岡田兵吾(おかだ・ひょうご)  マイクロソフトシンガポール シニアマネジャー  大阪生まれ。同志社大学工学部卒業後、アクセンチュア(日本、アメリカ)、デロイトコンサルティング(シンガポール)、マイクロソフト(シンガポール)のグローバル企業3社で21年間、シンガポール・日本・アメリカをベースに活躍。これまで、アジア全域の新事業開発、業務改善および組織改革に従事。現在マイクロソフトではシニアマネジャーとして、日本・韓国・オーストラリア・ニュージーランドの4ヵ国のライセンス監査業務の責任者を務める。   また「アジア組織・改革リード」、「CSR(社会貢献活動)委員」等を兼任し、マイクロソフトでの働き方改革を評価されて数々受賞。世界トップレベルのIEビジネススクール・エグゼクティブMBA取得、同校のアルムナイ・シンガポール支部初代会長。米国PMP(プロジェクト・マネジメント・プロフェッショナル)認定資格保持。   ダイヤモンド・オンラインにて「STAY GOLD!リーゼントマネジャー岡田兵吾の『シンガポール浪花節日記』」を連載中。人生目標は「ソーシャル・チェンジ」(社会変革)、座右の銘は「STAY GOLD!」。著書に、『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』(ダイヤモンド社)がある。

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残業できない、残業を部下にさせられない環境下で生産性を上げていくには、仕事を圧縮していくしかなかった――。3社の外資系企業を渡り歩き、14年間かけて磨き上げてきた「仕事圧縮術」を公開! 新刊『すべての仕事を3分で終わらせる 外資系リーゼントマネジャーの仕事圧縮術』から、仕事を小さくしていくことで、「スピード」と「質」を最大化する仕事術を紹介していきます。「労働時間の長さ」「生産性の低さ」に対する課題をどのように乗り越えてきたのか、問題解決に役立つノウハウがあります。

資料作成は参考資料をカスタマイズする

 私は今まで、さまざまな国籍・年齢の人たちと働いてきました。特に若手を見て、気が付いたのは、自己流を貫くメンバーは成長が遅く、貪欲に他人の仕事を盗むメンバーは成長が速いということです。

 学生時代は、他人の解答をカンニングする行為はいけないことでした。しかし、ビジネススキルを学ぶうえでは、人のものを「見て真似る」ことは推奨すべき行為なのです。

 人の資料でいいと思うものは、すぐに盗むのです。いい資料を見ているだけでは自分のものになりません。その資料を参考に、自分流の資料を作成して習得していくのです。

「初めての問題など存在しない」

 デロイトコンサルティング東南アジアの戦略グループヘッドがこう語っていました。

 すべての仕事には共通点があるからこそ、新しい仕事や作業を行うときも、過去の事例や資料を参考にして、新しい仕事に活かせないかを考えます。何でもゼロから自分で考えると時間がかかりますし、自分のアイデアだけでは成果につながる仕事ができるとは限りません。うまく取り入れ、短時間で仕事を効率的に進めていくのです。

 たとえば、議事録ではその構成と書くべき項目を決めて、「定型」となる議事録の型を作成します。営業提案資料も同じです。複数の資料から共通となる構成やその項目を取り上げて、定型の型を作成するのです。

 いい資料を参考にして自分なりに新しい資料をつくっていくうちに、自分が作成できる資料のバリエーションも増えていきます。また、いくら真似るといっても自分なりのアレンジをするため、資料の「構造」を理解して、それらを応用する必要が出てきます。

「真似」→「分析」→「応用」を何度も繰り返すうちに、資料作成が速くなり、この質が高まるのです。自然にスキルアップができ、最初は「真似」だったものが、「実力」に変わります。

 この項目では、資料をベースに話してきましたが、多くの仕事は、内容は異なるものの、構成や必要な項目は同じです。自分流のパターンを把握して、これを型として活用できると、仕事は大幅に速くなります。

■参考文献
 部下の怒声で一念発起!
明日から「残業知らず」になり、「生産性」が爆発的にアップする「仕事圧縮術」