異動になっちゃった！ 挨拶メールってするべき？
異動が決まると、引き継ぎや新しい部署での仕事準備など大忙し。しかし、そんな中でもお世話になった人たちにきちんと挨拶はしたいもの。マナーアドバイザーの松本繁美さんに、異動挨拶メールを送る際の注意点や、例文を教えてもらいました。
■挨拶はメールでOK？
◇直接挨拶すべき場面
人事異動とは非情なもので、内示が出てからほんの数日で次の部署や遠くの場所へ移動しなくてはなりません。いつにも増して忙しいのは言うまでもありませんね。そんな中で直接挨拶すべき相手で優先順位が高いのは、お得意様や取引先。引き継ぎも当然必要ですから、引き継ぐ人と同行して挨拶できればベストです。
また、社内の同じ部署の仲間に対してはカジュアルな挨拶でも良いでしょう。ただし、異動最終日にはきちんとした挨拶をしてその部署を去りたいもの。他部署の人に対しても、特にお世話になった方などには直接挨拶をするのが礼儀です。
◇メールの挨拶でよい場面
異動前は多忙なため、全員に直接挨拶するのは実際には難しいかもしれません。そんな時にはメールで挨拶しましょう。公に知らせてよいと許可を取ったらすぐにメールを送ります。「異動になったらしい……」などと噂になる前に、本人から知らせた方が印象は良いはず。メールは本来なら個々に送信したいところですが、人数などの理由でCCやBCCで送るのを余儀なくされることもあります。そのような場合には「一斉配信で送付いたします事をお許しください。」などひと言添えるのが良いでしょう。社外の方でVIPだと認識していて仕事の上でお礼をしたい人に対しては、メールだけでなく謝辞と次の配属先を表記した書状を郵送します。
■異動の挨拶メールを送るタイミング
発令を受けたら、まずは実務で頻繁にやり取りがある人に真っ先に送信します。前文で述べたように直接挨拶すべき人も多い中、そういった相手には多忙ゆえの非礼を詫びたニュアンスがメールの内容に必要です。直接やり取りがなかった部署の人達に対しても異動の2〜3日までにはメールを送るのがマナーです。
異動の挨拶メール例文
続いて、異動挨拶のメール例文を教えていただきました。社内の人、社外の人に分けて紹介します。
◇社内の人への挨拶メール
☆社内の人への挨拶メール例文
件名：異動のご挨拶
本文：
○○部 ○○部長 （注1）
（注2）
お疲れ様でございます。
△△部の篠崎でございます。
本来であれば、直接お目にかかってご挨拶いたしますところ、メールで失礼いたします。
本日、辞令を頂戴し、6月1日付けで◇◇部◇◇課に配属となりました。（注3）
異動後の業務内容は皆様のお世話になって一からのスタートとなります。
一日も早く業務に慣れて、戦力になりたいと努力する所存です。（注4）
何かとご指導ご鞭撻をお願いすることになりますが、
あらためてよろしくお願い申し上げます。
取り急ぎメールでのご連絡をお許しください。（注5）
△△部 △△課
篠崎 夏美
☆社内の人への挨拶メール解説
注1：社内は役職名で良い。例：○○部長、○○課長など
注2：CCで一斉配信の場合は「○○部長、皆様」とする
注3：次の部署名や異動日時などを明記する
注4：異動先での抱負などをポジティブに述べる
注5：本来なら直接会って挨拶するべきだという姿勢を見せる
◇社外の人への挨拶メール
☆社外の人への挨拶メール例文
件名：異動のご挨拶
本文：
株式会社■■ ■■部 ■■課
○○様
いつもお世話になっております。
△△株式会社△△部の篠崎でございます。
私事ですが、6月1日付で、◇◇支社◇◇部へ（注1）
転勤することになりました。
この2年間、○○様にはたくさんのプロジェクトでお世話になり、（注2）
素晴らしいお仕事ぶりを見せていただきました。
どれほど勉強になったかわかりません。
いつも、心から感謝しておりました。
6月より舞奈 美子(マイナ ヨシコ)が後任として配属になります。 （注3）
十分に引き継ぎをいたしますので、私同様に
ご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。
後任担当者 △△部△△課 舞奈 美子(マイナ ヨシコ) （注4）
Mail ： △△＠△△.co.jp
電話：03−XXXX−XXXX 内線123
○○様の更なるご活躍をお祈りしております。 （注5）
本来ならばお目にかかってご挨拶すべきところ、
メールにて恐縮ではありますが、ご挨拶といたします。
△△株式会社△△部△△課
篠崎 夏美
解説
注1：異動先を明記する
注2：感謝の気持ちや具体的にお世話になったことなどを述べる
注3：後任の担当者を紹介する
注4：後任者の名前、連絡先を明記する
注5：メールで略儀ながらの挨拶を詫びる
■異動の挨拶メールを贈る際の注意点
◇ネガティブな要素は入れない
栄転であればそのまま幸せな気持ちを伝えられますが、ネガティブな諸事情による異動であったとしても、前向きな気持ちで次の仕事に取り組む姿勢を伝えることが大切。泣き言や文句などのネガティブ要素を表さないようにしましょう。
◇感謝を伝える
相手に対して感謝の気持ちを述べることも忘れてはなりません。本来なら一人ひとりに対して送信しなくてはならないところ、他部署で大人数であったりする場合は「本来ならお一人お一人にメールをお送りすべきところ、BCCで失礼いたします事をどうぞお許しください」などと追記します。
■【番外編】異動の挨拶メールに返信は必要？
◇知っている人なら返信すべき
一斉送信で受け取ったとしても、相手本人の顔や存在を知っているのであれば、返信すべきだと思います。なぜならば、仕事を続けて行く場合、どこかでまたその人にお世話になったり、関わったりする可能性が十分あるからです。
◇メールの内容
「ご栄転おめでとうございます。」と書き出しましょう。実際に栄転でなくても常套句です。メールの返信だけで、良いコミュニケーションがとれるのであれば、簡単なことなのですから。異動は本人にとって良い転機の訪れだと考え、期待や希望というポジティブな内容を表わすメール文にしたいものです。
◇CCの宛名に気をつける
気をつけなければならないのは、CCで送信されたメールに対する返信。異動する本人のアドレス宛にすること。Reで返信すると、全員に届いてしまいます。BCCで送信されたものはこの心配はありませんが、異動する本人の部署名や名前を確認して返信しましょう。
■異動の挨拶メールは忙しいからこそ重要
バタバタする異動前ですが、これまでお世話になった人たちにきちんとしたお礼と挨拶は必要です。こうした挨拶をしっかり行うことで、新しい部署での仕事もスムーズになるはず。松本先生のアドバイスに従って、異動の挨拶メール、送ってみてくださいね。
（文：松本繁美、構成案：篠崎夏美）
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