後ろ向きな会議を前向きにする3つの型

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どれだけ論理的に物事を考えられる人でも、「話し方」に問題があればチャンスを逃してしまう。「プレジデント」(2017年12月18日号)では、6つの場面別に「相手が気持ちよくなる言い方」を紹介しています。第5回のテーマは「後ろ向きな会議」です――。

■「ずばり!」と心の中で呟こう

アイデアが出ない、結論が出ないという「後ろ向きな会議」。前向きな場にするには、参加者の発言方法とファシリテーター(進行役)の仕切りを変える必要があります。

まず、会議の参加者に身につけてほしいのが「思考フレーム」です。思考フレームとは決まった型に当てはめて話すこと。これを使って参加者が発言すれば、論点がバラつくことなく、テンポのいい会議が実現します。

世の中には膨大な数のフレームワークがありますが、会議で使うのはただ1つ。「結論・理由・詳細」という3つの項目を使った思考フレームです。この魔法の型に当てはめて話す言葉を組み立てれば、重くて複雑なテーマも軽妙にわかりやすくできます。

たとえば「君はAとBの商品、どちらがいいと思う?」と聞かれたとします。思いついた順に話すと、

「え〜、ISO規格のBは品質がよくてですね、この商品カテゴリーでISO規格はBだけなんです。なので私はBがいいと思います」

と論理展開が乱れてわかりづらい。

一方、思考フレームを使えば、

(1)私はBがいいと思います(結論)
(2)品質がいいからです(理由)
(3)この商品カテゴリーのなかでもBは唯一のISO規格なんです(詳細)

と自然と考えが整理されわかりやすくなる。発言者の話す内容が端的に伝わって会議の場も活発になります。

この思考フレームを使うのに、私が企業研修や講演で勧めているのが結論(1)の前に「ずばり」、理由(2)の前に「なぜなら」、詳細(3)の前に「それは」と心の中で呟くこと。さらにそれを、日常生活の会話でもできるだけ実践することを伝えています。

たとえば上司への報告。

(1)(ずばり)今月の売り上げは先月の1.5倍でした(結論)
(2)(なぜなら)いつもより商品がたくさん売れたからです(理由)
(3)(それは)10月末のハロウィーン需要の恩恵を受けたからです(詳細)

と応用できます。

注意したいのは結論部分に複数の要素を持ってこないこと。「今月の売り上げは先月の1.5倍でした。でも、先月の売り上げは先々月の3倍でして……」といろんな要素が入ってくると話がこんがらがってきます。この傾向は「でも」「ただ」などの逆接を会話で多用する方に多い癖です。

優れた進行役は、安心感をつくる

もし身に覚えのある人は頭の中にBOXをイメージして、そこに情報を入れていくといいでしょう。たとえば「会議」というBOXなら「複数人で進行役がいて、何かを決定すること」。「ミーティング」というBOXなら「一対一で進行役がいない場合もあり、決定の材料を話し合うこと」といったように、会議とミーティングを表す情報を整理して入れていく。日常生活の会話からBOXを意識すれば要素が入り交じることもなく、思考フレームの精度も高まってくるでしょう。

一方、会議の質はファシリテーターの手腕も大きく左右します。

後ろ向きの会議を見ると、その多くで参加者が受け身であることに気付きます。主体的でなければならない会議でなぜ受け身になるのか。原因を深ると、会議のルールが曖昧であることにたどり着きます。

何のための会議かわからなければ、発言のしようがありません。さらに会議での役割分担が明確でなければ、事前に何をすればいいかもわからない。あるいは意思決定の方法が多数決なのか誰かの一存で決まるのか、不明瞭といったこともある。もし、最終的に結論が決定者の一存で決まるのであれば、より説得力のある発言をするなど、話す内容も変わってきます。

私も企業研修で様々な会議を見ていますが、これら大前提(会議の目的、会議の役割、意思決定の方法)をはっきりさせていない会議は意外に多いです。結果、参加者も自分が何をしていいかわからず受け身になる。言い換えれば、会議の方向性がわからずに安心感のない状態といえます。しかしそれでは永遠に後ろ向きな会議は改善されません。

優れたファシリテーターは上手に場やチームの安心感をつくります。先の思考フレームにしても事前に参加者と共有したり、「絶対に否定をしてはいけない」「この問いについて5分考えてみましょう」といった共通ルールを設けたりして、参加者が同じ方向を向くように仕切るのです。

ファシリテーターを務めるのは組織やチームを率いるリーダーであることがほとんどでしょう。そのリーダー像は、近年大きく変化したと私は感じます。従来はトップダウンのカリスマ型が主流でしたが、東日本大震災をきっかけに、つながりや安心感を提供できる共感型が求められる傾向にあります。

共感型リーダーの特徴は、部下と同じ目線まで下りて、腹を割って話し、自らの弱みをさらけ出せること。そしてたまにはアホなことも言える。常に威厳を保とうとするのは逆効果で「社長もアホなところがあるんだな」と周りに思ってもらうことで、距離感が縮み、自由に発言できる空気が組織に広がります。

お手本となるのがソフトバンクの孫正義さん。彼は「髪の毛が後退しているのではない。私が前進しているのである」と自分の髪の毛をネタにしてさらっと言ってのけた。ああいった自分を隠すことなくさらけ出せる懐の深さこそ経営者や中間管理職は学ばなければなりません。そうして組織内に安心感を醸成していくことが、チームの結束を強め、前向きな会議づくりにもつながるのです。

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桐生 稔(きりゅう・みのる)
モチベーション&コミュニケーション代表
メンタル心理カウンセラー、上級心理カウンセラー。グッドウィルの支店長、エリアマネジャー、音楽スクールの事業責任者を経て2013年より現職。現在、全国20カ所でコミュニケーションスキルを上げるビジネススクールを運営。著書に『10秒でズバッと伝わる話し方』など。

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(モチベーション&コミュニケーション代表 桐生 稔 構成=宮本裕人 撮影=五十川 満)