情報交換がうまくいく3つのプロセスとは?

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 その時の状況や、自分の意見を短い時間で伝えなければならない場面は、ビジネスシーンで多くあります。
 しかし、伝えなければいけない情報を的確に伝えるということがいかに難しいかということを身に染みてわかっているビジネスパーソンの方は多いのではないでしょうか。

 そこで今回は『はずむ会話の7秒ルール』(アスキー新書)から、仕事で役立つ情報伝達のコツをご紹介します。



■コミュニケーションの準備
 話す内容を事前に準備できていないと、うまく情報を伝えることはできません。
 人に何かを伝える時には、絶対に伝えなければならない“必要不可欠な情報”は何か、ということを意識することが肝心です。
 また、あなたがその情報を伝達することで、相手にどんなことをしてほしいのかも考えておくべきです。“で、私は何をすればいいの?”と相手に思われているようでは、その情報伝達はうまくいったとは言えません。

■説明は順序が大事
 伝えようとしている情報が相手にとってどんなに有益なものでも、伝える順番を間違えると興味すら持ってもらえないことになります。
 話の順番を決める上でよく言われるのは「結論から話す」ということですが、ここが勘違いしやすいところ。
 例えば、
「今日ご紹介するのは、御社にぜひ採用いただきたい最新の人事管理システムです」
 というのは一見結論から話しているように思えますが、これはあくまでも自分にとっての結論です。
 そうではなく、
「先日のお話では、支店間のやり取りや操作性でお困りということでしたので、その解決策となる提案をお持ちしました」
 のように、相手にとっての結論から先に話すようにしましょう。

■質問を利用してお互いの認識のズレを正す
 せっかく情報を伝えても、相手がきちんと理解をしてくれているとは限りません。
 そんな時は相手に質問をして、情報が正確に伝わっているのか確認しましょう。

 職場内の情報伝達なら少々のことは許されますが、社外の人に何かを伝える時はそうはいきません。自分の情報伝達力に自信がない方は『はずむ会話の7秒ルール』を参考にしてみてはいかがでしょうか。
(新刊JP編集部/山田洋介)

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