現場主体で小さな工夫と改善を繰り返していく業務改善の手法を「業務ハック」と呼びます。

 前回は、具体的な業務ハックの取り組みとして、領収書の管理や請求書の発行といったバックオフィスの業務を、人を増やさずに改善してきた方法について紹介しました。

(前回の記事)
総務・経理の社員ゼロで実現するバックオフィス
http://jbpress.ismedia.jp/articles/-/53119

 第3回となる今回は、業務ハックに取り組んだ結果として、本社オフィスをなくし、自宅や旅先で仕事ができるようになった経緯と得られたノウハウを紹介します。

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社員の自宅は16都道府県にまたがる

 在宅勤務やノマドといった、オフィスに通勤しない「テレワーク」に注目している企業が増えてきました。うらやましいと思いつつも、ちょっと難しいなと感じている人も多いのではないでしょうか。

 私たちの会社では、創業当初の7年前からテレワークに取り組んできました。今では、社員の自宅が16都道府県にまたがり、半数以上は東京圏以外に住んでいます。その結果、2016年には遂に本社オフィスもなくしてしまいました。

 場所は離れていますがチームワークを発揮して働いています。「ちょっといい?」なんて声をかけあって、気軽に相談したり助け合って働いたりするのは、普通の会社と変わりません。

 そんなこと自分たちには無理だと思われるかもしれません。たしかに明日からいきなりオフィスをなくして、全員テレワークというのは難しいでしょう。しかし、私たちも昔はオフィスに通勤して働いていたのです。当時の私たちも、今みたいな働き方ができるなんて、想像していませんでした。業務の流れや無駄な作業を見直してクラウド化していく業務ハックを続けてきたことで、今のような働き方にシフトすることができたのです。

オフィスに縛り付けるものをクラウド化で解消

 私たちがテレワークを始める前に取り組んだのは、物理的な制約をなくしていくことでした。とはいっても、はじめからテレワークを目的としていたわけではなくて、自分たちの業務を効率化するためだったのです。

 例えば、ミーティングで使う紙の資料。毎回、出席者の分を印刷して用意しますが、見るのは会議の最中だけで終われば捨ててしまう。その中身はWord文書などの電子データで共有されるからです。

 ミーティングに一人一台ノートPCを持ち込んで参加するようになって、もう印刷した紙は要らないよね、となりました。単純なことだけど、印刷〜廃棄という無駄な流れがなくなりました。あらゆる書類はそもそも電子データで作るのだから、そのまま原本として扱えば良いのです。

 ただ、データを各自で保管するとバックアップ作業が必要になるし、各自が思い思いにデータを更新してどれが最新のものかがわからなくなったりします。このため、クラウドのツールを使うようにしました。特にWordやExcelの文書を、Googleの提供するDocsやSpreadsheetに変えたことは大きな変化でした(今だと、Microsoft Office 365なども選択肢に入るでしょう)。

 その変化とは、どこにいても常に最新バージョンの文書を、複数のメンバーで同時に扱うことができるようになったということです。もうファイルを送りあう必要も、誰かが上書きして過去の修正が消えてしまうこともありません。

 このようにクラウドを活用する最大のポイントは、資料の作成や修正をすると同時に、チームでの共有ができることです。ただ物理的な制約をなくすだけではないのです。

 この発想で様々な資料や情報をクラウド化していけば、オフィスに行かなくても仕事ができるようになってきます。

どこにいてもコミュニケーション可能に

 チームで仕事を進めるうえで欠かせないのは、円滑なコミュニケーションです。社内のコミュニケーションの流れを見直すことも、業務ハックの一環です。

 オフィスで働く私たちが効率的なコミュニケーションを実現するために導入したのは、チャットのツールでした。相手がオフィスにいれば直接声をかければいいのですが、営業に出ている社員や出張中の上司とも気軽に声かけをするために、チャットを導入しました。

