秘書に学ぶ“気づかい術”

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 仕事において“気づかい”は重要です。少しでも相手を思いやることで連携が生まれ、チームが活性化しますし、また、ちょっとの気づかいが商談を進める上で大きく影響を及ぼすこともあります。

 その気づかいの“プロ”とも言うべき職種が“秘書”です。
 秘書は会社の社長や副社長、専務といった役職につく人たちが効率的に仕事をこなせるよう、サポートするのが仕事。分刻みのスケジュールをこなすために、秘書はその段取りを行っていかなければなりません。ここでは、ベテラン秘書である能町光香さんの『誰からも「気がきく」と言われる45の習慣』(クロスメディア・パブリッシング/刊)から、細やかな配慮術をご紹介します。

■ちょっとしたことでも「ありがとう」を惜しまない
 ちょっとしたことを手伝ってもらったとき、「やってもらって当たり前」と思っていたりしませんか? 相手にしてもらったことを「大したものではない」と心のどこかで思っていると感謝の言葉をついつい忘れがちになります。
 「ありがとう」という言葉は、相手も自分も気分が良くなる言葉。何度聞いても聞き飽きません。だから、ちょっとしたことでも「ありがとう」と口に出して感謝しましょう。口に出してこそ感謝の気持ちは相手に伝わります。

■ “ひと手間”が相手に伝わる
 「わざわざ自分のために○○してくれた」というシチュエーションはどんな人にとっても嬉しいものですよね。例えば複数人に同じメッセージカードを送るにしても、そのメッセージカードでそれぞれ違う言葉が添えられていれば、「自分のために書いてくれたんだ」と嬉しくなります。
 またプレゼントをするときも、自分の好きなものから選ぶのではなく、相手を想って選びましょう。大切なのは相手の好きなものをリサーチしたり、事前に準備をしておくなど“ひと手間”かけること。モノではなく、そういった心づかいが相手を喜ばせるのです。

■「ダメ!」とは言わない
 「あれをしなさい」「これをしてはダメ」というような命令は、何かを強制しているイメージを与えてしまい、仕事にしても生活にしても何の創造性もなくなってしまいます。
 もちろん、時にはガツンと注意をしなければいけないこともあります。でも、基本的には相手の話に耳を傾け、相手の得意なところを中心に聞いたり、褒めたりして、相手が長所を活かせるようにしてあげること。それがいい接し方です。「ダメ!」からはモチベーションは生まれないのです。

 ちょっとした一言や、ひと手間、そして相手を肯定すること。こうしたさりげない気づかい、無意識のちょっとした気づかいが大事だと能町さんは言います。これは秘書に限った話ではなく全ての職種に通じることですよね。
 もし照れくさくてなかなか出来ないという人がいたら、まずはちょっとしたことから「気づかい」をはじめてみてはいかがでしょう。
(新刊JP編集部/金井元貴)

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