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どれだけ論理的に物事を考えられる人でも、「話し方」に問題があればチャンスを逃してしまう。「プレジデント」(2017年12月18日号)では、6つの場面別に「相手が気持ちよくなる言い方」を紹介しています。第6回のテーマは「目上の人への接待」です――。

■外国人の接待はなぜ鶏肉料理が無難か

接待の幹事役を任された方は、面倒な役柄だなと思うかもしれませんが、接待も大事なビジネス。相手に喜んでもらえれば、あなたの社内評価も上がるので、万全の態勢で臨みたいものです。

接待の準備で最初にすることは、接待相手との日程調整です。相手が部長や役員クラスなら多忙ですから、できれば3カ月前からスケジュールを押さえるのが望ましいです。お店はそのあとで大丈夫。場所は追ってご連絡しますと伝えておけば、むしろワクワク感も増します。仮予約で店を押さえたうえで、探すと安心です。

お店選びの一番のポイントは、相手側のキーパーソンの好みをしっかりリサーチし、嗜好に合わせること。日本酒やワインなどのお酒。和食、洋食など料理の好み。食事では苦手(アレルギーも)なものを確認することも大切です。キーパーソンが女性の場合はヘルシーなもの、見た目の華やかな料理が喜ばれます。

外国の方を接待する場合は、宗教上の問題もあるので、鶏肉料理が無難です。ベジタリアンやビーガンかどうかなどもあらかじめ確認しましょう。また、中国では料理が余るほどに用意するのがおもてなしの文化です。

仮予約をしたお店は、実際にランチなどで下見をしましょう。その際に、お店の人に接待で使いたい旨を相談すると、当日も丁寧な対応をしてもらえます。なお、一般的な接待の料理は1人7000円〜、お酒を含めて1万〜1万5000円が目安です。

最近の私の接待でうまくいったなと思うのは、あるプロジェクトの中締めに行ったものです。プロジェクトの成功を祈願する意味を込め、縁起のいい「出雲料理」の店を選びました。その店では島根の珍しい地酒が楽しめるので、日本酒に造詣が深い接待相手の社長にも喜んでいただけました。

接待当日は、接待する側は20分前には入店し、料理やお手洗い、喫煙所の位置なども確認しましょう。遅刻するのは最悪なので十分に気をつけてください。

■場が盛り上がらないときの「必殺技」

宴席が始まり、幹事が最も気をもむのが、場の雰囲気です。すんなりと会話が盛り上がればいいのですが、お互い初対面の場合などは緊張し、トークが弾まないこともあります。そんなときこそ幹事の腕の見せどころです。

話題のきっかけづくりで、私がおすすめするのが「こまったときはアイウエオ」という合言葉です。話題のリストを準備して、そこから順に会話を続けていけば、何か1つは盛り上がるトピックを見つけられるはず。共通項が見つかると話が盛り上がるだけでなく、相手に親近感がわき、その後のビジネスにもプラスの作用が期待できます。

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共通の話題が見つかる魔法のフレーズ
こ:コレクション ご趣味はなんですか?
ま:マシーン それはもしや最新のiPhoneですか?
つ:付き合い 最近A社のB氏とはお会いになりましたか?
た:食べ物 お好きな食べ物はなんですか?
と:時事(とき)ネタ あの会社の会見には驚きましたね〜
き:季節・気候 あの大雨の日は、いかがお過ごしでしたか?
は:流行もの 最近はどこでもあの有名人を見ますね
あ:遊び 休日はどのように過ごされますか?
い:イベント 年末年始はどのように過ごされますか?
う:運動 最近ジムに通うようになりまして
え:映画 あの4D映画をご覧になりましたか?
お:音楽 いつもカラオケで歌う曲はなんですか?

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注意していただきたいのは、ムリにおもしろいネタを披露して笑わせる必要はないということです。大事なのは、相手に心地よい時間を過ごしてもらうこと。できるだけ相手に話してもらうように仕向け、しゃべるのは相手と自分で7:3くらいの割合がちょうどよいでしょう。

話題の注意点としては、ビジネスの話はなるべく避けること。もちろん、相手企業のプラスの情報はけっこうです。好決算、新ビジネスなど、「ニュースで拝見しました。すばらしいですね」とほめるのはOK。人事異動の話題は新社長や役員などの話を通じて、さまざまな社内情報が得られる可能性も。言うまでもありませんが、企業の不祥事などのマイナスネタはNGです。

■語尾が「た〜」「とう〜」と伸びたら接待は成功

とはいえ、どうしても話が弾まないこともあります。私もある接待で、ひとりの男性がどんな話題を振っても反応してくれず、苦慮したことがあります。何かしなければと思い、キャバクラ嬢のノリでキャピキャピ話しながらお酒を注いだところ、相手の方も笑顔になってきたので、「これだ!」と思い、「おにいさん、今日何かイヤなことでもあったの〜? ブスッとしてるから怒ってるのかと思った〜」などと話すうちに、だんだんノッてこられました。その後も席替えで隣の人に、「はじめまして、あかねで〜す!」とお酌して回り、大いに盛り上がりました。

幹事が男性の場合でも、自虐ネタや失敗ネタは効果的です。仕事の自慢話は嫌われますが、失敗談は親近感がわきます。以前、ご自身のハゲをネタにお坊さんのモノマネをされた人がいて、とてもおもしろかったですね。ときには「バカ」になるのも大切だと思います。

ちなみに、私のとっておきの宴会芸は、2次会のカラオケパフォーマンスです。衣装を用意し、タンバリンやマラカスを鳴らしながら歌う。ジュディ・オングさんの「魅せられて」が十八番。ただ2次会は近頃はやらない場合も多いので、様子を見て柔軟に対応すればよいでしょう。

こうして接待が終了し、はたしてうまくいったのかどうかが幹事の最も気がかりな点です。それは別れ際ではっきりします。成功の場合は、相手から「楽しかった〜!」と握手をしてきたり、肩を叩いたり、「今日はありがとう〜!」とハグをするなど思いがけないスキンシップがある。語尾が「た〜!」「とう〜」と伸びたとき、接待は成功です。「今度、絶対飲みましょう〜!」と言われたら大成功です。逆にいまひとつの場合は、「また機会がありましたら飲みに行きましょう」と、淡々とした社交辞令で終わります。接待ではビジネスライクな関係を超えられなかったというわけです。そんなときは反省し、失敗を次に生かしましょう。回数をこなすことで接待術も向上します。

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最高の接待の準備は3カ月前から
▼接待3カ月前
・相手のスケジュールを確保
・相手のキーパーソンについての情報収集。
【年代】【性別】【食の好み】【お酒の好み】【出身地】【趣味】【NGワード】
・情報を基に下見をして、お店を選ぶ。
▼接待1カ月前
・接待先に接待時のお店の連絡をする。
▼接待当日
・必ず集合時刻の20分前には入店。店側と直前の料理の打ち合わせ、喫煙所、お手洗いの場所を確認。
▼お開き
・別れ際の言葉の強さ、握手、ハグなどでその日の接待の評価を判断できる。

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篠原あかね
1967年、長野県生まれ。リクルートにて企業研修アシスタントを務め、講師としての基礎を学ぶ。金融機関等での役員秘書、ビジネスマナー講師の経験を経て、スマートコミュニケーションズを設立し代表就任。著書に『宴会を制する幹事は仕事も制す。』などがある。
 

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(篠原 あかね 撮影=石橋素幸 構成=田之上 信 写真=iStock.com)