いまや出欠の管理は「LINEスケジュール」が定番？ 老舗の「調整さん」と比較しみてわかったこと
こうした会合のスケジュール調整をする機会は案外多い。
筆者はこれまで、参加する側で、自分が幹事となる機会がなかった。
それが今回、必要に迫られ初めてイベントを作成することになった。
LINEに「LINEスケジュール」という機能がある。
今回は、それに挑戦してみた。
どうせなので参加者としても利用したことがある「調整さん」と「LINEスケジュール」の使い勝手も比較してみることにした。
まずはLINEスケジュールでイベントを作成してみる。
LINEスケジュールは、LINEのアプリ内で作成できるので、ラクチンだ。
一番右のアイコンをタップし、「その他のサービス」→「LINEスケジュール」をタップ
「イベント作成」をタップし、イベント名や説明文を入力したら「日程選択」をタップ
日程を複数選択したあと、「選択」をタップし、次の画面で「メンバー招待」をタップ
グループや友だちから複数のメンバーを招待できる
招待が完了したら「送信」をタップ
LINEスケジュールでイベントを作成するのは非常に簡単。
何も考えずに画面を見ただけで直感的に操作できるはずだ。実際筆者も初めて使用してみたが、戸惑うシーンもなく、作成できた。
作成が完了すると、グループや個人のノートに貼り付けられるとともに、トーク画面にも表示される。
出欠を入力するメンバーは、トーク画面でイベントが作成されたことが確認でき、ノートに移動すると、すぐに入力ができる。
入力は、○△×をタップして選ぶだけで完了でき、コメントを添えることもできる。
出欠状況がひと目で確認できる
上記のように出欠表示は非常にシンプルで、○△×の人数が瞬時にわかる。
日付部分をタップすると、誰が○で誰が×なのか、それも確認できる。
「コメント1件」と書かれたところをタップすると、コメントが確認できるようになっているのだ。
ちなみに、イベント名が「シニアカップ」となっている通り、今回作成したイベントのメンバーは、筆者以外は全員シニア。
シニアのメンバーたちも、LINEスケジュールを使うのは初めてだったようで、
「ちゃんと送れている？」
と聞かれることもあったが、全員、問題なくすぐに出欠を入力できた。
このイベントを作成した際にも、数人のメンバーが一緒にいたが、その場でも操作方法を聞かれることは特になかった。
おっかなびっくりしながらも、みな自力で操作ができたようだ。
無事LINEスケジュールでのイベント作成、出欠確認もできたので、
昔から利用しているスケジュール調整の定番「調整さん」との比較をしてみた。
「調整さん」は、Web上で操作するスケジュール管理。もちろん、スマホからでも可能だ。
会員登録やログインが必要ないのが、手軽でよい点だ。
イベント作成画面で日程を複数選択し、時間を修正する。
メモなどを書いて作成すると、URLが表示される。
このURLをLINEグループのノートに貼り付ける。
日程を指定し、表示されたURLをノートに貼り付ける
名前と出欠、コメントを書くと右図のように表示される
●招待者が複数の場合はLINEスケジュールがラク
調整さんの場合、出欠確認がひとつのグループであればそれほど手間ではない。
しかし複数のグループにまたがる場合は、それぞれのノートにひとつひとつ貼り付けていく必要がある。
これは少し手間がかかる。
LINEスケジュールの場合は、一斉に配信してくれる。
また、あとから招待者を追加することも簡単だ。
●候補日によって時間が異なるなら調整さん、時間が同じならLINEスケジュール
調整さんは、日付候補を選択すると、時間が自動的に入力されるので、これを修正または削除する必要がある。
今回のイベントはすでに3回目で、参加者はイベントの開始時間をわかっている。
こんなケースの場合、時間修正が必要なことは少し面倒だ。
逆に、日程によって時間が異なる場合は、毎回、個別に時間を指定できる調整さんの方が便利になる。
LINEスケジュールは時間指定できない仕様なので、
・時間をメモに記入する
・あらかじめトークで連絡しておく
などすれば、LINEの方が時間を入力、修正する手間が不要な分、楽かもしれない。
●LINEをやっていない人も含めるなら調整さん
調整さんは、Web上でイベント内容や日時、出欠を確認できる。
URLさえ知らせておけば、
・ガラケー
・パソコン
など、スマホ以外の機器でも出欠などの書き込みができる。
また、調整さんは自分以外の代理書き込みもできるので、スマホやパソコンを持っていないシニアでも、友人や知人と電話などで出欠を確認し、代理で書き込むことも可能だ。
LINEスケジュールはLINEアプリなので、当然のことながらLINEを使っている人しか利用できないし、代理書き込みといったこともできない。
●出席者の多い日を確認したいならLINE、状況を把握したいなら調整さん
LINEスケジュールは日付ごとに○△×が簡潔に表示されている。
このため、無条件に出席者の多い日を選択したい場合は、こちらの方がわかりやすい。
誰が出席するか、メンバーのコメントなどもワンタップで閲覧できる。
すぐに見られる出欠表は、あえてできるだけ付帯情報を省いて見やすいように設計されている。
調整さんは表に名前やコメントも表示されるので誰がいつ出席するのか、△や×の理由などもが一覧できる。
「この人にはぜひ来てもらわないと困る」
といった事情がある場合などは、調整さんの方が向いているかもしれない。
ただ調整さんでの出欠では、入力時に名前を入れ忘れることがある。
もちろん、入力の更新ができるので、すぐに入れ直すことはできる。
一方、LINEスケジュールはシンプルなので、出欠を入力する側にとっては使いやすいかもしれない。
いずれにしても、LINEスケジュールも調整さんも、一長一短がある。
対象者やイベントの内容によって使い分ける。
これが良策だと思う。
内藤由美
