今回のビジネス女子マナーは、糸田順李さん(仮名・28歳)からの質問です。

「急ぎの質問です。7月の人事異動で他部署に異動することになってしまいました。社外の方にご連絡する際、直接お伝えしたほうがいい方と、メールでOKの方はどのように振り分ければいいのですか?また、正しい書き方やマナーについても教えてください。どうぞよろしくお願いいたします」

7月に人事異動がある会社は少なくありません。誰がどこに配属が変わるか……も気になるところですが、自分に内示があると、それこそ引き継ぎなどドタバタします。過不足なく行ないたいところ。文例などもあると便利ですよね。鈴木真理子さんに伺ってみましょう。

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異動報告と挨拶は基本的にメールでOK

異動になった場合の連絡は、特別なお世話になっている方を覗いて、メールで済ませても問題ありません。異動報告が必要な相手は、あなたが担当している取引先やお客様、現在所属している部署のメンバー、そして異動先の上司です。部署のメンバーや異動先の上司には、口頭でお伝えしたほうが好まれます。ここでは、社外の方に宛てる印象のいいメールについて、ご紹介しましょう。

取引先やお客様など社外の方に宛てる異動報告メール

件名:異動のご挨拶

株式会社□□
○○様

いつもお世話になっております。
△△社 ●●でございます。

私事ですが、7月12日付で××××へ転属することになりました。

******************

7月12日以降は、後任の□□が担当させていただきます。
□□は(若手ながら)多くのお客様から信頼を寄せられております。
本人もやる気になっておりますので、可愛がってくだされば幸いです。
情報共有のため、勝手ながら本メールのCCに□□を入れさせていただきました。

大切な○○様にご迷惑のかからないよう、
万全の引き続きをいたしますので、どうかご安心ください。

本来であれば伺うべきところ、メールにてご挨拶申しあげます。
今後とも末永くおつきあいくださいますよう、よろしくお願いいたします。

△△株式会社
●●●
TEL:03-XXXX-XXXX

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ビジネスメールとしての基本ポイントは3つあります。

まずは、件名に「異動のご挨拶」と何のメールなのかすぐにわかるようにすること
次に、本文で冒頭にて、いつから異動になるのかを入れること。これは、以降の業務を滞りなく行なうために必要な項目です。
そして、後任は誰なのかと連絡先をCCで入れるということ。これは、さっそく引き継ぎを始めるために必要です。

好感度を持たれるポイントとしては、メール文例内の「******************」の部分に、相手との思い出と感謝の気持ちを2行ほど添えるということです。また、後任の方のインフォメーションも添えると、先方も不安がなくなります。

異動挨拶メールをBCCで送ってもOKな人は誰?

異動の挨拶メールを送るとき、1通のメールを書き、BCCで社外のお客様やら取引先へ一斉送信する人がいます。確かに、この方法にすると1回で済むので効率的かもしれません。でも挨拶文書はビジネスの中でも、特に礼儀を重んじるものです。本来ならお客様のところに直接足を運ぶべきところを、文書やメールで済ませるのです。多少時間がかかっても礼儀を尽くしましょう。BCCで送っていいのは、現在はご無沙汰していて、直接お仕事でのやりとりがない方、また「念のため」にお伝えしておいた方が安心、という関係の方です。また、BCCで届いた異動メールには、基本的に返信しなくてOKです。ただし、お世話になった人や、おめでとうを伝えたいときにはBCCでも返信しましょう。

そのときは、以下のような文例が役立つでしょう。これは、異動挨拶メールをいただいたときの基本返信例です。

まず、異動メールをいただいたことについての感謝の言葉を書きます。

「平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。○○株式会社○○部の○○です。このたびはご丁寧に異動のご挨拶をいただき誠にありがとうございました」

または「お忙しいところ、異動のご挨拶をいただき誠にありがとうございました」

次に、感謝の気持ちを伝えます。

「○○様からは多くのことを教えていただきました。○○プロジェクトでは親身になってご指導いただいたこと、大変感謝しております」

または「○○さんとの●●の仕事は本当に楽しかったです。多大なるご協力にも心から感謝しています。ありがとうございました」

一緒にお仕事ができなくなり残念です、寂しくなります、などという言葉はたとえ本心だとしても、異動メールの返信にはそぐいません。ポジティブな気持ちを伝えましょう。

そして、新しい門出へのエールを送ります。

「○○さんの益々のご活躍をお祈りいたします」

「○○様のご健勝を心よりお祈り申し上げます」

文末は「お祈り申し上げます」「お祈りいたします」にすると、目上、目下の人にかかわらず使えます。

異動メールはいただいたあと、すぐに返信するのがマナーです。BCCで来た異動メールは、必ず送信者だけに返信するように注意をしてください。まれに間違えてCCで異動メールを送ってくる人もいます。そのまま「全員に返信」してしまうと、他の方に届いてしまう可能性があります。

異動報告メールは着任当日に出すのがマナー。遅くても、もちろん早すぎてもコンプライアンスとしてNG。



■賢人のまとめ
ビジネスの挨拶メールの基本は「賢く・感じよく」。異動メールの際にも、相手に失礼にならないよう、今後もお互いより良い関係を気付くために、丁寧さを心がけてください。なおBCCを使うのは、基本的にNGです。

■プロフィール

女子マナーの賢人 鈴木真理子

三井海上(現・三井住友海上)退職後、“伝える”“話す”“書く”能力を磨き、ビジネスコミュニケーションのインストラクターとして独立。セミナー、企業研修などで3万人以上に指導を行う。著書は『ズルいほど幸せな女になる40のワザ』(宝島社)のほか、近著『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)、『絶対にミスをしない人の仕事のワザ』は7万部を超えるヒットとなる。 

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