 メールでのコミュニケーションから、チャットでのコミュニケーションに変えたことで起きた大きな変化は、対話の頻度が上がったことと、悩む時間が減ったことです。

 メールだと、それなりの長文を送り合う感じになってしまいます。相手に誤解されないようにと、しっかり考えてから送るため時間がかかります。

 同じことでも実際に会って話をしてみると、相手の反応を確認しながら伝えられるため、非常に楽になります。だから話をするのが一番ですが、相手がその場にいないとできないのが難点なのです。そこでチャットです。スマホを使えばどこからでも、会話するようにコミュニケーションできるのは、とても効率的です。

 その延長上で導入したのがテレビ会議です。チャットもテキストを使ったコミュニケーションなので、やはり打ち込む前に考えてしまう人もいます。口頭での対話ならスムーズに話ができる人も多いでしょう。

 まずはチャットで声をかけてやりとりして、まどろっこしくなったらテレビ会議をつなぐスタイルです。今なら立派な機械や高価なソフトは要りません。スマホからでもノートPCからでも、簡単にテレビ会議ができます。私たちのおすすめは、Zoomというツールです。40分までなら無料で使うことができます。

離れていてもチームワークを発揮する文化をつくる

 資料などをクラウド化してペーパーレスを実現し、どこにいても気軽にコミュニケーションできるチャットやテレビ会議を導入すれば、社内の業務はかなり効率化されます。

 これでテレワークを始める準備が整いました。数日間オフィスに行かなかったり、社員が地方に移住したとしても、それなりにうまくいくはずです。しかし、長くやっていれば問題が出てきます。

 やはり物理的に離れて、顔を合わせずに働いていると、孤独感を感じてしまいます。自分ひとりで働いているんじゃないかという気持ちになるし、気軽に相談するにも気が引けてくるでしょう。チームワークが落ちてしまうのです。

 私たちが取り組んだのは、一緒に働いている互いの様子を「見える」ようにするということでした。普段はノートPCを使って仕事をしているので、その備え付けのカメラを使って、仕事中の様子を撮影して共有するツールRemottyを導入しました。

 とりたてて何か話をするわけでもなく、みんなが座席に座って仕事をしている様子が見えるだけです。それでも、自分一人で働いているんじゃないという安心感を得ることができるようになったのです。そのことは生産性を高めるという「心理的安全」につながっていたのです。

 全員がRemottyにログインして仕事をするようになると、まるでオフィスで働いているような感覚になってきます。出社するという業務をハックしたのです。そして、もはや普段の仕事だけでなく、飲み会でさえもテレビ会議を活用して行うまでになってしまいました。

業務ハックで働き方を変える3つのステップ

 そうして私たちはオフィスをなくして、どこで働いてもチームワークを保ったまま、高い生産性を実現することができるようになりました。

 スノーボードが好きで長野に移住してしまった社員、旅が好きで海外を旅しながら働く社員、実家と東京の2拠点に居住する社員などがいますが、何一つ困らずに働いています。

 少し補足をしておくと、本社オフィスはなくしてしまいましたが、来客などのために事務所利用できるマンションを東京・自由が丘に借りています。遠方で仕事をしているメンバーが東京に来るときの滞在場所としても使っています。

 私たちは普段オンライン上で働きますが、実際に会うことを禁止しているわけではありません。むしろ、合宿をしたり社員旅行をしたり、特別な機会として会うことを用意しています。オンラインで働けるからこそ、補完的に会うことを大事にしています。

 おさらいすると、以下の3つのステップアップで業務ハックをしてきました。

1.クラウド化することで情報の保存と共有を効率化
2.チャットとテレビ会議でコミュニケーションを円滑化
3.仕事している様子の見える化で心理的安全を創出

 私たちの今の働き方は、こうした業務ハックの結果に過ぎません。

 新しい働き方や理想の働き方を目指すのもいいのですが、まずは目の前の情報共有やコミュニケーションの効率化や円滑化、それを支えるカルチャーなどを業務ハックしていくことから始めましょう。

筆者:倉貫 義人