怒られない議事録の書き方
社会人2〜3年目ともなると、一番下ということで議事録を任されるようになる方も多いのではないでしょうか。ところが、書籍などから正しい議事録の書き方を学ぼうとしてもなかなかこれは!というものに出会わないことが多いようです。正しい議事録の書き方というものはないのですが、すくなくとも上司に怒られない程度の知識はもっておきたいものです。

議事録の書き方を教えてください

今回の質問は、議事録を書いても書いても上司にやり直しを命じられてしまって困っているns18さんの例。果たして上手い議事録の書き方は見つかるのでしょうか。

neiさんの例
「必要な項目は会議のタイトル(○○会議議事録等)、日時、会場、出席者、作成者、作成日時は必要。内容は議題を先にあげ、それに対する回答や意見を発表者氏名とともに箇条書きにしていくのが一般的。議題に対する発表者氏名も。要はいつ、どこで、どんな会議があって、概要として誰が何を言ったかに対し、誰が何を言ったか、結論はどうなったか(○○が担当、いつまでに推進など)を書けばいいのではないかと思います。そして書き方を簡潔にし、語句を統一すること。」

noname#24736さんの例
「1.結論を導いた前提条件
2.結論を得るまでに検討した過程の要点
3.最終的な結論となる方法やルール
(担当部署や担当者、実施日や期日、協力相手、費用などの制限)
4.未解決の事項、今後の課題など
5.反対意見の内容と発言者」

ベストアンサーとなったblue_dさんの例
「A.内容を簡潔に事実のみを記載。詳細/注意点等は段落を変えるか、別紙。
→ 短い文章が書きにくい場合は箇条書きで良いと思います。
B.できるだけ、時系列にそって記載する。
→ 3番目の議題の後に1番目の議題の記述があるとややこしいですよね。
C.個人的な感想等は記載しない。
→ ビジネス文書の基本です。必要があって感想等を記載する場合、「所感」等別項目にまとめて記載しましょう。
D.決定事項/保留事項は明確化する。
→ 会議とは何かを決めるために行う訳ですから、これが一番重要です。
また、保留事項は、保留となった理由や決定時期/対応等も記載すべきです。
(「議事」とは別に「決定事項」等としてまとめるのが望ましい)
E.重要な内容については、誰の発言かも記載する。」

お三方とも、だいたい議事録の内容については、同じような感覚を持たれているようです。私も同感です。

■議事録は合意事項の確認文書、目的をよく見極めて

議事録を書く際に気をつけなければならないのは、それが取締役会議事録のように形式的要素が強いものか、決定討議をする会議議事録なのかを見極めることです。前者の場合は、よく書籍にある通りの参考例で、「第一号議案について出席者に異議はなく、可決された」など本当に形式的な書き方をします。

問題は質問にも上がっているような決定討議をする場合。よく間違えるのが台本のように発言を羅列していってしまうだけの議事録は第三者が見たときに、「結局結論は?」となってしまうので、注意が必要です。

桜井 規矩之左右(Kikunozou Sakurai) →記事一覧

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