あなたのメールは大丈夫?よくやってしまうNGメール

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 最近では人とのやり取りをもっぱらメールで済ませてしまうことが多くなりました。
 特に仕事上において、メールはなくてはならないもの。取引先の相手だけではなく、事務関係の社内のやり取りもある程度メールで行っている人も少なくはないのでしょうか。

 しかし、だからこそメールにも“マナー”が必要です。それは社外の人だけでなく、同じ会社内の人に送るメールでも最低限の礼儀は大事です。
 ここでは、『ビジネスメールの常識・非常識』(平野友朗、直井章子/著、日経BP社/刊)から「よくやってしまいがちなNGメール」をご紹介します。

【1】「大容量添付」には気をつけろ!

 先日の社内球技大会の写真10枚を、同僚のBさんにメールで送ろうしたA子さん。やけに送信に時間がかかった上に、その直後、Bさんから「Aのメールが重すぎて他のメールが受信できなくなった!」という電話がきました。そんなあ。

 まず大容量のファイルを送る場合、相手のメールサーバーに負担になるということを考えましょう。添付しても良いファイルサイズの上限は2MBです。一番丁寧な対応は、事前に受信者へ確認をすること。そしてファイルを送る場合は、ファイルを圧縮するか、会社の規定に従って外部のファイル転送サービスを使うことが良いでしょう。

【2】件名に「ありがとうございます」だけ…迷惑メールかも?

 Aさんは一緒にランチした営業課B君にメールをしました。件名に「ありがとうございます」、そして本文に次回の都合を書いて、送信!と…。でも、B君からの返事がなかなか返ってこない。嫌われたかな…と思って、オフィス内で会ったときにそれとなく聞いてみたら「迷惑メールだと思って開いてない!」とのこと。そんなあ。

 実は、件名はメールの主旨を伝える大事な役割を果たします。この場合、「ありがとうございます」だけではどんなメールか分かりませんよね。特に大量のメールをさばいている営業課のB君。「今日のランチありがとう!」とメールの主旨を具体的にすることで、相手に読まれる可能性が上がります。

【3】取引先の会社の部長に「殿」、これって変かなあ

 Aさんの後輩で入社1年目のD代さん。ちょっとした用事で取引先の会社の部長にメールを送らなくてはいけなくなりました。「○○株式会社 E田営業部長・・・あれ?様だっけ、殿だっけ。でも“殿”の方が目上っぽいし、“殿”にしちゃおう」。送信後、DさんがこのメールをCCで受信していたAさんから言われたのが「アンタ、これ違うよ…」でした。

 このケースで、Dさんは2つのミスをしています。1つは「殿」は目下の人に使われることが一般的であり、この場合、「殿」ではなく「様」を使うのが良いでしょう。また、役職名にそのまま敬称をつけることもNG。「部長」という名称自体に敬意が含まれているため、「営業部長 E様」で良いのです。


 いかがでしょうか。メール1つとっても非常に奥深いものです。
 『ビジネスメールの常識・非常識』はビジネスメール研究所の所長・平野さんと研究員の直井さんの2人がよくやってしまいがちなビジネスメールのNGを会話形式で解説してくれます。

 メールで冷や汗をかかないために、しっかりとメールの書き方をマスターしておきたいですね。
(新刊JP編集部/金井元貴)


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