時間管理のコツは「1日の予定を減らす」こと

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少ない仕事で、多くを片付ける──。

時間管理のうまい人は、この記事を読むことはないだろう。既に「効率的」ではなく、「効果的」に時間を使えているからだ。

効率を重視する人は、一定時間内により多くのことをしようとする。一方で、効果を重視する人は、より少ない活動に集中して1件当たりに費やす時間を増やし、リラックスや思索、準備、完遂に必要な時間を取って、より多くのことをより大きな成果と共にこなしている。

これには、あなたも既に気付いているはず。何かすべきことがあれば、そのために日程を空け、必要な人員や情報を集め、完遂するまで100%集中して取り組まなければならない。1日の予定を少なくするべきというのは、そういうことだ。

その手本となる人は多い。

マイケル・アイズナーは、1990年代にディズニーCEOを務めていた際、6週間以上前に予定を入れることを拒み、自由に使える時間を毎日2時間設けていた。

時間管理には「40-30-20-10の法則」があり、使える時間の40%を最優先事項に、30%を2番目、20%を3番目に重要なことに使い、残り10%は他のことに使うとよい。週に3つの仕事を集中して終わらせようとする人は、1度に10個のプロジェクトに取り組む人より多くのことを成し遂げられる。

上級職になるほど、あらゆることに自分だけで対応できなくなる。そうなれば、2方向の時間管理、つまり、自分が任せた仕事を他人が責任を持ってやっているかを管理する必要が出てくる。

ここで、フィンランドの学校で採用されている指針を見てみたい。同国では子どもたちが学校で過ごす時間が1日3〜5時間と短い。授業数は少なく、その代わりに、学んだことを消化する時間を与えるため休み時間が長い。より少ないテーマについてより深く学び、宿題も他の大多数の国と比べて少ない。

それでも、フィンランドの子どもの学力は、世界トップレベルを維持してきた。より少ない作業で、より多くを学んでいるのだ。あるフィンランドの学校の校長は、ドキュメンタリー映画『マイケル・ムーアの世界侵略のススメ』でこう述べている。「脳は時々休める必要があります。作業し続けすぎると、学ぶことを止めてしまうのです」

1. 会議を減らす

社内会議、特に定例会議の問題は、開催そのものが目的となってしまいがちなことだ。参加者のほとんどが会議を無駄だと感じていても、誰も指摘したがらない。

2. 出席人数を減らす

会議の理想的な出席人数は5〜9人。10人以上だと発言時間の奪い合いになり、4人以下だと考え方がかたよる。これは、人間の家族の平均人数に由来するもので、グーグルが採用する6〜8人のグループに分けたオフィススペースがうまく機能している理由の一つでもある。メンバーの時間を大切にするなら、最も効果的に時間を使える環境作りをしよう。

3. 議題を減らす

フィンランドの子どもたちは、少ないテーマについてより深く学ぶ。あなたもこれに倣うべきだ。

4. 準備、休憩、完遂の時間を増やす

事前の資料読み込み・作業・検討の時間を多くし、本番中は休憩を多く取り、振り返りや集中して実行するための時間を増やすこと。私たちの「CEOブートキャンプ」では、本番6週間前から資料を配布し始める。計23時間のブートキャンプの中で、作業時間はたったの5時間半。残りの時間は飲食、アイデア交換、睡眠にあてられる。

時間の使い方を見直そう

「40-30-20-10の法則」に従えば、最も優先順位の高い3つのことに90%の時間を費やせる。最近の調査では、CEOがトップ3の優先事項に費やす時間は66%で、その内訳は38%が運営上、23%は組織上、5%が戦略上の案件だった。理想の割合とは言えず、CEOですら改善の余地があることが示された。

他人が頼んでくる多数の仕事をこなすことをやめる方法を真剣に考え、一番重要なことに最大の効果を発揮できると分かっている少数のことに使える時間を生み出そう。