どこまでなら問題ない? 見直したいタブレットやスマホの職場での利用

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iPadなどのタブレットやスマートフォンの企業利用が増えている。

個人の端末をオフィスで使う場合、注意が必要だ。

端末セキュリティ対策を実施してないと、セキュリティ事故を引き起こすおそれもある。

会社でエチケット違反にならないモバイル端末の使い方について、New York Timesが「Smartphones Should Know Their Place at Work」という記事で専門家のアドバイスを集めているので、紹介しよう。

まずは、会社が個人所有のモバイル端末の利用を許可しているかどうか、確認しておきたい。

タブレットやスマートフォンは生産性改善につながることもあるので、認めている会社も多いだろう。

だが、あくまでも勤務時間中である。

常識のない使い方は避けたい。

以降、具体的なシチュエーション別のアドバイスを紹介しよう。

会議の場でタブレットに持ち込むことは珍しくない風景となった。

とはいえ、市民権を得たとなると異論がありそうだ。

一般的に、タブレットはノートPCと比べると「ゲーム」「マルチメディア」「ソーシャルメディア」の利用に適していると、仕事に関係ないイメージを持たれているのも事実。

「タブレットやスマートフォンを見ていると仕事に集中していないと思われる」とコミュニケーション・コンサルタントの米Princeton Public SpeakingのMatt Eventoff氏。

端末を取り出す時に、「今日はこれでメモをとります」などと断りを入れて利用することを提言している。

なお、今や会議の場で認められているノートPCについても、「ノートPCの画面は他の参加者との間に”バリア”を作っていることになる」とEventoff氏。

そうしたことから、逆に小型のタブレットやスマートフォンのほうがよいとしている。

どうしてもとらなければならない電話なら、席を外して邪魔にならない場所で通話しよう。

会議中は緊急の電話のみにして、会議メンバーにその旨を伝えておこう。

もちろん、マナーモードにして、通話は会議室を出てからだ。

こっそり始めたつもりでも、TwitterのツイートやFacebookのウォールを見ているとのめりこんでしまい、集中力がそちらに向いてしまう。

マーケティング戦略企業のInterrobangで社長を務めるRachel Weingarten氏は「片手間にでもタブレットやスマートフォンを使っていると、対面でしか得られないシグナルや兆候を見逃してしまう」と警告している。

良好な人間関係に対面コミュニケーションは不可欠。

社内でも同じだ。

実りある会議にするには、始まる前に「携帯電話やタブレットの電源をオフにする」など、モバイル端末についてルールを説明しておくのがビジネスエチケット――Emily Post InstituteのAnna Post氏の助言だ。

会議中のルールを規定しておけば、端末利用についての判別が明確になり(参加者個人の価値判断ではなく)、ルールに違反した人に警告を出しやすくなる。