春は送別会、歓迎会、お花見と飲む機会が多い季節です。特に会社勤めだと、部や課の飲み会もあることでしょう。そんな時、幹事を任せられがちなのがアラサー世代の社員たち。そう、Suits WOMANの読者世代はまさに幹事力が試される時期なのです。

今回は「スーパー幹事」と噂のキリン株式会社広報の佐藤啓太さんに幹事のポイントを教えていただきながら、飲み会の場所の選び方、メニューの選び方、トラブル時の対応、メールの出し方など、「ありがとう!幹事さん!」とみんなも満足し、自分の評価も上がる、そんな飲み会の幹事のテクニックをご紹介します。

佐藤啓太さん……キリンビール株式会社に2013年入社の27歳。九州エリアの営業を経て、広報に。お酒の強い九州人に可愛がられて幹事力を磨く。好きなビールはもちろん「キリン 一番搾り」!!

飲み会のメンバーで考えることも変わる、まずはメンバーを再確認

どのような飲み会なのかによって、当然考慮すべきことも、振る舞い方も変わってきます。まず、飲み会の内容を整頓することが大事なのだそう。スーパー幹事・佐藤さんから以下の3つの分類を提案していただきました。

(1)同年代や、管理職前の先輩・同僚との飲み会

(2)会社内の上司も参加する比較的オフィシャルな社内飲み会(送別会など)

(3)社外の方との飲み会(接待に近い?)

まずは日程調整!

「当たり前のことですが、(1)〜(3)どれも飲み会の主役が参加できることが絶対条件です。送別会なら異動や退職される方だし、打ち上げのような飲み会であれば、そのイベントにたくさん関わった方が出席できる日時にしなくては意味がありません」(佐藤さん)

主役が参加できることを確認できたら、
(1)の場合は、 参加者が多い日時
(2)の場合は、参加者が多いことも重要ですが、目上の方が参加できる日時を優先
(3)の場合は、当然、先方が出席できる日時が最優先
この優先順位で日程を決めると良いそうです。お仕事要素が多い会だと、目上の方やクライアントのスケジュールは最優先になってきます。

「参加者が多いことを優先するのであれば、「調整さん」は非常にシンプルで使いやすいですよ」(佐藤さん)

大人数のスケジュール調整に便利な「調整さん」。

お店選びのポイントは?予算は?飲み放題にすべき?

だいたい料理が美味しければ幹事としては合格点、と言われますが、どこを選べばいいのか、飲み放題をつければいいのかなど、迷っちゃいますよね。お店の検索サイトでは、予算、料理ジャンル、アクセスの利便性、喫煙・禁煙・分煙、飲み放題、個室有無などは最低限チェックしておきましょう。

「そうですね、細かいところで言えば、(3)の社外の方との場合、相手先の会社の系列によって好むビール銘柄があるかもしれません。また、相手先がデベロッパーや建設系の会社なら、相手先が携わっているビル・施設内の飲食店でやると喜ばれると思いますよ」(佐藤さん)

予算は(2)の場合、会費が一律でなく、傾斜がつく場合があります。その場合は、1番上の役職(たくさん支払って下さるであろう存在)の方に確認し、予算ないし、その他のポイントも相談するとよいでしょう。((1)・(3)は飲み会のスタンス次第ですね)

気になる飲み放題に関しては飲む人数にもよりけりですが、(2)のようなオフィシャルな飲み会では、人数が多かったり、事前に会費を提示してから案内することが多いので、飲み放題の方が良いでしょう。ただ、飲み放題は1.5〜3時間制がほとんどで、盛り上がってきたところで終了になってしまうことも多々あります。その場合、2次会にいくとまた余計なお金が発生しかねない為、飲み放題にせず1件目のお店でじっくりと飲んだ方が、結果的には安く済むこともよくあります。

「飲み放題にしないで、よく飲む人と飲まない人がいる場合、割り勘会計だと飲まない人が損した気持ちになりがちです。そこは幹事がうまく傾斜をつけてあげることも大事ですね」(佐藤さん)

事前に何かリサーチしておくべきことは?

しっかりとした接待の場合は、初めて行くお店は避けましょう。個室といっても、半個室(すだれで区切っただけ)を個室としているお店もありますし、料理のクオリティーやトイレの位置(高級店はトイレ表示がなく、分かりづらいお店が多いため)など、行ってみないと分からないことは多々あります。

「先方がお好きな料理や出身地、ご自宅がどこにあるのかを事前リサーチできると、お店選びにも反映できると思いますよ」(佐藤さん)

連絡はどのタイミングですればいい?リマインドメールは必要?

連絡に関しては、参加者の性格や、日頃からよくコミュニケーションを取っているか等で変わってきます。しかし、最初の案内から1か月以上経っている場合は、数日前にリマインドしてあげるのも親切です。

「飲み会の件だけでリマインドするのは、と思った場合、その他の件で連絡を取った際の文末などに“次の食事会、楽しみにしています!どうぞ宜しくお願い致します”と入れる程度で大丈夫ですよ」(佐藤さん)

さあ、準備ができたらいよいよ当日編に続きます!当日編はコチラ