仕事力アップ! 議事録を上手に書けるようになるコツ

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社会人になると会議で議事録を任されることがあります。会話の中から必要な情報だけをピックアップし、整理するのは、簡単そうで実は難しいこと。どうやったら上手に簡単に議事録が書けるようになるのでしょうか? 企業や官公庁の議事録作成業務に15年携わる音声起こしのプロ、廿里美(にじゅうさとみ)さんにお話を伺いました。

【3つの大事なポイント】
議事録を書くときは、まず次の3つを心がけましょう。

その1:議事録のフォーマットを確認
「会社によってフォーマットが違うので、まずはそれをよく知ること。どういった内容が書かれているべきか事前に確認しましょう。決定事項だけ書く場合もあれば、経緯も細かく書く場合もあります。決まったフォーマットがない場合は、前任者の議事録を見て、何が書かれているか確認して下さい。自分の会社での議事録では何が求められているかを知っておくことが大事です。」(廿氏)

その2:決定事項を聞き逃さない
「もっとも大事なのは、何が決定したかを聞き逃さないこと。特に、『誰がいつまでにその作業をするか』を聞き逃さないことです。会話を聞いていると途中でうやむやになったり、何が決定事項なのか分からなくなることがあります。会議参加者の間で、暗黙の了解で分かっていると思うことも、新入社員だと分からないということもあるでしょう。そういうときはすぐに確認することが大事です。」(同)

その3:会議中に内容を整理する
「会議の流れをみることも大事です。流れには強弱があるので、メモを取るときと、そうでないときを見極めることが大事です。会議内容から脱線しているとき、同じ話を蒸し返しているときなど、それまでの内容を整理するチャンスです。」(同)

【ICレコーダーも使ってみよう】
議事録の書き方は、その場でメモを取るほかに録音して後でまとめる方法があります。ICレコーダーを使った場合のメリットについて伺いました。

「ICレコーダーを使うと、メモでは書き取れなかった部分を補えるので、議事録の内容がより正確になります。特に、誰が何を発言したかが分かるので、細かい経緯を把握したい場合にはICレコーダーを使った方が良いでしょう。また、書き取る場合にありがちなのが、メモに必死で会議内容が分かっていないということ。ICレコーダーを利用すれば、話に集中できて、会議の内容をより理解できるようになります。」(同)

ICレコーダーを使えば、聞き逃しを防ぐことができるし、メモに気を取られないので会議全体の流れを把握できるというメリットがあるようです。

【分からなかったことは、その場で確認する】
ICレコーダーを利用する場合もしない場合も、聞き取れなかった言葉や、聞き逃したことがあったときは、会議が終わってからすぐに確認することが大切です。憶測で書いてしまわないように注意しましょう。

「ここでのポイントは、教えてもらう相手と、質問の仕方にあります。会議中に参加者をよく見ておき、会議の内容を把握していて、親切に教えてくれそうなキーパーソンを見つけておくことが大事です。そして聞くときは『何が決まったんですか?』と他人任せのように尋ねるよりは『ここはこうで合っていますか?』という聞き方の方が良いでしょう。」(同)

新人の場合は、聞き取れない言葉や、分からない言葉があっても心配することはありません。会議中に集中して話を聞くことが大前提ですが、どうしても分からないことがあれば、誰かに教えてもらいに行くなど、会議後すぐに確認するようにすれば大丈夫です。ICレコーダーを用意するのも、より確実に議事録を書くための一つの方法です。仕事で議事録を任されるようになっても、この心構えを知っておけば焦らずに済みそうですね。

取材協力:廿里美(にじゅうさとみ) 
著書『ひとりで学べる音声教材 社内会議の議事録』
( http://www.dlmarket.jp/product_info.php/products_id/149372 )

文●田中淳美



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