出張の効率を劇的に高める7つの方法

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 かつては、出張といったら前日までに全ての準備を済ませ、出張中は他の仕事ができないのが当たり前でした。
 しかし、今は違います。ノートパソコンやiPhone、iPadなどのガジェットを駆使することで、オフィスと変わらぬ効率で、いやオフィス以上の効率で仕事ができるようになったのです。
 今回は『ノマド出張仕事術 1時間のプチ移動から本格出張まで』(上田渉/著、実業之日本社/刊)で紹介されている、出張の時間をより快適に過ごせ、出張中の仕事をより効率化するための方法を紹介します。

■出張の3種の神器
 現代のビジネスパーソンの出張で“3種の神器”といえるのが「スマートフォン・ノートPC・B5判ノート」です。これがあれば、移動中でもオフィスにいるのと同じように仕事をすることができます。
 Gメールを設定しておけば、会社のPCに届いたメールも携帯で簡単にチェックできます。データはインターネット上に保管しておけば、必要な資料をどこでも見ることができます。

■3時間半を超えない出張なら新幹線が○
 例えば東京―新大阪なら新幹線であれば2時間半ほど。
 乗り降りの時間を差し引いても2時間以上、新幹線の中で仕事に没頭できます。
 飛行機は移動時間が短縮されるものの、フライトの30分前には空港についていなければなりませんし、離着陸の前後は電子機器を使えないため、作業に使える時間は少なくなってしまいます。このため新幹線で3時間半以内の場所への出張は新幹線を使うことをオススメします。
 新幹線の場合、特にN700系車両は電源コンセントが充実しているほか、インターネット接続サービスも利用できるのでおすすめです。
 できるだけ広い空間で仕事をしたい人は、車両最前列の席を予約するようにしましょう。

■飛行機での出張はラウンジを活用しよう
 新幹線で片道3時間半を超える出張なら、飛行機の方が効率的です。
 しかし、飛行機は時間に余裕を持って空港に行かなければならず、搭乗してしまうとインターネットを使えません。なので、搭乗前にあらかじめ飛行機の中でする作業をシュミレーションし、必要なデータをローカル(持参のノートPC)にダウンロード・保管しておく必要があります。

■移動時間を最大限に活用しよう
 ノートPCやスマートフォンを活用することで移動中もオフィスにいるのと変わらずに仕事ができるようになったことは前述の通りですが、それはつまり、前日までに用意した出張用の資料をさらにブラッシュアップすることもできるということです。
 例えばクライアントに提案するためのプレゼン資料なら、“あと一歩、相手に伝わりやすくできないか?”と最後まで粘れるのです。

■車での出張でも、やれることはたくさんある
 車での移動中でも仕事はできますが、運転中ということで、新幹線や飛行機と比べるとやれることは限られます。しかし、ハンドルを握りながらでも、オーディオブックを聴けば、効率的知識をインプットすることができ、車出張を学習の時間とすることができます。
 オーディオブックのコンテンツをスマートフォンにダウンロードし、カーステレオに繋ぐ、という方法がオススメです。

■現地ではスマートフォンを活用
 現地について、商談先に向かう時も、もちろん地図なんていりません。スマートフォンの地図アプリを利用すれば、初めての土地でもスムーズに目的地に着くことができます。
 また、スマートフォンではSkype(スカイプ)が利用できるため、オフィスへ連絡を入れる時はこちらを利用すると経費削減できます。

■宿泊先を決める時のポイント
 宿泊先で過ごす時間も仕事に宛てたい、という人は、
1.LAN環境が用意されている
2.駅などのアクセスポイントから近い
3.印刷できる場所(ビジネスセンター・コンビニ等)が近くにある
という条件のホテルを選びましょう。
 特に1の条件は満たしていないとインターネットが使えないことになるので、最も重視してください。

◇ ◇ ◇

 スマートフォンやノートPCがあればいつでもどこでも仕事ができます。だからといって、“資料は行きの新幹線で作ればいいや!”となるのは本末転倒なので、出張の準備は前日までにきっちりしておきましょう。
(新刊JP編集部/山田洋介)


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