仕事の優先順位づけはどうしてる?






社会人になるとタイムマネジメントは気になるところ。特に仕事の優先順位をどうつけたらよいのでしょうか?



ということで、タイムマネジメント、そして仕事の優先順位のつけ方について読者がどう思っているか、20代〜30代にアンケート調査をしてみました。



調査期間:2012/02/24〜2012/02/27

アンケート対象:マイナビニュース20〜30代会員

有効回答数 男性:428件、女性572件、合計1,000件(ウェブログイン式)





Q.あなたは仕事の優先順位をつけるのが得意ですか?



得意:144人(男性61人、女性83人)

どちらかといえば得意:431人(男性189人、女性242人)

どちらかといえば苦手:234人(男性139人、女性95人)

苦手:191人(男性39人、女性152人)



全体では「どちらかといえば得意」という比率が43.1%でトップ。男女別の傾向は、男性が4段階でいえば中央値付近に集中しているのに対して女性は、「どちらかといえば得意」と「苦手」に二分されています





■仕事の優先順位はどうつける?



一般的に仕事の優先順位はパレートの80:20の法則(2割の仕事が8割の成果に、残り8割の仕事が2割の成果に結びつくという説)に代表されるように、仕事の生産性と深く結びつけられて考えられています。具体的には、重要な仕事かどうか、期日は迫っているかどうかの2軸で、Aゾーン(重要で期日が迫っている)、Bゾーン(重要で期日は迫っていない)、Cゾーン(重要ではないが期日が迫っている)、Dゾーン(重要でなく期日も迫っていない)のマトリックスを作り、仕事を分解して相対的に評価し、対処法の定石を踏まえます。









Aゾーンは突発的なことを含めた重要事項ですから、とにかく手をつけます。また、予防も必須。タイムマネジメントのコツは、Bゾーンにあります。放っておくとAゾーンに突入することもあるので、Bゾーンのうちに細切れにして確実に実施しましょう。



Cゾーンは、雑用ですから、なるべく細切れ時間にすることで、Dゾーンは、思い切って上司などに相談して仕事自体を中止するか、簡易にすることを検討してみるのもよいでしょう。なぜなら、より生産性の高い仕事を抱えているのだから。ここまでは分かっている人も多いはず。



■Bゾーンは細切れにして心理的な負担を軽くする



Bゾーンは、「やらなきゃいけないのは分かっているがなかなか手をつけられない」ことがほとんど。これには心理面も考えて対処します。かつて「たけし・逸見の平成教育委員会」にセミレギュラーで出演していた故糸川英夫さん(ロケット博士として有名)は、「驚異の時間活用術」(PHP文庫)という本の中で面白いことを言っています。



バイオリン等のけいこをする時、仮に100小節あるとすると、曲の冒頭からではなく、だいたい後ろの方にある簡単な小節から始めて徐々に難しい小節へ向かい、すべての小節を例えば100時間でけいこすると言います。あくまでも段階的に進めて最後は一曲を弾き切ってしまう。



この原理はビジネスでも使えるでしょう。例えばマーケティング・リサーチの学習をしておくといったことが仕事上必要になった場合、簡単な雑誌などから始めて徐々に難しい専門書や実務に到達するイメージです。細切れにすることと、簡単なことから始めて徐々に難しいことに移行するのがポイント。



■定石を使いこなすデジタルとアナログなワザ



こうした定石を使いこなすには、大きくデジタルな方法とアナログな方法の2つがある。デジタルには、To Do Listもよいですが、筆者のお薦めは四角を4つワープロソフトで上下左右といった形で並べて描き、タスクと期限を書き込むシンプルな方法。



例えば、「○○会社営業フォロー(5月15日)」のように書く。A5サイズに印刷をしておくと便利。A,B,C,Dそれぞれのゾーン7つ以内のタスクに絞ります。合計28種類以内。それを超えると煩雑になります。アナログには付せんにタスクを書き出して手帳やA4の紙にはりだし、絶えず確認できるようにしましょう。付せんは2.5cmX7.5cmが使いやすいです。重要度で2色にすると良いでしょう。





■著者プロフィール

深山敏郎。高級ホテル、外車ディーラー、フィットネスクラブ等の覆面調査、接客マニュアル作りから工場の作業効率アップまでデータを用いた各種コンサルティングに20年の実績あり。ダイナミックラーニングという、5感をフル活用したトレーニング手法を用いて企業や政府のトレーニングを担当。延べ4万人あまりを直接指導してきた。夢は、英国でシェイクスピア芝居を英語で上演すること。 http://www.miyamacg.com/ お問合せ先:info@miyamacg.com





執筆協力:石井公一(いしいきみかず 中小企業診断士)