「グダグダ」にならない会議をする方法

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何が勝ち組と負け組を分けるのか。雑誌「プレジデント」(2017年3月6日号)の特集「『働き方』全課題60」では、「超一流の仕事術 全解明」として、より成果を上げるためのノウハウを各方面のエキスパートに取材。今回は、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ ディレクターの榊巻亮氏が「成功する会議」について解説する――。

■全員が「終われる」と答えられればOK

なぜ会議が「グダグダ」になってしまうのか。それは「会議が終わったときにどのような状態をつくるべきか」という「会議の終了条件」を決めないまま、会議を開いているからです。会議にはいろいろな種類があります。「意思決定」であれば適正人数は10人以下でしょう。「方向性の共有」であれば、30人以上に対して一方的に話すこともあるはずです。どちらも会議と呼ばれますし、私はそれでいいと思います。

会議に参加する人数や時間の長さを機械的に決めるのは、スマートではありません。「発言しない参加者は呼ぶな」などと言われることもありますが、そもそも大人数の会議では参加者全員に発言を求めることはできません。大勢を集める会議にも、最初は目的があったはず。グダグダになるのは、目的を見失っているから。私はそれを「会議の終了条件」と呼んでいます。

たとえばサッカーでは「終了時間までに相手より1点でも多く点を取る」という終了条件が決められています。これが「ボールを蹴る」という動作しか指示されていなければ試合は成り立ちません。グダグダになる会議では同じことが起きています。「議論する」「質問する」という動作しか指示がないので、どれだけ活発でも、終わった後には「結局、何の会議だったんだっけ」と感じるわけです。

終了条件を達成できたかどうかは簡単にわかります。参加者に「これで会議を終われますか」と聞いて、全員が「終われる」と答えられればOKです。

■「この会議が終わったときに、どうなっているのが正解か」

家電メーカーで、新商品の機能を開発部門からセールス部門に説明する会議だとすれば、「新商品の機能をお客様に説明できる」という状態がゴールです。「これで新商品の機能をお客様に説明できますか?」と聞いて、全員が「できる」と答えられれば会議を終えられます。

説明会ではなく、経営課題を議論するような場合であれば、参加者は絞り込む必要があるでしょう。そのときも、「この会議が終わったときに、どうなっているのが正解か」という点から考えれば、どんな参加者を集めればいいのかも、自ずと明らかになるはずです。

仕事で課題があったとき、「事実確認」と「原因深掘り」はひとりでもできます。しかしそれをひとりで主張しても、課題は解決しません。周囲を動かし、課題を解決するために、ぜひ会議を活用してください。

▼どうなったらゴールなのか「終了条件」を決めてから開く

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榊巻 亮
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ ディレクター。著書に『世界で一番やさしい会議の教科書』(日経BP社)、共著に『業務改革の教科書』(日本経済新聞出版社)がある。
 

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(ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ ディレクター 榊巻 亮 構成=朽木誠一郎)