“良い会議”を行うための3つの原則

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 ビジネスシーンにおいて、必要不可欠な「会議」という時間。
 会議では様々な人間が集まり何かを全員で共有したり、議論しあうわけですが、長い時間をかけたのにも関わらず何も決まらないと、集まった人たちの時間を奪ってしまうことになります。

 では、どのようにしたら有意義な会議を行うことができるのでしょうか。ディスカヴァー・トゥエンティワンから出版されている『感動の会議!』(寺沢俊哉/著)から、「会議の達人」と呼ばれる人に共通していたという3つの会議の原則をご紹介します。


原則1・自ら、明確なゴール(意図)をもつ
 会議に一番重要なこと、それは会議のゴールを作ることです。そして、このゴールはより具体的でないといけません。例えば「人材の活性化について」では、それについてグダグダ話すだけでもOKになってしまいます。しかし、「人材の活性化について、すぐできるアイデアを3つ出す」ではいかがでしょうか。何を考えるべきか分かりますよね。
 その場に集まっている人たちが何をすべきか分かるゴール作りをすること、それが重要なのです。

原則2・課題達成だけでなく、参加者の満足を引き出す
 会議のゴールを達成できても、それが次の行動に結びつかなければ意味はありません。会議を終えた参加者に不満が残っていたり、疲れ切っていれば次の行動にはつながりません。ここで重要になるのは、「課題への貢献感」「自分自身の成長実感」「それを、まわりで見ていてくれること」であると寺沢氏は言います。役割を与えたり、しっかりと評価する。それが出来てこそ、次につながる会議が達成されるのです。

原則3・会議のオーナーとしての責任を取る。
 会議の主催者たる人は、そのテーマに関してしっかりオーナーシップ(当事者意識)をとり、会議全体を安全安心の場にしなくてはなりません。「議論をして皆が納得してくれたことについての責任は私がとる。だからしっかりやってほしい」というように。
 形式的な会議ではいけません。参加者たちに心の底から関わってもらうために、会議のオーナーシップをとりましょう。


 どの会社でも行われている「会議」。もちろんそのスタイルはその会社ごとで違いますが、この3つの会議の原則は、会議の根幹をなす部分を指摘しています。なかなか良い会議が出来ていないときは、この3つの原則を思い返してみてください。
(新刊JP編集部/金井元貴)


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