会議の内容や決定事項を共有する「議事録」。
 どんなことが議論されたのか、決定したことや決定に至らなかったこと、課題などを記録するものとして議事録は会議の後に必ず書かれるものですが、ただ記録を残しておけば良いというものでもありません。

 では、議事録作成者はどのようなことに気をつけるべきなのでしょうか。
 職場コミュニケーション教育コンサルタントであるジョアンナ・グートマン氏が執筆した“Taking Minutes of Meetings(質の高い議事録の作り方)”有料Podcast番組「エグゼクティブ・ブックサマリー」にて邦訳要約版を配信中)には議事録の基本的な書き方を指南しています。

 組織は2種類の会議を開きます。1つは同じ参加者が集い、一定の期間を繰り返し開催する定例会議、もう1つは特別な問題に対処するための臨時会議です。ここでは、グートマン氏による月例会議における議事録作成者の一ヶ月の行動パターンをご紹介します。

●会議終了後・・・翌日、または出来る早く議事録の下書きをタイプします。
●会議から2、3日以内・・・議長に下書き段階の正確さと内容を確認してもらい、承認をもらいます。
●会議から5日以内・・・会議出席者などに承認もらい、議事録を配布します
●次の会議の8日前・・・次回の会議のアジェンダ(議題)項目や資料など、会議で話し合われるものを用意します。
●次の会議の7日前・・・アジェンダの原案を議長に送り、承認をもらったら必要資料ともに、会議出席者へ配布します。
●次の会議の1日から2日前・・・議長とアジェンダについて話し合い、会議の準備を終えます。

 もちろん最も大切なことは会議で何が話し合われ、何が決定したかということですが、会議の前後も非常に大切です。議事録を出すのがあまりにも遅くなってはいけませんし、また、準備を怠ってしまえば、スムーズに会議が進まない可能性も充分に出てきます。
 会議で議事録の作成担当となっている方は、自分が会議の進行の鍵を握っていると思い、臨んでみてはいかがでしょうか。もしかしたら会議の見え方が変わってくるかも知れません。
(新刊JP編集部/金井元貴)



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