タスクの階層化について

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今回はmedtoolzさんのブログ『レジデント初期研修用資料』からご寄稿いただきました。

■タスクの階層化について
Google が提供しているToDo のサービスが、個々のToDo を階層化して管理できることに気がついてから、けっこう便利に使っている。

単純なリストを並べるのと、それを階層化するのとでは、ことにToDo リストにおいては意味合いが大きく異なってくる。階層構造にすることで、単なるメモ書きが、何かの目標を達成するための行動計画になったり、あるいはこれからさきの目標を考えるための道具として応用できたりもする。

具体的には“ゴール”と“目標”、さらに“行動計画”の3段階に、ToDoリストを階層化することで、「こんなことがやりたいな」という漠然とした願望を、具体的な手順のリストで記述することができる。

●ゴールは大切
何かを達成しようと考えたときには、まずは大ざっぱにどんな方向に向かえばいいのか、ゴールとなる何かを、一言で記述する必要がある。

目につく仕事は無数にあって、優先順位はしばしば付けにくい。そもそも自分はどんなことがやりたくて、限られた時間をどの方向に振り向ければいいのか、ゴールというものは、そうした序列の根拠になってくる。

●目標は計測できなくてはいけない
ToDo リストにどれだけ壮大なゴールを並べても、それはまだ、「こんなことができたらいいな」という願望でしかない。

ゴールに向かって状況を前に進めるためには、具体的な、なおかつ数字として計測可能な目標が必要になってくる。

たとえばきれいな部屋に住みたい、快適な生活をしたいというゴールを定めて、“部屋を片付ける”という目標をToDo リストの下位に書き込んでも、それが実現される日はこない。“片付ける”は願望であって、どうなったら片付いたと言えるのか、何から手を付ければ効率的なのか、計測できない願望を目標に定めてしまうと、人は動けない。

“片付いた部屋”の代わりに、たとえば「床に本が散らばっていない」とか、「机の上には何もない」とか、数字で表現できる状態を目標にすると、現状と目標との隔たりが計測できる。それを実現するためには今度は何が必要で、それをどこから調達してくればいいのか、やるべきことが見えてくるから、今度はそれを行動のリストとして、目標の下位に記述すれば、実際に行うべきToDo リストができあがる。

●どこから書いてもいい
ゴールとなる願望、“きれいな部屋”とか“快適な生活”みたいなものをまず夢想して、その風景をなるべく具体的に想像することで、達成すべき目標が生まれる。「床には本がない」とか、「机の上にたまった書類は電子化してゼロにする」とか、具体的な目標が定まれば、そこに到達するための行動が決まる。

ノートでToDo を階層化する際には、大きな概念から作っていかないとページが埋まらないけれど、パソコン上でこれをやる際には、どこから手を付けても格好がつく。

ゴールが見えない現状であっても、とりあえず目について、片付けるべき何かというのはいくらだってあるから、まずはそれを行動リストに記入する。それを片付けた結果としてどういう状態が生まれ、それは結果として自分自身に何をもたらすのか、“行動”から“目標”が定まり、それが積み重なってある“ゴール”へと到達するような考えかたをしても、パソコンだったら簡単に階層をずらせるから、便利に使える。

けっこう大きなゴールから、身近なゴールまで、ゴールごとに目標と、その目標ごとに行動計画と、たかだか3段階のブレークダウンでも、けっこう大きなゴールへの行動計画が割合具体的に記述できて、行動リストは手持ちのスマートフォンと容易に連携することができる。

目標を達成するためにどんな行動が必要なのか、逆に、漠然と片付けていた個々のタスクが、最終的にどんなものを生み出せる可能性があるのか、まめにToDo リストを作るとけっこう効率が上がると思う。

執筆: この記事はmedtoolzさんのブログ『レジデント初期研修用資料』からご寄稿いただきました。

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