【パソコン快適活用術】電子文書を簡単に画像化する「ユニバーサルドキュメントコンバータ」

ユニバーサルドキュメントコンバータは、電子文書をPDFまたは画像ファイルに変換するという、ただそれだけのシンプルなツールである。
「PDF変換ツールならフリーで出ているし、画像変換ならスクリーンショットを取れば良いだけでは？」と思うかもしれない。しかし、このツールがあるだけで、オフィスでの文書資産管理が非常に楽になるスグレモノなのだ。

まず、文書の改ざんを防止するために、一番手軽な方法は文書を画像化してしまうことである。本格的な改ざん防止をするにはそれ相応のシステムを導入する必要があるし、印刷禁止措置を施したPDFファイルを配布しても、PDF自体を元のワード形式やエクセル形式に戻してしまうツールが存在している。

しかし画像化してしまえば、プリントしてからOCRで読み取って、テキスト化してから整形して修正という面倒な手順を踏まない限り、たやすく改ざんはできない。
ここで画像化する際、スクリーンショットを取るのでは、縦長・横長の文書に対応できない。しかし、ユニバーサルドキュメントコンバータ」なら、通常の印刷処理をするだけで、数十ページに及ぶ文書が一気に画像化できる。

文書に透かしを入れた上で画像化して配布すれば、かなり強力な改ざん抑止力になる。

第2の使い方として、プレゼン資料の使い回しが簡単になるということが挙げられる。
誰かが作成したパワーポイント資料に載っているのと同じ図表や写真を使って、別のプレゼン資料を作りたい場合に、元になっているオブジェクトをいちいち加工し直すのは大変な手間である。

しかし、元のパワーポイント資料を全部画像化してしまえば、必要な部分をトリミングして、自分のパワーポイントファイルに貼り付けていくだけで、プレゼン資料がサクサクとできあがる。

第3の使い方として、古い文書資産の書式統一である。たとえば紙でしか残っていない文書を電子化する場合に、通常はドキュメントスキャナーからPDFに変換するが、膨大な文書の中から、抜粋して切り貼りして資料として仕上げたい場合には、画像ファイルに変換したほうが良い。

古い社史から創業者のポートレートや自筆文字だけを取り出して、次の社史の原稿に生かしたいといった場合に、一度画像化してしまうほうが便利である。「ユニバーサルドキュメントコンバータ」はPDF作成機能も持っているので、最終完成版としてPDFに統合して、印刷会社に入稿するといった使い方もできる。

また、文書類をWebに掲載する場合には、PDFにしてしまうと、ダウンロードしたあと、もっさりとPDFビューワーを起動させなければ閲覧できないのは結構なストレスである。しかし画像化した文書なら、そのままブラウザで表示できる。あらためてHTMLを組む必要がないので簡単だ。

以上、シンプルだが、工夫次第でさまざまに使える便利なツールである。
（TechinsightJapan編集部 真田裕一）

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