短く分かりやすい文章を書くコツ

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 会議やプレゼンなどといったビジネスの現場において、ついつい話が長くなってしまう。話したことが相手にうまく伝わらず、もう1度説明してもらえる? と言われてしまう。取引先へのメールが長くなってしまう。
 そんな経験をしたことがないだろうか?

 長い話に長い文章。話す側からしたら、伝えたいことを一生懸命伝えたいあまりに長くなってしまうのだろう。しかし、聞く側には、「この人は何が言いたいのかわからない」「メールが長過ぎて読むのを後回しにしたくなる…」と思わせてしまうかもしれない。
 こんなことになってしまうと元も子もなくなる。せっかく考えた文章や話したことが、相手に伝わらなくては意味がない。

 本書『短く伝える技術』(山田進一/著、フォレスト出版)では、伝えるべき内容を短く、的確に伝える技術「短文力」を身につける方法を教えてくれる。
 短く伝わる文章の基本的なテクニックには、「読まれるタイトルをつける」「文章の書き出しを短くする」「一文一文の長さを変えることで文章のリズムをつける」などがある。そして短くてもしっかりと理解させるには、文章をわかりやすくする必要がある。

 例えば「今回の弊社の新製品の特徴についてご説明いたします」という文章。読んでいて何か子どもっぽいイメージを受けないだろうか。これは「の」が3回も連続で続いているからだ。基本的なことだがうっかりやってしまいそうなことや注意しなければならないことが、本書に記されている。

 短く伝える技術をつけるために、メールなどの身近な文章を作るときから意識してみてはどうだろう。「短文力」がさらなる活躍のきっかけになってくれるはずだ。
(新刊JP編集部/田中規裕)

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