社内業務の見直しや、組織の活性化を考える際に、方針やアイディアをいかに浸透させるのか。

さて、規程体系の整備について書いてきましたが、ここからは、社内業務の見直しや組織の活性化の観点からの「規程」の使い方をまとめておきたいと思います。

A. 内部統制対応の「変更管理」について

上場企業は内部統制対応を済ませ、二期が経過しようとしています。
これまでは、内部統制対応の入り口の部分への対応が中心であり、業務プロセスを含めた現状の効率化まで対応している企業は多くはないようです。

逆に、コンサルティングを受けて業務プロセスの明確化を進め、文書化を完了した後に、市場の変化に対応して組織や役職、権限を見直したいと考えていても、誰がどの権限で「現状を変更するのか?」を明確にしていないために、全てが組織構成上の上位者の決裁に回ってしまって効率化できないという課題が出てきています。

ここで必要となるのは、組織を定めた規程と、職務分掌および職務権限を定めた規程が、決裁プロセスを明確に定めているのかを確認することです。

そして、決裁プロセスが適切であると確認できた後は、業務を管理している規程に、それぞれの業務の入り口と出口(開始と中止)のほか、途中変更の条件と判断、決裁のポイントが明記されているのかを確認して頂くこととなります。

業務の決裁権限の変更、社内システムの変更、為替リスクへの対応、様々な取り決めを即座に対応できるものとする準備を始めることが重要となります。

B. 組織の硬直化を緩和し、裁量を与える手段

規程に業務プロセスと決裁権限を明記する。なんて面倒なことは、企業規模の大きな会社がやることだと良く聞かれます。

しかし、実際、このような取り組みが必要になるのは「トップダウンで計画的に業務を遂行したい」と考えるところや「現場に裁量を与えて、社員一人一人が自立的に動ける組織にしたい」と考える企業なのです。


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