューログ」をつくれば積み残しがなくなる

「未解決事項」もリスト化すれば、「会議のたびに同じ話をしている」と感じることがなくなり、徒労感が減る。「イシューログ」を議事録とは別にしておくことで、次の会議以降も継承できる。